外国人の社員の質問に、母国語ですぐ答える。会社の決まりからAIが答えを下書き

この記事では、外国人の社員が早く一人で動ける会社に。手順と連絡をやさしい日本語でAIが書くの「質問の窓口を作る」を、仕組みとして作る方法を説明します。

一言でいうと、外国人の社員からの質問を、1つの窓口に集める。給料や契約、在留資格、けがや体調、困りごとの相談は、言葉の一覧でAIの前に分けて、担当者に回す。それ以外の質問は、会社の決まりの表から関係する行を拾い、AIがやさしい日本語と母国語で答えを下書きし、担当者が確かめて返すという形です。聞きにくい小さな質問にすぐ答え、大事な相談は人が受けます。

外国人の社員は増え、聞きにくい質問がたまりやすい

厚生労働省の「外国人雇用状況」の届出のまとめによると、2025年10月末の外国人労働者数は2,571,037人、外国人を雇う事業所は371,215か所で、どちらも届出が義務になった2007年以降で最も多い数でした（かいけつ！人事労務の解説でも同じ数字が紹介されています）。

働き始めたばかりの社員には、小さな疑問がたくさんあります。休みはどう申し込むのか、給料日はいつか、作業着はどこで替えるのか、遅れそうなときは誰に連絡するのか。日本語を勉強中の社員にとっては、こうしたことを日本語で聞くこと自体が負担です。忙しそうな先輩に何度も聞くのは気が引けて、分からないまま過ごしてしまうこともあります。

出入国在留管理庁と文化庁の「在留支援のためのやさしい日本語ガイドライン」は、文を短くする、二重否定を使わない、敬語は丁寧語だけにする、漢字にふりがなをつける、といった書き方を示しています。答えをこの書き方と母国語の2つで返せば、読み返して確かめられます。

今は日本語の分かる社員に、通訳と答えを頼っている

多くの会社では、外国人の社員の質問が次のように扱われています。

外国人の社員が、同じ国の日本語の分かる社員に聞く
その社員が、分かることは答え、分からないことは担当者に聞きに行く
担当者の答えを、その社員が訳して伝える
同じ質問が、別の社員から何度も来る

日本語の分かる社員は、自分の仕事の手を止めて、通訳と答えの役を担っています。その社員が休んだり辞めたりすると、質問の道がなくなります。

集め、大事な相談を分け、AIが2つで書き、担当者が返す

外国人の社員からの質問を1つの窓口に集め、給料や契約、在留資格、けがや体調、困りごとの相談は言葉の一覧でAIの前に分けて担当者に回す。それ以外は会社の決まりの表からAIがやさしい日本語と母国語で答えを下書きし、担当者が確かめて返す

仕組みは4つの段でできています。

1. 集める：質問を1つの窓口に集める。 連絡の道具に、質問を送る窓口を1つ作ります。社員は、母国語でも、日本語でも送れます。

2. 拾う：大事な相談を分け、決まりの表から行を拾う。 ここはAIの仕事ではありません。

「給料」「契約」「ビザ」「在留」「けが」「病気」「体調」「いやなこと」「やめたい」など、会社で決めた言葉（母国語の言い方も入れる）を含む質問は、担当者にすぐ回し、AIの答えは作らない
それ以外の質問は、会社の決まりの表（よくある質問と答え、休みの申し込み方、連絡先、持ち物）から、関係する行を言葉で探して拾う

3. 下書きする：AIがやさしい日本語と母国語で答えを書く。 AIに、質問と、拾った決まりの行を渡し、答えを下書きさせます。

答えは、拾った決まりの行にあることだけで書く
やさしい日本語と、社員の母国語の2つで書く
拾った行がなければ、「担当者が答えます」とだけ書く

4. 確かめて返す：担当者が確かめて返し、表に足す。 担当者が、下書きを決まりの表と照らして返します。表になかった質問には担当者が答え、その答えを決まりの表に足します。表が育つほど、AIが答えられる質問が増えます。

