結婚相談所の面談記録の残し方｜メモをAIで整え、次の面談につなぐ

この記事では、結婚相談所のAI活用｜面談の記録と連絡で会員の活動を続けてもらうの「面談の記録は、メモを会員の記録の形に整える」を、毎回の面談で続ける方法を説明します。

一言でいうと、カウンセラーが面談のあとに決まった項目で短いメモを書く。AIが前回の記録と並べて会員の記録の形に整え、前回の「次回までにすること」がどうなったかを書く。カウンセラーが会員の言葉のままかを見て保存する。次の面談の前に、AIが記録から話すことの一覧を作る。紹介する相手の判断はカウンセラーが行うという形です。

経営への効果は、会員に「分かってもらえている」と感じてもらうこと

結婚相談所の会員は、何か月にもわたって面談を重ねます。前回話した希望や迷いを、カウンセラーが覚えていて、次の面談でその続きから話せれば、会員は「分かってもらえている」と感じます。

消費者庁の特定商取引法ガイドによると、期間が2か月を超え、金額が5万円を超える結婚相手紹介サービスの契約は、特定商取引法の「特定継続的役務提供」に当たります。京都府消費生活安全センターの案内によると、会員はクーリング・オフの期間が過ぎたあとも、理由を問わず中途解約ができます。会員に活動を続けてもらうには、毎回の面談で「来てよかった」と思ってもらうことが大事です。記録は、その土台になります。

今は、カウンセラーの頭の中とばらばらのメモに残っている

小さな相談所では、面談の内容をカウンセラーが手帳やスマホのメモに書いておくことがよくあります。書き方は人によって違い、時間がたつと、どの会員に何を話したかがあいまいになります。

カウンセラーが休んだり辞めたりすると、別の人が担当を引き継ぐときに、会員が同じ話をもう一度しなければならなくなります。会員にとっては、ここで気持ちが離れやすくなります。

書き、AIが整え、確かめ、次の面談に備える

1 書く（カウンセラー）。 面談のあと、決まった項目で短いメモを書きます。話して文字に起こしてもかまいません。

2 整える（AI）。 メモと前回の記録をAIに渡し、会員の記録の形に整えてもらいます。前回の「次回までにすること」がどうなったかも書いてもらいます。

3 確かめる（カウンセラー）。 会員が話した言葉のままになっているかを見て、保存します。

4 備える（AI）。 次の面談の前日に、その会員の記録をAIに渡し、話すことの一覧と、前回の約束の続きをまとめてもらいます。

会員の記録の項目と、AIへの頼み方はこうなる

会員の記録の項目（見本）：

AIに渡す指示（見本。内容は架空です）：

下は、今日の面談のあとにカウンセラーが書いたメモと、前回の会員の記録です。上の項目に沿って、今日の会員の記録を整えてください。メモに書いてあることだけを使い、会員の気持ちや迷いは、メモにある会員の言葉をそのまま書いてください。「この人は〇〇な性格」のような決めつけや、相性の判断は書かないでください。前回の「次回までにすること」が今回どうだったかを、メモから読める範囲で書き、読めないときは「未記入」と書いてください。

返ってくる記録（見本の一部）：

前回の「次回までにすること」の続き

• 会員：プロフィールの写真を撮り直す → 撮り直した（メモにあり）
• カウンセラー：休日が合う方を3人探す → 未記入

次の面談の前の一覧（見本）：

明日14時　会員B

• 前回「休日が合う方を探す」と約束した。結果を伝える
• お見合いの感想で「話すペースが合わなかった」と話していた。その後の気持ちを聞く

メモは、面談の直後に5分で書く

面談が続く日は、あとでまとめて書こうとして、細かいことを忘れがちです。続けるために、次の工夫をします。

• 面談の直後に5分取る。 次の面談との間に、メモを書く時間を予定に入れておきます
• 項目の順に話す。 「今回話したこと、希望の変化、お見合いの感想、次回までにすること」の順にスマホに話して文字に起こします
• 会員の言葉は「」でくくる。 会員がそのまま話した言葉は「」でくくっておくと、AIが書き換えずに残しやすくなります
• その日のうちに整える。 夕方にまとめてAIで整え、書いたカウンセラーが確かめます

