有給休暇の年5日の管理｜管理簿は表の式で、時季の聞き取りはAIで下書き

この記事では、有給休暇を取りやすい職場は引き継ぎで決まる｜休む前の準備を5分にの「年5日の有給休暇を取らせるのは、会社の義務になっている」を、毎月続けられる管理の手順にして説明します。

一言でいうと、担当が、社員ごとの基準日と取った日を管理簿に書く。AIが、残りの日数を出す表の式と、本人に希望を聞く文を作る。担当が、5日に届かないおそれのある人を式で見つける。社長が本人の希望を聞いて、休む時季を決める。時季の指定は社長が決めるという形です。

経営への効果は、罰則を避け、休める会社として人を引き留めること

有給休暇を年5日取らせることは、会社の義務です。守れていないと、罰則の対象になるだけでなく、「休めない会社」として社員の不満がたまり、人が辞める理由になります。

小さな会社では、社員ごとに有給休暇が増える日（基準日）が違い、誰があと何日取ればよいかが分からなくなりがちです。気づいたときには期限が迫っていて、忙しい時期にまとめて休ませることになります。管理簿を表で作り、毎月見る仕組みにすれば、早めに声をかけられます。

労働基準法で、年5日は会社が時季を定めて与える

e-Gov法令検索で労働基準法と施行規則を確かめると、次の決まりがあります。

管理簿の保存の期間は、規則では5年間ですが、規則の附則第71条で、当分の間は3年間とされています。2026年10月時点の情報です。

数えるのは表の式で、AIには数えさせない

誰が何日取ったかを、AIに数えさせるのは避けます。日付の読み違いや数え間違いがあっても、気づけないからです。義務を守れたかどうかにかかわる数字は、表の式で出します。

AIに頼むのは、表の式を作ることと、本人に希望を聞く文を下書きすることです。式は一度作れば使い回せます。表計算の式をAIに作ってもらう方法は、表計算の関数をAIに作ってもらう方法｜計算は任せず、式で間違いを防ぐで説明しています。

パートの社員も、与える日数が10日以上なら対象になる

法第39条第7項の対象は、与えなければならない有給休暇の日数が10日以上の社員です。正社員だけではありません。

• 週の働く日数が少ないパートの社員も、勤め続けた年数によっては10日以上になる
• 管理簿には、パートの社員も全員入れる。 与えた日数が10日以上かどうかで、式が対象を分けます
• 与える日数の決まりは、社会保険労務士にも確かめる

今は、給与の担当が記憶と紙で追っている

小さな会社では、給与の担当が、休みの届けの紙やカレンダーを見て、誰が何日休んだかを追っています。入社日がばらばらだと、基準日も社員ごとに違い、期限の管理が難しくなります。

管理簿を表にして、基準日から1年の期限と、取った日数、残りの日数が式で出るようにすれば、毎月の確認は数分で済みます。

そろえ、AIが式と文を作り、見つけて、聞く

1 そろえる（担当）。 社員ごとに、基準日、与えた日数、取った日を管理簿に書きます。

2 作る（AI）。 欄の名前を渡し、期限と残りの日数を出す式と、本人に希望を聞く文を作ってもらいます。

3 見つける（担当）。 毎月、期限までに5日に届かないおそれのある人を、式の印で見つけます。

4 聞く（社長）。 本人に希望を聞き、仕事の予定と合わせて休む時季を決めます。

管理簿は、この6つの欄でそろえる

規則は、時季、日数、基準日を社員ごとに明らかにすることを求めています。取った日を1日ずつ書いておけば、時季と日数の両方が分かります。

AIへの頼み方と、返ってくる式と文はこうなる

AIに渡す指示（見本）：

表計算で、年次有給休暇管理簿を作っています。欄はA列から、社員の番号、基準日、与えた日数、取った日（D列から右に1日ずつ）です。基準日から1年後の前日を期限として出す式と、期限までに取った日数を数える式を作ってください。与えた日数が10日以上で、期限まで3か月を切っているのに取った日数が5日未満の行に「要相談」と出す式も作ってください。あわせて、その社員に休みの希望を聞く、やわらかい短い文を作ってください。

