待遇差の説明資料の作り方｜理由を先に決め、更新のときに渡す

この記事では、パートの待遇差の説明｜2026年10月の同一労働同一賃金の改正で備えることの「説明の資料は、理由を社長が決めてから下書きさせる」を、実際に1枚の資料にするまでの手順として説明します。

一言でいうと、社長が、待遇ごとの目的と、正社員とパートで違う理由を決める。AIが、パートの人が読んで分かる説明の資料を下書きする。社会保険労務士が、理由と書き方を確かめる。窓口の担当が、契約の更新のときに資料を渡す。違いが不合理かどうかの判断は、人が行うという形です。

経営への効果は、聞かれたときに同じ答えを返せること

説明の資料がないと、パートの人に聞かれたときの答えが、その場の思いつきになります。社長と店長で答えが違えば、かえって不信を招きます。

資料が1枚あれば、誰が聞かれても同じ答えを返せます。資料を作る過程で、理由を説明できない違いが見つかれば、トラブルになる前に見直せます。働き続けてもらうための土台にもなります。

説明が足りないことも、不合理と判断される事情になりうる

山梨労働局のリーフレットによると、正社員とパートの間に待遇の違いがある場合、パートから求めがあれば、事業主は①待遇の違いの内容と理由、②法律の措置を講じるに当たって考慮した事項を説明しなければなりません。

厚生労働省の「同一労働同一賃金ガイドライン及び雇用管理指針に関するＱ＆Ａ（令和８年改正）」では、次のことがガイドラインで明確になったと説明されています。

• 十分な説明をしなかった事実は、待遇の違いが不合理と認められることを基礎付ける事情として考慮されうる
• パートの意向を十分に考えずに、一方的に待遇を決めた場合も同じように考えられる
• 「正社員の人材の確保や定着のため」という目的があることだけで、違いが不合理でないと当然に認められるわけではない

つまり、説明の資料は、聞かれたときの備えであると同時に、違いの理由を会社が本当に持っているかを確かめる道具でもあります。2026年10月時点の情報です。

今は、違いの理由が社長の頭の中にしかない

小さな会社では、手当や休暇の違いが、創業のころからの慣習で続いていることがあります。社長に聞けば何かしらの理由は返ってきますが、紙には書かれていません。

理由が書かれていないと、窓口の担当者は答えられず、社長が不在のときに聞かれると止まります。理由を待遇ごとに言葉にし、1枚にまとめておくことが、この手順の目的です。

決め、AIが下書きし、確かめて、渡す

1 決める（社長）。 親の記事で作った点検表をもとに、違いがある待遇ごとに、その待遇の目的と、違う理由を書きます。

2 下書きする（AI）。 社長が書いた理由を渡し、パートの人が読んで分かる説明の資料を下書きしてもらいます。

3 確かめる（社会保険労務士）。 理由がガイドラインに照らして説明として成り立つか、書き方に誤解がないかを確かめてもらいます。

4 渡す（担当）。 契約の更新のときや、説明を求められたときに、窓口の担当が資料を渡して説明します。

理由は、待遇ごとに「目的」と「違いの中身」で書く

社長が書く理由は、待遇ごとに次の形にそろえます。

「目的」が書けない待遇は、理由も書けません。Q&Aにあるとおり、待遇の違いが不合理かどうかは、待遇ごとに、その性質と目的に照らして判断されます。山梨労働局のリーフレットには、たとえば住宅手当が転居を伴う配置の変更に応じて支給されるものなら、同じく転居を伴う配置の変更があるパートには同じ住宅手当を支給しなければならない、と書かれています。根拠の欄には、就業規則のどの条文かを書きます。

AIへの頼み方と、返ってくる説明の資料はこうなる

AIに渡す指示（見本）：

下は、当社の正社員とパートの待遇の違いと、社長が決めた目的と理由の表です。パートの人が読んで分かる説明の資料を下書きしてください。待遇ごとに、「どう違うか」「なぜ違うか」を2〜3行で書いてください。表にない理由を足さないでください。「人材の確保のため」のような理由だけで終わる書き方はしないでください。個人の名前や、特定の人の給与が分かる書き方はしないでください。最後に、質問の窓口として「総務 〇〇（電話〇〇）」を入れてください。

返ってくる資料（見本の一部。内容は架空です）：

住宅手当 正社員には住宅手当があり、パートの方にはありません。住宅手当は、転居を伴う異動がある社員の住まいの費用を補うためのものです。正社員は就業規則で転居を伴う異動がありますが、パートの方は勤務地を限定してお勤めいただいているため、支給の対象になっていません。

