英会話教室の月の報告の作り方｜講師のメモから進み具合を伝える

この記事では、英会話教室のAI活用｜レッスンの記録と報告で生徒に続けてもらうの「レッスンの記録は、講師のメモから報告を下書きする」を、毎月続ける方法を説明します。

一言でいうと、講師がレッスンのあとに決まった項目で短いメモを書く。月末に、AIが1か月分のメモから、始めたときの目標と比べた進み具合の報告を下書きする。講師が生徒の様子に合わせて言葉を直し、代表が確かめて月末までに送る。生徒のレベルの判断は講師が行うという形です。

経営への効果は、進み具合が見えて、生徒が続けたくなること

語学は、上達しているかどうかを本人が感じにくいものです。毎週レッスンに通っていても、「話せるようになった気がしない」と感じると、やめたくなります。

消費者庁の特定商取引法ガイドによると、期間が2か月を超え、金額が5万円を超える語学教室の契約は「特定継続的役務提供」に当たります。京都府消費生活安全センターの案内によると、生徒はクーリング・オフの期間が過ぎたあとも、理由を問わず中途解約ができます。続けてもらうには、生徒が自分の進み具合を見て、続ける理由を持てることが大事です。

月に1回、講師の目から見た「できるようになったこと」を言葉にして届ければ、生徒は自分の上達を確かめられます。教室にとっては、生徒に続けてもらうことが、売上を安定させる一番の近道です。

今は、進み具合が講師の頭の中にしか残っていない

小さな教室では、講師がレッスンの内容を覚えていても、紙やデータに残していないことがあります。残していても、講師によって書き方が違い、何か月分を並べて見ることができません。

生徒に進み具合を伝えるのは、更新の時期の面談だけ、という教室もあります。半年や1年に1回では、その間に生徒の気持ちが離れてしまうことがあります。月に1回の短い報告なら、講師の手間も少なく、生徒も読みやすくなります。

書き、AIが下書きし、直して、月末までに送る

1 書く（講師）。 レッスンのあと、決まった項目で短いメモを書きます。

2 下書きする（AI）。 月末に、その生徒の1か月分のメモと、始めたときの目標を渡し、報告を下書きしてもらいます。

3 直す（講師）。 その生徒の顔を思い浮かべて、言葉を直します。

4 送る（代表）。 代表が確かめて、月末までに送ります。

レッスンのメモは、この5つの項目で書く

1回のメモは1〜2分で書ける量にします。「できるようになったこと」は、小さなことでも書きます。月の報告の中心になる欄だからです。

AIへの頼み方と、返ってくる報告はこうなる

最初の入会のときに、生徒の目標（例：海外旅行で困らない会話、仕事の会議で発言する）を聞いて記録しておきます。月の報告は、この目標と比べて書きます。

AIに渡す指示（見本）：

下は、生徒Aさんの今月のレッスンのメモ（4回分）と、入会のときに聞いた目標です。Aさんにお送りする今月の報告を、5〜6行で下書きしてください。順番は、1 今月できるようになったこと、2 目標に近づいた点、3 来月取り組むこと、の順にしてください。メモにあることだけを使ってください。つまずいたことは、来月どう練習するかと一緒に書いてください。レベルの判定、試験の点数の見込み、「何か月で話せる」といった約束は書かないでください。

返ってくる報告（見本。内容は架空です）：

Aさん、今月もおつかれさまでした。 今月は、旅行の場面で道を聞く表現を、何も見ずに言えるようになりました。 「海外旅行で困らない会話」という目標に向けて、場面ごとの決まった言い方が増えてきています。 聞き返す表現がすぐに出てこない場面があったので、来月は聞き返し方を中心に練習します。 宿題の3つの表現を、次回のはじめに一緒に確かめましょう。

講師が直すのは、その生徒らしい一言を足すこと

AIの下書きは、メモにあることを並べた文です。講師が直すときは、次の点を見ます。

• その生徒に合う言葉か。 丁寧な言葉が合う人、くだけた言葉が合う人がいます
• 一言、講師の気づきを足す。 「発音がはっきりしてきました」など、メモに書かなかった気づきを講師が足します
• できていないことを強く書いていないか。 つまずきは、次の練習と一緒に書かれているかを確かめます