担当を引き継ぐときは、記録から引き継ぎの1枚を作る

カウンセラーが替わるときは、会員の記録をAIに渡し、引き継ぎの1枚を下書きさせます。

• 活動の流れを短くまとめる。 いつ入会し、何回お見合いをし、今どの段階かを書かせます
• 大事にしていることを会員の言葉で残す。 記録にある会員の言葉を、そのまま抜き出させます
• 続いている約束を並べる。 「次回までにすること」で終わっていないものを一覧にさせます

新しい担当は、この1枚を読んでから最初の面談に入ります。会員が同じ話をくり返さずに済みます。

記録は、会員から見せてと言われても困らない書き方にする

会員の記録には、その人の希望や迷い、家族のことなど、立ち入った話が入ります。書き方と扱い方を決めておきます。

• 事実と考えを分ける。 会員が話したことと、カウンセラーが考えたことを、別の欄に書きます。混ぜると、あとで読んだ人が会員の言葉と取り違えます
• 会員に見せても困らない言葉で書く。 会員を評価するような言葉は使いません。AIにもそう指示します
• 見られる人を絞る。 記録を読めるのは、担当のカウンセラーと代表だけにします。紙のメモは、整えたあとに処分のしかたを決めておきます

型をスキルにし、紹介する相手の判断はAIの外に置く

型を Skills にまとめる。 Skills（スキル）は、AIに渡す手順書・見本・道具を1つにまとめたものです。頼まれた内容に合うときにAIが自動で読み込むので、毎回同じ説明をしなくても、AIの働きが安定します。ここでは、「会員の記録の項目」「会員の言葉をそのまま残す決まり」「前回の約束の続きの書き方」「次の面談の前の一覧の型」「引き継ぎの1枚の型」「書いてはいけないこと（性格の決めつけ、相性の判断、メモにないこと）」をスキルにします。

紹介する相手の判断は、AIの外に置く。 AIそのもの以外の、指示・道具・点検の仕組みを設計することを、ハーネスエンジニアリングと呼ぶことがあります。ここでは、記録を書いたカウンセラーが確かめてから保存すること、誰を紹介するかをカウンセラーが会員と話して決めること、会員の情報を記号に置き換えるか、入力をAIの学習に使わないプランで扱うことがそれに当たります。

費用はAIの利用料が1回2円ほど

必要な人は2役で、紹介を決めるのはカウンセラー

• カウンセラー：面談のあとにメモを書き、AIが整えた記録を確かめて保存し、前日の一覧を読んで面談に入る。紹介する相手を考える
• 代表：記録の項目を決め、会員の情報の扱い方を決め、引き継ぎのときに1枚を確かめる

1か月で型が固まり、3か月で約束の続きが追える見込み

1. 1週目：代表が記録の項目を決め、会員の言葉の残し方をカウンセラーとそろえる
2. 2〜4週目：毎回の面談でメモを書き、AIで整え、スキルにまとめる
3. 2か月目から：次の面談の前の一覧を作り始める
4. 3か月目：面談を重ねた会員の記録が並び、前回の約束の続きが追えるようになる

会員の気持ちをAIの言葉に書き換えさせると失敗する

よくある失敗は次の3つです。

• 気持ちを要約させすぎる。 「迷っている」とまとめると、何に迷っているかが消えます。会員の言葉をそのまま残させます
• AIに性格を書かせる。 「慎重な性格」のような決めつけは、次のカウンセラーの見方をゆがめます。書かせません
• 前回の記録を渡さない。 前回と並べないと、約束の続きが追えません。必ず一緒に渡します

まとめ

• 面談の記録があれば、カウンセラーが替わっても、会員は同じ話をくり返さずに済む
• カウンセラーが決まった項目で短いメモを書き、AIが前回と並べて会員の記録の形に整える
• 会員の言葉はそのまま残し、性格の決めつけや相性の判断はAIに書かせない
• 次の面談の前に、AIが話すことの一覧と前回の約束の続きを作る
• 費用はAIの利用料が1回2円ほどで、紹介する相手の判断はカウンセラーが行う