答えの型をスキルにし、大事な相談の仕分けはAIの外に置く

この仕組みが毎回同じ質で回るかどうかは、AIに渡す決まりと、AIの外の仕組みで決まります。作る側から見ると、ここが「AIを使う」と「使いこなす」の差です。

答えの書き方を Skills にまとめる。 Skills（スキル）は、AIに渡す手順書・見本・道具を1つにまとめたものです。頼まれた内容に合うときにAIが自動で読み込むので、毎回同じ説明をしなくても、AIの働きが安定します。ここでは、次のものをスキルにします。

やさしい日本語の決まり：ガイドラインに沿った書き方
答えの型：答え、次にすること、分からないときに聞く人、の並べ方
会社の言葉の対訳表：手順書や毎日の連絡と同じ言い方
書いてはいけないこと：決まりの表にない答え、給料や契約や在留資格についての説明、体調についての助言、相談した社員を責めるような言い方

大事な相談の仕分けは、AIの外に置く。 AIそのもの以外の、指示・道具・点検の仕組みを設計することを、ハーネスエンジニアリングと呼ぶことがあります。ここでは、言葉の一覧で大事な相談をAIの前に分けること、決まりの表から行を拾うこと、表にない質問を一覧にして担当者が答えを足すことが、それに当たります。給料や在留資格のように、間違えると本人の生活にかかわる質問に、AIが答えてしまうことを防ぎます。

大事な相談は、人が早く受ける

この仕組みでいちばん大事なのは、AIが答えない質問を、人が早く受けることです。

言葉の一覧で分けた相談は、担当者にすぐ届きます。その日のうちに、担当者が本人と話します
言葉の一覧は、はじめは広めに作ります。大事でない質問まで回ってきても、担当者が答えれば済みます
母国語の言い方も一覧に入れます。日本語の分かる社員に、よく使う言い方を教えてもらいます

困りごとや体調の相談は、文の答えより、直接話すことが大事です。担当者が話す時間を作れるのは、小さな質問をAIの下書きで早く片づけられるからです。

毎日の連絡の仕組みは、シフトの変更が外国人の社員に毎日伝わる。やさしい日本語と母国語でAIが連絡で説明しています。

担当者の仕事は、確かめて返し、大事な相談を受けることになる

仕組みが入ると、外国人の社員の質問への対応は次のように変わります（想定です）。

	今まで	仕組みが入ったあと
質問の道	日本語の分かる社員を通す	1つの窓口に、母国語でも送れる
小さな質問	通訳と担当者を行き来する	決まりの表から、すぐ下書き
大事な相談	小さな質問に埋もれる	言葉で分け、担当者にすぐ届く
答えの形	口頭で、読み返せない	やさしい日本語と母国語の文
同じ質問	何度も一から答える	決まりの表に足し、次から下書き

経営への効果は、通訳役の時間を返し、辞めにくくすること

効果は、前提を置いて計算します。仮に、外国人の社員が10人ほどいて、質問が月40件あり、1件あたり、通訳を頼み、担当者が答え、訳して伝えるのに15分かかっていたものが、下書きを確かめて返す3分になれば、1件12分が浮きます。月8時間、1時間あたりの人件費を仮に2,000円として月約1万6,000円分です。

ただ、大きいのは時間ではありません。通訳を頼まれていた日本語の分かる社員は、自分の仕事に戻れます。小さな疑問にすぐ答えが返ってくる職場は、外国人の社員にとって働きやすく、辞めにくい職場です。大事な相談が小さな質問に埋もれず、担当者に早く届くことは、問題が大きくなる前に手を打つことにもつながります。

費用は作る費用が中心で、AIの利用料は月70円ほど

作る順番と、かかる日数

会社の決まりの表（よくある質問と答え）を作る（会社：担当者と、日本語の分かる外国人の社員、半日）。ここがいちばん大事です
大事な相談の言葉の一覧を、母国語の言い方も入れて作る（会社：担当者と社長、1時間）
質問の窓口と、言葉の一覧での仕分けと、決まりの表からの拾い出しを作る（作る人、0.5人日）
AIの答えの下書きと、表にない質問の一覧を作る（作る人、0.5人日）
1か月、実際の質問で試して直す（作る人、0.5人日）