子どもの生徒なら、保護者に送る報告にします。塾での保護者への報告の書き方は、塾の保護者への報告の書き方｜講師のメモと点数から毎月全員に届けるで説明しています。

生徒からの返事も、次の月の材料にする

報告を送ると、生徒から返事が来ることがあります。「最近、仕事で英語のメールを書くことが増えた」「来月は出張があって休みが増える」といった返事は、次の月のレッスンを考える大事な材料です。

• 返事はレッスンのメモと同じ場所に残す。 生徒の言葉のまま書き、次の月の報告のときにAIに一緒に渡します
• 目標が変わったら書き直す。 生徒の目標が変わったときは、講師が生徒と話して、記録の目標を書き直します
• 休みが続く生徒には、代表が声をかける。 返事がない、休みが続くといった様子は、代表が電話や面談で直接聞きます。AIの文だけで済ませません

講師が複数いる教室は、項目と言葉をそろえる

講師が何人かいる教室では、メモの書き方が人によってばらつきます。最初の月に、次のことをそろえておきます。

• 「できるようになった」の基準。 「見ずに言えた」「聞き返されずに通じた」など、何をもって「できた」と書くかを決めます
• よく使う言葉の例。 つまずきを書くときの言葉の例を、講師どうしで共有します
• 担当が替わっても読めるか。 別の講師が読んでも分かる書き方かを、代表がときどき見ます

型をスキルにし、レベルの判断はAIの外に置く

型を Skills にまとめる。 Skills（スキル）は、AIに渡す手順書・見本・道具を1つにまとめたものです。頼まれた内容に合うときにAIが自動で読み込むので、毎回同じ説明をしなくても、AIの働きが安定します。ここでは、「レッスンのメモの5つの項目」「月の報告の順番（できたこと、目標に近づいた点、来月のこと）」「書いてはいけないこと（レベルの判定、点数の見込み、上達の約束、メモにないこと）」をスキルにします。

レベルの判断は、AIの外に置く。 AIそのもの以外の、指示・道具・点検の仕組みを設計することを、ハーネスエンジニアリングと呼ぶことがあります。ここでは、講師がレッスンで見たことだけをメモに書くこと、レベルを講師が判断すること、講師が言葉を直してから代表が確かめて送ることがそれに当たります。

費用はAIの利用料が生徒1人3円ほど

必要な人は2役で、レベルを判断するのは講師

• 講師：レッスンのあとにメモを書き、AIが下書きした報告の言葉を直す。生徒のレベルを判断する
• 代表：メモの項目と報告の型を決め、報告を確かめて送る。生徒の目標を入会のときに聞いて記録する

3か月で報告が習慣になり、更新の時期に効果が見える見込み

1. 1か月目：メモの5つの項目を講師とそろえ、毎回のメモを書き始める
2. 2か月目：最初の月の報告を送り、生徒の反応を聞いて型を直す
3. 3か月目：報告の型をスキルにまとめ、毎月同じ日に送る
4. 更新の時期：更新した生徒の割合を、報告を始める前の時期と比べる

更新の前の振り返りの連絡は、毎月の報告を並べて書けるので、作る手間も小さくなります。

メモにないことをAIに足させると失敗する

よくある失敗は次の3つです。

• メモが短すぎる。 「よくできた」だけでは、AIがそれらしい中身を補うことがあります。「何が」できたかを書きます
• 上達を約束させる。 「来月には話せるようになります」のような文は書かせません
• 全員に同じ文を送る。 型どおりの文ばかりだと、生徒は読まなくなります。講師の一言を必ず足します

まとめ

• 語学は上達を感じにくいので、月に1回、進み具合を言葉にして届けると続けてもらいやすい
• 講師がレッスンのあとに5つの項目で短いメモを書き、AIが1か月分から報告を下書きする
• 報告は入会のときの目標と比べて書き、できるようになったことを先に伝える
• 講師が生徒らしい一言を足して直し、代表が確かめて月末までに送る
• 費用はAIの利用料が生徒1人あたり月3円ほどで、レベルの判断は講師が行う