トリミングのカルテの残し方｜スタッフのメモをAIで整え、次回に引き継ぐ

この記事では、ペットサロン・ペットホテルのAI活用｜記録と報告で次の予約につなげるの「施術や預かりの記録は、スタッフのメモをカルテの形に整理する」を、トリミングサロンで毎日続ける方法を説明します。

一言でいうと、スタッフが施術のあとに決まった項目で短いメモを書く。AIが前回のカルテと並べてカルテの形に整え、前回の注意点が今回どうだったかを書く。スタッフが見たままかを確かめて保存する。次回の予約の前日に、AIがカルテから担当者向けの注意点の一覧を作る。気づきは見たまま残し、体調の判断は人が行うという形です。

カルテがあれば、担当が替わってもその子に合わせられる

トリミングは、同じ子に何度も来てもらう仕事です。毛の長さの好み、苦手な場所、前回気づいた皮膚や耳の様子、飼い主さんからのお願い。こうしたことが次の担当者に伝わっていれば、その子に合わせた施術ができ、飼い主さんも安心して任せられます。

熊本市動物愛護センターと三重県の案内によると、トリミングは動物を預かる場合に動物取扱業の登録が要る仕事で、動物の管理の方法の基準を守ることも求められます。カルテを丁寧に残すことは、預かった動物を適切に扱うための土台にもなります。

今は、手書きのメモが担当者の頭の中で補われている

小さなサロンでは、施術のあとに手書きの紙や、予約の台帳の欄に短く書いておくことがよくあります。「右耳赤い」「足先いや」のようなメモは、書いた本人には分かっても、次に担当する人には意味が伝わらないことがあります。

前回のメモを探して読む時間もかかります。忙しい日は、前回の注意点を見ないまま施術に入ってしまうこともあります。

メモを書き、AIが整え、確かめて、次回の担当に渡す

1 書く（スタッフ）。 施術のあと、決まった項目で短いメモを書きます。話した内容をスマホで書き起こしてもかまいません。

2 整える（AI）。 メモと前回のカルテをAIに渡し、カルテの形に整えてもらいます。前回の注意点が今回どうだったかも書いてもらいます。

3 確かめる（スタッフ）。 書いたスタッフが、見たままの内容になっているかを確かめて保存します。

4 渡す（AI）。 次回の予約の前日に、翌日の予約の子のカルテをAIに渡し、担当者向けの注意点の一覧を作ってもらいます。

カルテの項目と、AIへの頼み方はこうなる

カルテの項目（見本）：

AIに渡す指示（見本。内容は架空です）：

下は、今日のトリミングのあとにスタッフが書いたメモと、前回のカルテです。上のカルテの項目に沿って、今日のカルテを整えてください。メモに書いてあることだけを使い、気づいたことは見たままの言葉で書いてください。病気の名前、原因の推測、治療の話は書かないでください。前回の「次回の注意点」が今回どうだったかを、メモから読める範囲で書き、読めないときは「未記入」と書いてください。

返ってくるカルテ（見本の一部）：

気づいたこと

• 右耳の内側が赤い（前回も同じ場所が赤かった）
• 後ろ足の爪が伸びやすい

前回の注意点の続き

• 前回「足先を触られるのが苦手」→ 今回もおやつを使いながら短く区切ると落ち着いていた

次回の前日の一覧（見本）：

明日10時 Bちゃん（トイプードル）

• 右耳の内側の赤み：2回続けて見られる。飼い主さんに伝え、気になるならかかりつけの動物病院に相談を勧める
• 足先：おやつを使い、短く区切る

メモは、話して残すと続けやすい

忙しいサロンでは、施術のあとにメモを書く時間がとれないことがあります。続けるために、次の工夫をします。

• 話して残す。 施術のあと、スマホに向かって30秒ほど話し、文字に起こします。手が汚れていても残せます
• 項目の順に話す。 「コース、仕上がり、気づいたこと、様子、次回の注意点」の順に話すと決めておくと、AIが整えやすくなります
• 写真を添える。 仕上がりや、気づいた場所の写真を撮っておくと、次の担当者が見て分かります。写真の説明は見たままを書きます
• その日のうちに整える。 閉店前にまとめてAIで整え、書いたスタッフが確かめます。翌日にすると、記憶があいまいになります

