毎月の集計を式にする｜取引先別の売上表をAIに作ってもらう手順

この記事では、表計算の関数をAIに作ってもらう方法｜計算は任せず、式で間違いを防ぐの「明日からは、毎月手で計算している数字を1つ式にする」を、取引先別・月別の売上の集計で実際に進める方法を説明します。

一言でいうと、経理が売上の明細を1行に1件で並べる。AIに列の名前と欲しい集計を伝え、取引先別・月別に合計する式を作ってもらう。手で計算できる数行と見比べて確かめる。毎月は明細を貼るだけにし、式は触らない。数字はAIの文から取らず、式で出すという形です。

経営への効果は、毎月の集計の時間と、計算違いを減らすこと

取引先別の売上は、社長がどの取引先に力を入れるかを決める大事な数字です。けれども、毎月の明細を見ながら電卓で足していると、時間がかかり、足し忘れや二重の計算も起きます。

一度式にしてしまえば、翌月からは明細を貼るだけで集計が出ます。計算は表計算のソフトが行うので、手で足すときのような間違いは起きません。浮いた時間で、集計を見て次の手を考えられます。

心配の最多は正確さなので、計算はAIに任せない

ITmedia NEWSとビジネス+ITが伝えた帝国データバンクの2026年3月の調査によると、業務で生成AIを使っている企業は34.5%で、導入の懸念では「情報の正確性」が50.4%で最も多くなりました。

数字の集計で正確さを守るには、AIに計算させず、AIには「式」を作ってもらうことです。式なら、同じ明細から何度計算しても同じ答えが出ます。式が正しいかは、手で計算できる数行で確かめられます。

今は、明細を見ながら手で足している

小さな会社では、会計ソフトや販売のソフトから明細を出し、表計算に貼って、取引先ごとに手で足していることがあります。取引先が増えると、どの行を足したかが分からなくなります。

明細の形が月ごとに違うことも、手作業が残る理由です。日付の書き方や、取引先の名前の書き方がそろっていないと、式で集計できません。まず明細の形をそろえることが、式にする前の準備になります。明細や取引先の名前のそろえ方は、AI導入の準備は取引先・商品・単価の3つから｜どの業務でも間違いが減るで説明しています。

並べ、AIが式を作り、確かめて、使い回す

1 並べる（経理）。 売上の明細を、1行に1件、決まった列で並べます。

2 式を作る（AI）。 列の名前と見本の数行、欲しい集計の形をAIに伝え、式を作ってもらいます。

3 確かめる（経理）。 手で計算できる数行を選び、式の答えと見比べます。

4 使い回す（経理）。 翌月からは、明細のシートに新しい明細を貼るだけにします。集計のシートの式は触りません。

明細は、この4つの列で並べる

1行に1件、見出しは1行目だけにします。途中に合計の行や空の行を入れないようにします。

AIへの頼み方と、返ってくる式はこうなる

AIに渡す指示（見本）：

表計算のソフトで、売上の集計の式を作りたいです。「明細」というシートに、A列に日付、B列に取引先、C列に品目、D列に金額があり、1行目は見出しです。「集計」というシートに、A列に取引先の名前、1行目に月（2026/04、2026/05…）を並べ、取引先ごと・月ごとの金額の合計を出す式を作ってください。明細の行数は毎月増えます。式の意味と、どのセルに入れるかも書いてください。計算の答えそのものは書かないでください。

返ってくる式（見本の一部。内容は架空です）：

集計シートのB2に次の式を入れ、右と下にコピーします。 =SUMIFS(明細!$D:$D, 明細!$B:$B, $A2, 明細!$A:$A, ">="&B$1, 明細!$A:$A, "<"&EDATE(B$1,1)) 意味：明細のD列（金額）のうち、B列（取引先）がA2と同じで、A列（日付）がその月の1日から翌月の1日の前日までの行を合計します。

Googleのヘルプによると、SUMIFS関数は複数の条件に合う範囲の合計を返し、合計するには行のすべての条件を満たしている必要があります。Microsoft のサポートにも同じ名前の関数の説明があります。ソフトによって細かな書き方が違うことがあるので、使っているソフトを指示に書きます。

式は、手で計算できる数行で確かめる

式ができたら、すぐに使わず、次の3つで確かめます。

• 少ない取引先で手計算する。 明細が2〜3行しかない取引先を選び、電卓で足した答えと、式の答えを見比べます
• 月の境目を見る。 月末の日付の明細が、正しい月に入っているかを見ます。日付の条件の書き方の違いで、ずれることがあります
• 全体の合計を見る。 集計のシートの全部の合計が、明細のD列の合計と同じかを見ます。同じでなければ、どこかの行が集計から漏れています

