新人のつまずきを週1回の面談で拾う。日報からAIが面談の準備を下書き

この記事では、小さな会社の新人の離職を減らす方法。聞きにくい質問はAIが受けるの「最初の3か月の、育てる計画を下書きする」と「週1回の面談の準備をする」を、仕組みとして作る方法を説明します。

一言でいうと、新人の最初の3か月の、週ごとに「何ができればいいか」を決めておく。新人の1週間の日報と、AIに聞いた質問の一覧から、AIが「つまずいていそうなこと」「できるようになったこと」「面談で聞くことの案」を下書きする。先輩がそれを手元に置いて、週1回15分の面談をするという形です。忙しい先輩でも、新人の小さなつまずきを週のうちに拾えるようにします。

小さな会社ほど、新人が3年以内に辞めやすい

親の記事で触れたとおり、厚生労働省の調べでは、2022年3月に大学を卒業して就職した人のうち、3年以内に辞めた人は33.8%でした。従業員5〜29人の事業所では52.0%で、半分を超えています（労働新聞社の解説でも同じ数字が示されています）。

小さな会社では、1人の新人が辞めると、採用にかけたお金と時間、育てるのにかけた先輩の時間がまとめて無くなります。人が足りない中で、もう一度採用からやり直すことになります。新人が辞める理由はさまざまですが、困っていることを誰にも言えないまま、ためこんでしまうことはその1つになりえます。

今は面談が、忙しさで飛ぶか、雑談で終わっている

多くの小さな会社では、新人との面談が次のようになっています。

入社のときに「何かあったら言ってね」と伝える
先輩も社長も忙しく、面談の時間は決まっていない
面談をしても、「どう？慣れた？」「はい、大丈夫です」で終わる
新人が辞めると言ってきたときに、初めて困っていたことを知る

新人は「大丈夫です」と答えがちです。先輩が新人の1週間を具体的に知らなければ、面談で聞くことが浮かびません。

計画を決め、日報を集め、AIがまとめ、先輩が話す

新人の最初の3か月の週ごとの計画を決め、新人の1週間の日報と、AIに聞いた質問の一覧を集める。AIがつまずいていそうなことと、できるようになったことと、面談で聞くことの案を下書きし、先輩がそれを手元に置いて週1回15分の面談をする

仕組みは4つの段でできています。

1. 決める：最初の3か月の、週ごとの計画を決める。 社長と先輩が、その職種で新人に覚えてほしい仕事を並べ、週ごとに「何ができればいいか」「誰が教えるか」を決めます。AIに、仕事の一覧と先輩のメモを渡して下書きさせ、社長と先輩が自社の実際に合わせて直します。

1〜2週目：会社の決まり、よく使う道具、お客様への電話の取り方
3〜6週目：先輩と一緒に、決まった仕事を回す
7〜12週目：一人で回せる仕事を増やし、困ったときに聞く相手を決める

2. 集める：新人の日報と、AIに聞いた質問の一覧を集める。 新人に、毎日3行の日報を書いてもらいます。「今日やったこと」「できたこと」「困ったこと」です。社内の資料からAIが答える仕組みを使っていれば、新人がAIに聞いた質問の一覧も集めます。

3. まとめる：AIが面談の準備を下書きする。 週に一度、AIに、その週の計画と、日報と、質問の一覧を渡し、A4で半分ほどのまとめを下書きさせます。

計画に対して、できるようになったこと
つまずいていそうなこと（同じ種類の質問が何度も出ている、「困ったこと」に同じ話が続いている）
面談で聞くことの案（「〇〇の手順で迷ったところはどこでしたか」）

4. 話す：先輩がまとめを手元に置いて、15分の面談をする。 先輩が、まとめを読んでから面談に入ります。まとめは新人本人にも見せます。面談のあとは、来週の計画を一緒に直します。