返ってくる文（見本の一部。内容は架空です）：

有給休暇のことでご相談です。法律で、年に5日は会社が時季を決めてでも取っていただくことになっています。〇月〇日までに、あと〇日お休みを取っていただきたいと考えています。ご希望の日があれば、〇日までに教えてください。

式は、管理簿の写しで試してから、本物の管理簿に入れます。

確かめるときは、式の結果と聞き取りの文を見る

式もAIの文も、そのまま使わず、担当が確かめます。

• 式の結果を、何人かの社員で手で数えて照らす。 最初の月だけでも行います
• 基準日が年の途中で変わる社員がいないかを見る。 入社の年や、会社で基準日をそろえたときは扱いが変わります
• 聞き取りの文に、時季を会社が決めることが書かれているかを見る。 規則では、そのことを本人に伝えてから意見を聴きます
• 「休まないと困る」のような責める言い方がないかを見る

休む時季は、本人の希望と仕事の予定で社長が決める

希望を聞いたら、社長が仕事の予定と合わせて時季を決めます。規則は、聴いた意見を尊重するよう努めるとしています。

• 希望の日を、できるだけそのまま認める
• 引き継ぎの準備を一緒に決める。 休む前の引き継ぎ書の作り方は、引き継ぎ書を自動作成｜休む人は5分の確認、残る人は電話いらずで説明しています
• 決めた日を管理簿に書き、本人に伝える

式と文の型をスキルにし、時季の判断はAIの外に置く

型を Skills にまとめる。 Skills（スキル）は、AIに渡す手順書・見本・道具を1つにまとめたものです。頼まれた内容に合うときにAIが自動で読み込むので、毎回同じ説明をしなくても、AIの働きが安定します。ここでは、「管理簿の6つの欄」「期限と日数を出す式」「希望を聞く文の型」「書いてはいけないこと（責める言い方、社員の名前、休む理由をたずねる文）」をスキルにします。

時季の判断は、AIの外に置く。 AIそのもの以外の、指示・道具・点検の仕組みを設計することを、ハーネスエンジニアリングと呼ぶことがあります。ここでは、日数を表の式で数えること、担当が毎月印を見ること、社長が本人の希望を聞いて時季を決めることがそれに当たります。

費用は、AIの利用料が式と文で数円

必要な人は2役で、時季は社長が決める

• 社長：本人の希望を聞いて休む時季を決め、仕事の予定を調整する
• 給与や総務の担当：管理簿に書き、AIに式と文を作らせ、毎月印を見て社長に伝え、管理簿を保存する

1か月で管理簿が回り、次の基準日から使える見込み

1. 1週目：社員ごとの基準日と与えた日数を管理簿の6つの欄に書き写す
2. 2週目：AIに式を作らせ、写しで試し、何人かを手で数えて照らす
3. 3週目：希望を聞く文の型をスキルにまとめる
4. 4週目以降：毎月の給与の締めのあとに印を見て、要相談の人の希望を聞く

期限の直前に気づくと失敗する

よくある失敗は次の3つです。

• 期限の前の月に、まとめて休ませる。 忙しい時期と重なると、仕事が回りません
• 日数をAIに数えさせる。 数え間違いがあっても気づけません
• 本人に聞かずに休みの日を決める。 規則では、時季を定める前に本人の意見を聴きます

まとめ

• 労働基準法第39条第7項で、有給休暇が年10日以上ある社員には、基準日から1年以内に5日を会社が時季を定めて与える
• 規則第24条の6で、時季を定める前に本人に伝えて意見を聴き、尊重するよう努める
• 規則第24条の7で年次有給休暇管理簿を作り、当分の間は3年間保存する
• 日数と期限は表の式で出し、AIには式と希望を聞く文を作らせる
• 毎月印を見て、期限まで余裕があるうちに本人の希望を聞く