取引先の名前の書き方が明細と集計で違うと、その行は集計されません。全体の合計が合わないときは、まず名前の書き方を見ます。

月の欄は、文字ではなく日付で入れる

見本の式は、集計のシートの1行目に、その月の1日の日付が入っていることを前提にしています。ここでつまずくことがあります。

• 1行目は日付で入れる。 「4月」「2026年4月」のように文字で入れると、式が日付として比べられず、答えが0になります。「2026/04/01」のように日付で入れ、表示の形だけを「2026/04」にします
• 明細の日付も日付で入れる。 会計ソフトから出した明細の日付が文字になっていることがあります。日付の列を選んで、表示の形が日付になっているかを見ます
• AIにも伝える。 「1行目には各月の1日の日付が入っています」と指示に書くと、AIがそれに合わせた式を作ります

答えが0になったり、1か月ずれたりしたときは、まず日付が日付として入っているかを確かめます。

毎月は明細を貼るだけにし、式は触らない

確かめが済んだら、翌月からの手順を決めます。

• 明細のシートの下に、新しい月の明細を貼る。 見出しの行は貼らないようにします
• 集計のシートに新しい月の列を足す。 1行目に月を足し、左の列の式を右にコピーします
• 全体の合計を毎月見る。 明細の合計と集計の合計が同じかを、毎月見る欄を作っておきます

式を直したくなったら、元の表を複製してから直します。直した式も、手で計算できる数行で確かめます。

集計ができたら、社長が見る1枚にする

集計の表は、取引先が多いと横にも縦にも長くなります。社長が毎月見る形にしておきます。

• 前の年の同じ月と並べる。 同じ式で前の年の明細も集計し、横に並べると、伸びている取引先と減っている取引先が分かります
• 金額の大きい順に並べる。 集計のシートとは別に、合計の大きい順に並べ替えた表を作ります。並べ替えは表計算の機能で行います
• 気になる取引先に印を付ける。 前の年より大きく減った取引先に、社長が印を付けて、営業の担当と話す材料にします

この1枚の式も、同じようにAIに作ってもらい、手で計算できる数行で確かめます。

型をスキルにし、計算はAIの外に置く

型を Skills にまとめる。 Skills（スキル）は、AIに渡す手順書・見本・道具を1つにまとめたものです。頼まれた内容に合うときにAIが自動で読み込むので、毎回同じ説明をしなくても、AIの働きが安定します。ここでは、「明細の4つの列」「使っている表計算のソフト」「式の頼み方の型」「書いてはいけないこと（計算の答えそのもの）」をスキルにします。商品別、担当者別の集計を作るときも、同じ型で頼めます。

計算は、AIの外に置く。 AIそのもの以外の、指示・道具・点検の仕組みを設計することを、ハーネスエンジニアリングと呼ぶことがあります。ここでは、計算を表計算のソフトの式で行うこと、手で計算できる数行で確かめること、全体の合計を毎月見ることがそれに当たります。

費用は、法人向けプランの月数千円から始められる

式を作ってもらうのは、会社で契約した法人向けのプランのチャットで足ります。費用は1人あたり月数千円です。明細の中身をAIに貼る必要はなく、列の名前と見本の数行（金額は仮の数字でよい）を伝えれば式は作れます。

必要な人は2役で、集計を見て決めるのは社長

• 経理の担当者：明細を並べ、AIに式を作ってもらい、確かめて、毎月明細を貼る
• 社長：集計を見て、どの取引先に力を入れるかを決める

1か月で式ができ、翌月から集計の時間が減る見込み

1. 1週目：明細の4つの列をそろえ、取引先の名前の書き方をそろえる
2. 2週目：AIに式を作ってもらい、手で計算できる数行と全体の合計で確かめる
3. 3〜4週目：先月の明細で集計を出し、手で計算していた答えと見比べる
4. 翌月から：明細を貼るだけにし、集計にかかった時間を、手でやっていたときと比べる

まとめ

• 取引先別・月別の売上の集計は、AIに計算させず、AIに式を作ってもらう
• 明細は、日付・取引先・品目・金額の4つの列で、1行に1件で並べる
• 式は、手で計算できる数行、月の境目、全体の合計の3つで確かめる
• 毎月は明細を貼るだけにし、集計のシートの式は触らない
• 明細の中身をAIに貼らなくても、列の名前と見本の数行で式は作れる