質屋の帳簿｜受付のメモを8つの欄にAIで並べ、最後の記載から3年残す

この記事では、質屋のAI活用｜帳簿と流質期限の案内を整え、目利きに集中するの「帳簿の記入は、受付のメモを8つの欄に並べる」を、毎日続けられる手順にして説明します。

一言でいうと、社長が、身分証を見て、品物の特徴をメモする。AIが、メモを帳簿の8つの欄に並べ、空いている欄に印を付ける。社長が、品物と身分証の控えに照らす。事務が、電子なら必要なときにすぐ画面に出せる形で、最後の記載から3年残す。査定と確認は人が行うという形です。

経営への効果は、書き写しを減らし、受け戻しの照合を確かにすること

質屋の帳簿は、質に取るとき、返すとき、流れた品物を処分するときの、その都度書くことになっています。お客さまが続いた日は、受付の合間にメモだけ取り、閉店後にまとめて書き写すことが多いはずです。

書き写しは時間がかかり、品物の特徴を書き漏らすこともあります。特徴の欄があいまいだと、受け戻しのときに、お客さまの話と帳簿を照らす確認がしにくくなります。

受付のメモをAIに8つの欄に並べさせれば、社長は照らして直すだけになります。空いている欄はその日のうちに分かるので、品物が手元にあるうちに書き足せます。

帳簿には、その都度8つの事項を書く

e-Gov法令検索で質屋営業法を確かめると、第13条で、質契約、質物の返還、流質物の処分をしたときは、その都度、帳簿に次のことを書くこととされています。

施行規則の第17条で、帳簿の様式が決まっています。第14条で、帳簿は最終の記載をした日から3年間保存し、なくしたり盗まれたりしたときは、直ちに警察署長に届け出ます。

施行規則の第18条では、これらの事項を電子で記録し、必要なときにすぐ画面に出せるようにして保存すれば、帳簿の保存に代えられるとされています。第24条では、警察官が営業所に立ち入り、質物と帳簿を検査できるとされています。

細かな様式は、営業所のある都道府県の警察の案内で確かめてください。2026年10月時点の情報です。

確認の方法も、帳簿に書く

第12条では、質に取ろうとするときは、質置主の住所、氏名、職業、年齢を確かめることとされています。施行規則の第16条で、身分証明書、運転免許証、個人番号カードなどの提示を受けるといった方法が決まっています。

帳簿の5番目の欄には、この確認の方法を書きます。「運転免許証」のように、何で確かめたかを書きます。確認そのものは人が行い、AIにはさせません。

警察庁の「令和7年中における古物営業・質屋営業の概況」によると、令和7年中の質屋による不正品申告は47件で、そのうち40件が時計・宝飾品類でした。特徴の欄を細かく書いておくことは、品触れとの照合にも役立ちます。

今は、閉店後に受付のメモから書き写している

小さな質屋では、次のような形が多いと思います。

• 受付では、品物の名前と金額だけを手早くメモする
• 閉店後に、メモと身分証の控えを見ながら帳簿に書き写す
• 品物の特徴が「金色の時計」のように短く、あとで見分けにくい
• 返還や処分の年月日を書き忘れ、月末にまとめて埋める

この形だと、書き写しに時間がかかり、特徴や日付の欄が抜けます。

確かめ、AIが並べ、照らして、残す

1 確かめる（社長）。 身分証を見て本人を確かめ、品物の品目、数量、特徴をメモします。特徴は、刻印、型番、傷の場所など、見分けられる言葉で書きます。

2 並べる（AI）。 メモ（質置主の情報は記号）を渡し、帳簿の8つの欄に並べてもらいます。空いている欄に印を付けさせます。

3 照らす（社長）。 品物と身分証の控えに照らし、特徴と確認の方法を確かめます。質置主の住所や氏名は人が書き入れます。

4 残す（事務）。 帳簿に書き込むか電子で保存し、最後の記載から3年残します。電子なら、必要なときにすぐ画面に出せるようにしておきます。

受付のメモは、この欄でそろえる

返還や処分のときは、同じ品物の行に、年月日と処分の相手方を書き足します。

AIへの頼み方と、返ってくる帳簿の行はこうなる

AIに渡す指示（見本）：

下は、質屋の受付で書いたメモです。質置主の情報は記号にしてあります。質屋営業法第13条の帳簿の欄（質契約の年月日、質物の品目及び数量、質物の特徴、質置主、確認の方法、返還又は処分の年月日、流質物の品目及び数量、処分の相手方）に並べてください。メモにないことは足さず、空いている欄には「未記入」と書いてください。品物の真贋や価値は書かないでください。

