パートの契約の週の時間を表にそろえる。読み取りはAI、区分は計算で

この記事では、雇用保険が週10時間から。対象者は表で出し、説明の準備はAIでの「雇用契約の週の所定の時間を確かめ、対象になる人と契約があいまいな人を一覧にする」を、仕組みとして作る方法を説明します。

一言でいうと、パートやアルバイトの雇用契約書を1つのフォルダに集める。AIが契約書から、週の所定の時間、働く曜日、契約の期間を決まった表の形に下書きする。担当者が契約書と照らして確かめる。週の時間ごとの区分と、勤怠の実際とのずれは表で計算し、契約があいまいな人には見直しの面談の案内をAIが下書きするという形です。

加入の線は「週の所定の時間」で決まる

2024年5月10日に成立した改正雇用保険法で、2028年10月1日から、雇用保険の加入要件のうち週の所定労働時間の線が、20時間以上から10時間以上に下がります。31日以上の雇用の見込みという要件は変わりません（オフィスステーション、社労士ナビ、労務ドットコムの解説による）。

ここで大事なのは、線が「週の所定労働時間」、つまり契約で決めた週の時間で引かれていることです。契約に週の時間がはっきり書かれていないと、誰が対象になるのかを判断しにくくなります。2026年10月からの社会保険の加入拡大でも、週の決まった時間が要件の1つになっています。

細かい要件や、契約と実際がずれている人の扱いは、厚生労働省とハローワークの資料で確かめ、社会保険労務士に見てもらってください。2026年10月時点の情報です。

今は、契約書が棚に散らばり、週の時間が分からない

多くの小さな会社では、パートやアルバイトの契約は次のような状態です。

1. 雇用契約書や労働条件通知書が、紙で棚にしまわれている
2. 入社した時期によって書式が違い、週の時間の書き方もばらばら
3. 「シフトによる」「週3日程度」とだけ書かれた契約がある
4. 何年も前の契約のまま、実際の働き方が変わっている人がいる

これでは、2028年10月に誰が対象になるのかを出すのに、1枚ずつ読み直すことになります。契約書の中身を、一度、表にそろえておきます。

集めて、型をそろえ、AIが写し、人が確かめる

仕組みは4つの段でできています。

1. 集める：契約書を1つのフォルダに入れる。 今いるパートとアルバイトの、いちばん新しい雇用契約書か労働条件通知書を集めます。紙のものはスキャンし、社員ごとのファイル名を付けてフォルダに入れます。

2. そろえる：表の形を決めておく。 ここは人が最初に1回だけ決めます。表の列は次のとおりです。

• 社員の番号（名前ではなく番号）
• 契約の期間（始まりと終わり、更新の有無）
• 週の所定の時間（書いてあるとおり）
• 1日の所定の時間と、働く曜日・日数
• 書き方の種類（「時間がはっきり」「日数だけ」「シフトによる」など）
• 契約書のファイル名と、時間が書かれていたページ

3. 写す：AIが契約書から表の1行を書く。 AIに、契約書と表の形だけを渡し、1人につき1行を下書きさせます。書いていない欄は空け、推しはかって埋めさせません。「週3日、1日4時間」のように日数と1日の時間だけがある場合は、そのまま写させ、週の時間の計算はさせません。

4. 確かめる：担当者が照らし、区分は表で計算する。 担当者が、AIの行を契約書と1枚ずつ照らして確かめます。そのうえで、表の計算で次のものを出します。

• 週の所定の時間（日数と1日の時間しかない場合は掛け算で）
• 区分：20時間以上、10時間以上20時間未満、10時間未満、あいまい（シフトによる、など）
• 勤怠の表から出した最近数か月の週の働いた時間と、所定の時間の差

表の形と書き写し方をスキルにし、区分と計算はAIの外に置く

この仕組みが同じ質で回るかどうかは、AIに渡す決まりと、AIの外の仕組みで決まります。作る側から見ると、ここが「AIを使う」と「使いこなす」の差です。

表の形と書き写し方を Skills にまとめる。 Skills（スキル）は、AIに渡す手順書・見本・道具を1つにまとめたものです。頼まれた内容に合うときにAIが自動で読み込むので、毎回同じ説明をしなくても、AIの働きが安定します。ここでは、次のものをスキルにします。

• 表の形：列の並びと書き方
• 書き写し方の見本：書式の違う契約書を数枚、正しく1行にした例
• 面談の案内の型：契約があいまいな人に、週の時間を話し合う場をお願いする文
• 書いてはいけないこと：契約書にない時間や日数、週の時間の計算、加入するかどうかの判断、働く時間を減らすようすすめる言い方

区分と計算は、AIの外に置く。 AIそのもの以外の、指示・道具・点検の仕組みを設計することを、ハーネスエンジニアリングと呼ぶことがあります。ここでは、担当者が契約書と照らして確かめること、週の時間と区分を表で計算すること、勤怠の実際との差を表で出すことがそれに当たります。AIは数字の読み取りや掛け算を間違えることがあるので、区分には使いません。

契約と実際のずれが、見直しの面談の材料になる

この仕組みでいちばん効くのは、契約の時間と、勤怠の実際の時間を並べることです。

• 契約は週8時間なのに、実際は毎週12時間働いている人がいれば、契約を見直すかどうかを話し合う必要があります
• 契約は週15時間なのに、実際は毎週8時間ほどの人もいます
• 「シフトによる」としか書いていない人は、週の時間を決めて契約に書く必要があります