下書きは、専門家に確かめてから渡す

AIの下書きは、社長が書いた理由を読みやすく並べたものです。理由そのものが成り立つかは、別に確かめます。

• 社会保険労務士に、理由が説明として成り立つかを見てもらう。 令和8年の改正で、ガイドラインに退職手当、無事故手当、家族手当、住宅手当、夏季冬季休暇、褒賞の6つの待遇が加わりました。Q&Aによると、褒賞を除く5つは最高裁判決を踏まえたものです
• 定年後に再雇用した人の扱いを分けて見る。 Q&Aでは、定年後に再雇用された人であることだけで、ただちに違いが認められるわけではなく、待遇の目的に照らして判断されると説明されています
• 理由が成り立たない待遇は、資料に書く前に見直す。 見直すときは、正社員の条件を下げるのではなく、パートの条件を良くすることが求められます

渡し方は、資料を使って口頭で説明し、資料も渡す

リーフレットでは、説明は「資料を使って口頭で説明する」か「説明すべき事項をすべて書いた分かりやすい資料を渡す」かのどちらかで行うとされています。口頭で説明する場合も、資料を渡すことが望ましいとされています。

• 契約の更新のときに渡す。 求められていなくても、更新のときなどに資料を渡すことや、説明を求められることを知らせることが望ましいとされています
• 渡せない部分は、見せる工夫をする。 個人の情報が含まれて渡しにくい資料でも、あとで求められたら見せるなどの工夫をするよう努めるとされています
• 聞かれたことを記録する。 何を聞かれ、どう答えたかを窓口の担当が残し、次の見直しに使います

型をスキルにし、理由はAIの外で決める

型を Skills にまとめる。 Skills（スキル）は、AIに渡す手順書・見本・道具を1つにまとめたものです。頼まれた内容に合うときにAIが自動で読み込むので、毎回同じ説明をしなくても、AIの働きが安定します。ここでは、「理由の5つの欄」「説明の資料の型（どう違うか、なぜ違うか）」「書いてはいけないこと（表にない理由、人材確保だけの理由、個人の名前と給与）」をスキルにします。

理由は、AIの外で決める。 AIそのもの以外の、指示・道具・点検の仕組みを設計することを、ハーネスエンジニアリングと呼ぶことがあります。ここでは、理由を社長が書くこと、根拠の条文を就業規則で照らすこと、専門家が確かめてから渡すこと、AIが表にない理由を足していないかを担当が読み比べることがそれに当たります。

費用は、AIの利用料が1回5円ほど

必要な人は3役で、理由を決めるのは社長

• 社長：待遇ごとの目的と違いの理由を決め、成り立たない待遇を見直す
• 社会保険労務士：理由が説明として成り立つか、書き方に誤解がないかを確かめる
• 窓口の担当：更新のときに資料を渡して説明し、聞かれたことを記録する

1か月で資料ができ、次の更新から渡せる見込み

1. 1週目：親の記事の点検表から、違いがある待遇を抜き出す
2. 2週目：社長が待遇ごとの目的と理由を5つの欄で書く
3. 3週目：AIで説明の資料を下書きし、社会保険労務士に確かめてもらう
4. 4週目以降：次の契約の更新から、資料を渡して説明する

理由を後から作ると失敗する

よくある失敗は次の3つです。

• AIに理由を考えさせる。 AIはもっともらしい理由を書きますが、会社の実態と合っていなければ説明になりません。理由は社長が書きます
• 「正社員だから」で済ませる。 正社員かパートかという呼び方の違いだけでは、説明として足りないおそれがあります。職務の内容や異動の有無など、働き方の違いで書きます
• 一度作って終わる。 手当や働き方が変われば、理由も変わります。就業規則を変えたときに、資料も見直します

まとめ

• パートから求めがあれば、待遇の違いの内容と理由を説明する義務があり、説明が足りないことも不合理と判断される事情になりうる
• 理由は待遇ごとに「目的」「違いの中身」「違いの理由」「根拠」で社長が書く
• AIには社長の理由をパートの人が読んで分かる資料に下書きさせ、表にない理由は足させない
• 社会保険労務士に確かめてから、更新のときに資料を使って口頭で説明し、資料も渡す
• 理由が成り立たない待遇は、パートの条件を良くする方向で見直す