返ってくる帳簿の行（見本。内容は架空です）：

質契約の年月日：〇年〇月〇日／品目及び数量：腕時計 1点／特徴：裏ぶたに刻印「〇〇」、型番〇〇、ベルトの留め具付近に擦り傷／質置主：Aさん（住所・氏名・職業・年齢・特徴は人が記入）／確認の方法：運転免許証の提示／返還又は処分の年月日：未記入／流質物：未記入／処分の相手方：未記入

照らすときは、特徴と確認の方法と日付を見る

AIの下書きは、渡したメモをもとにしています。それでも、並べる途中で特徴を言い換えたり、メモにない言葉を足したりすることがあります。

• 特徴を品物と照らす。 刻印、型番、傷の位置が、品物と合っているかを見ます
• 確認の方法を身分証の控えと照らす
• 日付を確かめる。 返還や処分の日付は、その日のうちに書き足します
• 真贋や価値の言葉が入っていないかを見る。 「本物」「高価」のような言葉は消します

受け戻しのときは、帳簿と照らして返す

第17条では、質物を返すときは、受け取る人が正当な権限を持つ人かを確かめることとされています。施行規則の第20条では、質札を見せてもらい、住所、年齢、質物の特徴を聞いて、帳簿と照らすといった方法が決まっています。

帳簿の特徴の欄がはっきり書いてあれば、この照合が確かになります。照らすのは人で、返すかどうかも人が決めます。

型をスキルにし、査定と確認はAIの外に置く

型を Skills にまとめる。 Skills（スキル）は、AIに渡す手順書・見本・道具を1つにまとめたものです。頼まれた内容に合うときにAIが自動で読み込むので、毎回同じ説明をしなくても、AIの働きが安定します。ここでは、「帳簿の8つの欄」「受付のメモの欄」「帳簿の行の見本」「させないこと（名前や住所を書く、真贋や価値を書く、日付を補う）」をスキルにします。

査定と確認は、AIの外に置く。 AIそのもの以外の、指示・道具・点検の仕組みを設計することを、ハーネスエンジニアリングと呼ぶことがあります。ここでは、社長が身分証を見て本人を確かめること、品物と控えに照らすこと、質置主の情報を人が書き入れることがそれに当たります。

費用は、AIの利用料が1件2円ほど

必要な人は1役か2役で、査定と確認は社長が行う

• 社長：身分証で本人を確かめ、品物の特徴をメモし、帳簿の行を照らして質置主の情報を書き入れる
• 事務（いれば）：AIに帳簿の行を下書きさせ、帳簿に書き込むか電子で保存し、3年の保存を管理する

1か月で受付のメモと帳簿がそろう見込み

1. 1週目：受付のメモの欄を紙にし、特徴の書き方（刻印、型番、傷の位置）を決める
2. 2週目：その日の受付のメモをAIに並べさせ、閉店後の書き写しの時間と比べる
3. 3週目：帳簿の行の見本と、させないことをスキルにまとめる
4. 4週目以降：毎日使い、月に1回、空欄と保存期間を確かめる

特徴を短く書くと失敗する

よくある失敗は次の3つです。

• 特徴を「金色の時計」とだけ書く。 受け戻しや品触れの照合ができません。刻印、型番、傷の位置まで書きます
• 質置主の名前や住所をAIに入れる。 記号に置き換え、人が書き入れます
• 返還や処分の日付を月末にまとめて書く。 その日のうちに書き足します

まとめ

• 質屋は、質に取るとき、返すとき、処分するときに、その都度8つの事項を帳簿に書き、最終の記載から3年残す
• 電子で記録し、すぐ画面に出せるようにしておけば、帳簿の保存に代えられる
• 受付のメモから、AIが8つの欄に並べ、空欄に印を付ける
• 特徴は刻印、型番、傷の位置まで書き、受け戻しや品触れの照合に使う
• 本人確認と査定は人が行い、質置主の名前や住所はAIに渡さない