面談の聞き方をスキルにし、評価にはつなげない

この仕組みが毎週同じ質で回るかどうかは、AIに渡す決まりと、AIの外の仕組みで決まります。作る側から見ると、ここが「AIを使う」と「使いこなす」の差です。

まとめの型と聞き方を Skills にまとめる。 Skills（スキル）は、AIに渡す手順書・見本・道具を1つにまとめたものです。頼まれた内容に合うときにAIが自動で読み込むので、毎回同じ説明をしなくても、AIの働きが安定します。ここでは、次のものをスキルにします。

まとめの型：できるようになったこと、つまずいていそうなこと、面談で聞くことの案、の順で書く
聞き方の見本：「はい・いいえ」で終わらない聞き方。「何に一番時間がかかりましたか」「誰に聞けばよかったか分かりましたか」
書いてはいけないこと：新人の性格の決めつけ、「やる気がない」などの評価、日報に書かれていないこと

評価には使わない決まりを、AIの外で持つ。 AIそのもの以外の、指示・道具・点検の仕組みを設計することを、ハーネスエンジニアリングと呼ぶことがあります。ここでは、まとめを見られる人を新人と先輩と社長に限ること、まとめを人事評価の材料にしないと決めて新人にも伝えること、3か月がたったらまとめを消す期限を決めておくことが、それに当たります。日報が評価に使われると分かれば、新人は「困ったこと」を書かなくなります。

面談では、まとめより新人の言葉を先に聞く

AIのまとめは、先輩が聞くことを思いつくための材料です。

面談の最初に、まとめを新人に見せて、「合っていますか」と聞きます
まとめにないことを新人が話したら、そちらを優先します
先輩が答えられない困りごとは、社長に回します

AIのまとめは日報の文字から作るので、新人が書かなかったことは分かりません。面談で新人の話を聞くことが、この仕組みの中心です。社内の決まりや手順の質問にAIが答える仕組みは、先輩が同じ質問に答える時間を減らす。社内の資料からAIが答える仕組みで説明しています。

先輩の仕事は、まとめを読んで15分話すことになる

仕組みが入ると、新人との面談は次のように変わります（想定です）。

	今まで	仕組みが入ったあと
面談の時間	決まっていない	週1回15分
面談の中身	「慣れた？」「大丈夫です」	今週のつまずきと、できたことを話す
先輩の準備	しない、または日報を読み返して30分	まとめを読んで10分
計画	先輩の頭の中	週ごとの表があり、面談で直す
困りごとに気づく時期	辞めると言われたとき	その週のうち

経営への効果は、新人が辞めずに一人立ちすること

この仕組みの効果は、時間よりも、新人が辞めずに一人立ちすることにあります。新人が3年以内に辞めれば、採用にかけた費用と、育てるのにかけた先輩の時間が無くなります。小さな会社ではその割合が半分を超えている以上、1人でも辞めずに残れば、効果は大きくなります。

時間で見ると、仮に先輩が面談の準備に新人1人あたり毎週30分かけていたものが10分になれば、新人3人で月約4.3時間、1時間あたりの人件費を仮に2,500円として月約1万円分です。それよりも、準備に時間がかかるという理由で面談が飛ばなくなることが大きいはずです。人事評価の面談の作り方は、人事評価の面談を社員が納得する場にする。日々の記録と準備をAIでで説明しています。

費用は作る費用が中心で、AIの利用料は月35円ほど

作る順番と、かかる日数

最初の3か月の計画と、まとめの型と、書いてはいけないことと、評価に使わない決まりを決める（会社：社長と先輩、半日〜1日）。ここがいちばん大事です
日報の書き方を決め、新人に伝える（会社：先輩、1時間）
日報と質問の一覧を集め、週に一度AIのまとめを先輩に届ける仕組みを作る（作る人、1人日）
1か月、新人1人で試して直す（作る人、0.5人日）

作る費用

作る費用＝作る人の日数（人日）× 1日あたりの単価

上の手順3〜4で、作る側の目安は合計1.5人日です。

毎月の費用

費用	中身	想定の会社での目安
AIの利用料	新人1人の1週間分のまとめごとにかかる	新人3人で月35円ほど（下の計算）
日報の置き場	すでに使っているチャットや表計算	追加0円の想定
保守	まとめの型と聞き方の更新	月1時間