こうした人には、AIが面談の案内を下書きし、担当者が本人と話して、希望を聞きながら週の所定の時間を決め、契約を見直します。契約と実際のずれの扱いは、社会保険労務士に確かめます。

担当者の仕事は、照らして確かめ、面談することになる

仕組みが入ると、契約の確かめ方は次のように変わります（想定です）。

	今まで	仕組みが入ったあと
契約書	棚に紙で散らばる	1つのフォルダに
週の時間	1枚ずつ読まないと分からない	表に1行ずつ
区分	施行の直前に考える	表の計算で4つに
実際とのずれ	気づかない	勤怠と並べて差が見える
あいまいな契約	そのまま	面談して見直す

経営への効果は、手続きの漏れと、施行の直前の手間を減らすこと

効果は、前提を置いて考えます。

表にそろえて減る手間 ＝ 施行の前に契約を1枚ずつ読み直す時間 ＋ 漏れた手続きをさかのぼって直す時間

仮にパートとアルバイトが30人いて、契約を1枚読んで週の時間を判断するのに10分かかるなら、5時間です。毎年の契約の更新や、社会保険の加入拡大の段階ごとに読み直すなら、その分だけ積み重なります。表に一度そろえておけば、更新のたびに1行直すだけで済みます。

それ以上に大きいのは、契約があいまいな人を施行の前に見つけ、本人と話して決めておけることです。

費用はほとんど要らず、AIの利用料は1回60円ほど

作る順番と、かかる日数

1. 表の形を決め、契約書を集めてスキャンする（会社：担当者、半日）
2. 区分と勤怠との差を計算する表を作る（会社：担当者、2時間。表計算で作れます）
3. 書き写し方と面談の案内の型をスキルにする（作る人、0.5人日。会社で契約したAIのチャットに型を保存して使うなら不要）
4. AIの下書きを照らして確かめる（会社：担当者、1人5分）

作る費用

作る費用 ＝ 作る人の日数（人日）× 1日あたりの単価

スキルにする場合で、作る側の目安は0.5人日です。

毎月の費用

費用	中身	想定の会社での目安
AIの利用料	契約書30人分の書き写しと、面談の案内8人分	1回約60円（下の計算）
表計算	すでに使っているもの	追加0円の想定
保守	契約を更新したら1行直す	更新のたび

AIの利用料は、読ませた量と書かせた量で決まります。2026年10月7日時点のAnthropic社のClaude（Sonnet 5.5）の公式料金は、読ませる量100万トークン（AIが文字を数える単位）あたり2ドル、書かせる量100万トークンあたり10ドルです。契約書1枚の書き写しに、契約書とスキルで3,500トークンを読ませ、300トークンを書かせると約1.5円、30人で約45円です。面談の案内1人分に2,000トークンを読ませ、500トークンを書かせると約1.4円、8人で約11円、合わせて約56円です（1ドル150円で計算）。

何か月で取り戻せるか

AIの利用料はわずかです。かかるのは最初に契約書を集めて表にする手間です。パートとアルバイトが数人の会社なら、AIを使わず、表に手で書き写すだけで十分です。人数が多く、契約の書式がばらばらな会社ほど、書き写しをAIに任せる意味が大きくなります。

必要な人は2役で、確かめるのは担当者と専門家

役	誰が	すること	時間
表を保つ人	総務の担当者	契約書を集め、AIの行を照らし、区分を確かめ、面談する	最初に1〜2日、その後は更新のたび
確かめる人	社会保険労務士	契約と実際がずれている人の扱いと、契約の見直し方を確かめる	必要なとき

1か月で表がそろい、施行の前に契約の見直しが終わる見込み

どこまでいけるかは、契約書を全員分集められるかで決まります。目安は次のとおりです。

時期	見込み
最初の1か月	全員の契約が表にそろい、4つの区分が出る
3か月後	あいまいな契約の人との面談が進む
施行の半年前	契約の見直しが終わり、対象者への説明を始められる

効果を確かめるには、次の3つを記録します。

• 区分ごとの人数：特に「あいまい」が何人から何人に減ったかを見ます
• 契約と実際の差が大きい人の数：面談で見直した人の数と並べます
• 読み取りの間違いの数：照らしたときに直した行の数です。多い書式は、見本を足してスキルを直します

AIに週の時間を計算させると失敗する

作る側から見て、よくある失敗は次の4つです。

• AIに週の時間を計算させる。 掛け算や読み取りの間違いが起きます。書いてあるとおりに写させ、計算は表で行います
• AIの行を照らさずに使う。 数字の取り違えは、そのまま区分の間違いになります。契約書と照らします
• 契約と実際のずれを放っておく。 本人と話して、契約を見直します
• 本人に時間を減らすようすすめる。 本人の希望を聞き、本人が決められるように情報を伝えます

雇用契約には、名前、住所、賃金が書かれています。AIに渡すのは、会社で契約した、入力をAIの学習に使わないプランだけにし、表では名前ではなく社員の番号を使います。決め方は社員が安心してAIを使える会社にする、A4で1枚の社内ルールにまとめています。

まとめ

• パートとアルバイトの雇用契約書を1つのフォルダに集め、表の形を決める
• AIが契約書から、週の所定の時間、働く曜日、契約の期間を表の1行に書き写す。書いていない欄は空け、計算はさせない
• 担当者が契約書と照らして確かめ、週の時間と区分、勤怠との差は表で計算する
• 契約があいまいな人や、実際とずれている人とは、AIが下書きした案内で面談し、本人の希望を聞いて契約を見直す
• 2028年10月の雇用保険の適用拡大の前に、表で対象者がすぐ出せる形にしておく