メモの書き方は、最初の1週間で全員の書き方を見比べ、分かりにくい言葉を直していきます。

型をスキルにし、体調の判断はAIの外に置く

型を Skills にまとめる。 Skills（スキル）は、AIに渡す手順書・見本・道具を1つにまとめたものです。頼まれた内容に合うときにAIが自動で読み込むので、毎回同じ説明をしなくても、AIの働きが安定します。ここでは、「カルテの項目」「見たままの書き方の決まり（病気の名前や原因を書かない）」「前回の注意点の続きの書き方」「次回の前日の一覧の型」「書いてはいけないこと（メモにないこと、診断、治療の話）」をスキルにします。

体調の判断は、AIの外に置く。 AIそのもの以外の、指示・道具・点検の仕組みを設計することを、ハーネスエンジニアリングと呼ぶことがあります。ここでは、気づいたことを見たまま残すこと、体調が気になるときは飼い主さんに伝えてかかりつけの動物病院への相談を勧めること、カルテを書いたスタッフが確かめてから保存することがそれに当たります。

店長の仕事は、項目を決め、続く気づきを飼い主さんに伝えること

店長がすることは、次の3つです。

• カルテの項目を決める。 店のコースや大事にしていることに合わせて項目を決め、全員が同じ項目で書くようにします
• 続いている気づきを見る。 2回、3回と続けて見られる気づきは、飼い主さんにどう伝えるかを店長が決めます
• 書き方をそろえる。 「赤い」「腫れている」など、見たままを書く言葉の例を、スタッフと共有します

経営への効果は、その子に合わせた施術で、次も選んでもらうこと

• 担当が替わっても同じように扱える。 好みや苦手、注意点が引き継がれるので、飼い主さんは「いつも分かってもらえている」と感じます
• 気づきを飼い主さんに伝えられる。 続いている気づきに気づけば、早めに飼い主さんに伝えられます
• お迎えの報告が楽になる。 整ったカルテから、お迎えの報告の文も下書きできます

費用はAIの利用料が1頭2円ほど

必要な人は2役で、伝え方を決めるのは店長

• トリマー・スタッフ：施術のあとにメモを書き、AIが整えたカルテを確かめて保存し、前日の一覧を読んで施術に入る
• 店長：カルテの項目を決め、続いている気づきを飼い主さんにどう伝えるかを決める

1か月で型が固まり、3か月で注意点の続きが並ぶ見込み

1. 1週目：カルテの項目を決め、見たままを書く言葉の例をそろえる
2. 2〜4週目：毎日の施術でメモを書き、AIで整え、スキルにまとめる
3. 2か月目から：次回の前日の一覧を作り始める
4. 3か月目：よく来る子のカルテが2〜3回分並び、前回の注意点の続きが追えるようになる

気づきを病名に書き換えさせると失敗する

よくある失敗は次の3つです。

• 気づきを病名に書き換えさせる。 AIが「赤い」を病気の名前に言い換えると、飼い主さんに誤った印象を与えます。見たままを書くよう指示し、スタッフが確かめます
• メモを書かずにAIに頼む。 メモがないと、AIがそれらしい内容を補うことがあります。メモにないことは「未記入」と書かせます
• 前回のカルテを渡さない。 前回と並べないと、続いている気づきに気づけません。必ず前回のカルテを一緒に渡します

お迎えの報告と次回の案内の作り方は、親の記事の「お迎えの報告は、記録からその日の様子を下書きする」の節で説明しています。

まとめ

• カルテがあれば、担当が替わってもその子の好みや注意点に合わせて施術できる
• スタッフが決まった項目で短いメモを書き、AIが前回のカルテと並べて整え、前回の注意点の続きを書く
• 次回の予約の前日に、AIがカルテから担当者向けの注意点の一覧を作る
• 気づきは見たまま残し、病気の名前や原因は書かせない。体調の判断は人が行う
• 費用はAIの利用料が1頭2円ほどで、3か月で注意点の続きが追えるようになる