作る費用

作る費用＝作る人の日数（人日）× 1日あたりの単価

上の手順3〜5で、作る側の目安は合計1.5人日です。

毎月の費用

費用	中身	想定の会社での目安
AIの利用料	1件の答えの下書きごとにかかる	月40件で約70円（下の計算）
連絡の道具・表計算	すでに使っているもの	追加0円の想定
保守	決まりの表と言葉の一覧の更新	月1時間

AIの利用料は、読ませた量と書かせた量で決まります。2026年10月7日時点のAnthropic社のClaude（Sonnet 5.5）の公式料金は、読ませる量100万トークン（AIが文字を数える単位）あたり2ドル、書かせる量100万トークンあたり10ドルです。1件あたり質問と拾った行とスキルで3,000トークンを読ませ、2つの言葉の答えで500トークンを書かせると見積もると、0.011ドル、1ドル150円で約1.7円です。月40件で約70円です。

何か月で取り戻せるか

取り戻すまでの月数＝作る費用 ÷（月に浮く金額 − 毎月の費用）

仮に作る費用が9万円、毎月の費用（利用料と保守の時間）を約2,100円とすると、月約1万6,000円分が浮く会社でおよそ6.5か月です。外国人の社員が少ない会社なら、決まりの表と言葉の一覧と型だけを作り、会社で契約したAIのチャットに質問と表を貼って下書きさせるやり方で十分です。

必要な人は3役で、大事な相談を受けるのは担当者

役	誰が	すること	時間
返す人	総務の担当者	下書きを確かめて返し、大事な相談をその日に受ける	1件3分と相談
表を育てる人	担当者と、日本語の分かる外国人の社員	表にない質問の答えを決まりの表に足し、訳を確かめる	月1時間
作る人	社内の詳しい人か、外の作り手	窓口、仕分け、拾い出し、下書きを作る	最初の1.5人日

いちばん大事なのは、大事な相談をその日のうちに人が受けることです。

1か月で表が育ち、半年で通訳を頼む回数が減る見込み

どこまでいけるかは、決まりの表がどれだけ育つかで決まります。目安は次のとおりです。

時期	見込み
最初の1か月	表にない質問が多く出る。答えを表に足し、言葉の一覧を見直す
3か月	よくある質問の多くが表から答えられる
半年	日本語の分かる社員に通訳を頼む回数が、仕組みの前より減る

効果を確かめるには、次の3つを記録します。

質問から答えまでの時間：件ごとに記録します
表から答えられた質問の割合：表の育ち具合を見ます
担当者に回した大事な相談の数と、その日に受けた数：月ごとに数えます

給料や在留資格の質問にAIが答えると失敗する

作る側から見て、よくある失敗は次の4つです。

給料、契約、在留資格の質問にAIが答える。 言葉の一覧でAIの前に分け、担当者が原文と専門家で確かめて答えます
体調やけがの相談に、AIが助言する。 担当者に回し、必要なら受診をすすめます
決まりの表にないことをAIが答える。 表の行だけを渡し、なければ「担当者が答えます」と書かせます
表を育てない。 表にない質問の答えを、その週のうちに表に足します

社員の名前や国籍、相談の中身は、大事な個人の情報です。会社で契約した、入力をAIの学習に使わないプランで扱い、AIに渡さない情報を社内ルールに書いておきます。決め方は社員が安心してAIを使える会社にする、A4で1枚の社内ルールにまとめています。

まとめ

外国人の社員の質問を、母国語でも送れる1つの窓口に集める
給料、契約、在留資格、けが、体調、困りごとの相談は、言葉の一覧でAIの前に分け、担当者がその日に受ける
それ以外は、会社の決まりの表から行を拾い、AIがやさしい日本語と母国語で答えを下書きする
担当者が確かめて返し、表にない質問の答えを表に足して育てる
費用は作る費用が中心で、作る側の目安は1.5人日。AIの利用料は月約70円