AIの利用料は、読ませた量と書かせた量で決まります。2026年10月7日時点のAnthropic社のClaude（Sonnet 5.5）の公式料金は、読ませる量100万トークン（AIが文字を数える単位）あたり2ドル、書かせる量100万トークンあたり10ドルです。1回あたり計画と日報と質問の一覧とスキルで5,000トークンを読ませ、800トークンを書かせると見積もると、0.018ドル、1ドル150円で約2.7円です。新人3人で毎週なら月35円ほどです。

何か月で取り戻せるか

取り戻すまでの月数＝作る費用 ÷（月に浮く金額 − 毎月の費用）

時間だけで見ると、取り戻すのに時間がかかります。仮に作る費用が9万円、毎月の費用（利用料と保守の時間）を約2,500円とすると、月約1万円分が浮く会社でおよそ11か月です。新人が1人辞めずに済めば、それだけで作る費用を超える価値があると考える会社が多いはずです。新人が年に1〜2人なら、仕組みは作らず、まとめの型をスキルにして、先輩が会社で契約したAIのチャットに日報を貼ってまとめさせるやり方で十分です。

必要な人は3役で、話を聞くのは先輩

役	誰が	すること	時間
日報を書く人	新人	毎日3行の日報を書く	1日5分
面談をする人	先輩	まとめを読み、15分の面談をし、来週の計画を一緒に直す	週25分
作る人	社内の詳しい人か、外の作り手	日報を集め、まとめを届ける仕組みを作る	最初の1.5人日

社長は、計画と決まりを先輩と一緒に決め、先輩が答えられない困りごとを受けます。いちばん大事なのは、面談の時間を予定に入れて飛ばさないことです。

1か月で面談が定着し、1年で辞めた人の数を比べられる見込み

どこまでいけるかは、新人が日報に困りごとを書けるかと、面談が続くかで決まります。目安は次のとおりです。

時期	見込み
最初の1か月	新人1人で試す。まとめが的外れだったところを型に足す
3か月	最初の3か月の計画が一回りする。次の新人のために計画を直す
1年	入社1年で辞めた人の数を、仕組みの前と比べられる

効果を確かめるには、次の3つを記録します。

面談が予定どおり行われた割合：飛んだ週を数えます
困りごとに気づいてから手を打つまでの日数：面談で出た困りごとが、いつ解決したかを残します
入社1年以内に辞めた人の数：仕組みの前の年と比べます

日報を評価や監視に使うと失敗する

作る側から見て、よくある失敗は次の4つです。

日報を評価に使う。 新人が困りごとを書かなくなります。評価に使わない決まりを先に伝えます
まとめを読んで面談を省く。 まとめは面談の準備です。話を聞く時間は省きません
AIのまとめで新人を決めつける。 まとめは日報の文字から作った推測です。新人の言葉を先に聞きます
計画を作って見直さない。 面談のたびに、来週の計画を一緒に直します

新人の日報や面談の記録は、外に出してはいけない情報です。会社で契約した、入力をAIの学習に使わないプランで扱い、見られる人と消す時期を社内の決まりに書いておきます。決め方は社員が安心してAIを使える会社にする、A4で1枚の社内ルールにまとめています。

まとめ

新人の最初の3か月の、週ごとに何ができればいいかを決めておく
新人の3行の日報と、AIに聞いた質問の一覧から、AIがつまずいていそうなこと、できるようになったこと、面談で聞くことの案を下書きする
先輩がまとめを手元に置いて週1回15分の面談をし、まとめより新人の言葉を先に聞く
まとめは評価に使わず、見られる人と消す時期を決めておく
費用は作る費用が中心で、作る側の目安は1.5人日。AIの利用料は月35円ほど。価値は時間より、新人が辞めずに一人立ちすること