AIの使い方を毎週15分見せ合う｜うまくいった頼み方を社内に広げる

この記事では、生成AIは研修だけでは社員に広がらない｜先に配る頼み方の見本の「毎週15分、うまくいった例を見せ合う」を、毎週続く社内の小さな会として進める方法を説明します。

一言でいうと、社員が週の中でうまくいった頼み方を短くメモする。AIが全員のメモを1枚の一覧にまとめる。週に1回、15分でその一覧を上から見せ合う。推進役が、使えそうな頼み方をその週のうちに見本の1枚に足して配る。うまくいかなかった例も責めずに出してもらうという形です。

経営への効果は、一人の工夫が、翌週には全員の道具になること

社員の誰かがAIでうまくいった頼み方を見つけても、その人の中にとどまっていれば、会社全体の時間は減りません。毎週見せ合えば、一人の工夫が翌週には全員の使い方になります。

見せ合いの会があると、社員がAIを使うきっかけにもなります。「来週は何か1つ持ってこよう」と思えば、自分の仕事のどこに使えるかを考えるようになります。15分なら、本業の時間もほとんど取られません。

社員は、AIを使っていることを言い出しにくいことがある

Microsoft の発表と The Decoder の紹介によると、MicrosoftとLinkedInが2024年に31か国3万1,000人に行った調査では、仕事でAIを使う人の78%が自分のAIの道具を持ち込んでいました。大事な仕事でAIを使っていることを認めたがらない人も52%いたとされています。海外の大企業を含む調査なので、そのまま日本の中小企業に当てはめることはできません。

それでも、「AIを使っていると言いにくい」空気は、小さな会社にもありえます。見せ合いの会は、社長が「使ってよい、使ったら見せてほしい」と示す場になります。

今は、うまくいった頼み方がその人の中にとどまっている

社員がAIを使い始めても、頼み方は人によってばらばらです。うまくいった頼み方を見つけた人がいても、隣の席の人は知りません。同じ業務で、ある人は5分で済ませ、ある人は30分かけている、ということも起きます。

研修を1回開いても、その後に頼み方を共有する場がなければ、使い方は広がりません。毎週の短い会で、うまくいった頼み方を回していくことが大事です。

残し、AIがまとめ、見せ合い、見本に足す

1 残す（社員）。 週の中で、AIでうまくいったこと、うまくいかなかったことを、決まった場所に短くメモします。

2 まとめる（AI）。 会の前日に、全員のメモをAIに渡し、1枚の一覧にまとめてもらいます。

3 見せ合う（全員）。 週に1回、朝礼や週の会議の最後の15分で、一覧を上から見ていきます。

4 足す（推進役）。 使えそうな頼み方を、その週のうちに業務ごとの見本の1枚に足して配ります。

メモは、この4つを1〜2行で書く

メモの場所は、社内のチャットの1つの部屋や、共有の表の1枚など、全員が書ける所を1つに決めます。名前を書くかどうかは、会社の空気に合わせて決めます。

AIへの頼み方と、返ってくる一覧はこうなる

AIに渡す指示（見本）：

下は、今週の社員のAIの使い方のメモです。業務ごとにまとめ、1枚の一覧にしてください。各業務について、「うまくいった頼み方」「困ったこと」「かかった時間の変化」を並べてください。同じような頼み方はまとめてください。メモにないことは書かないでください。最後に、「来週みんなで試すとよさそうな頼み方」の候補を2つ挙げてください。決めるのは推進役です。

返ってくる一覧（見本の一部。内容は架空です）：

お客様へのメールの返事

• うまくいった頼み方：「お詫びと次の対応を3行で。日付は書かず【日付】とする」（2人）
• 困ったこと：日付を間違えて書いた（1人）
• 時間：15分→5分（1人）

15分の会は、決まった順で進める

15分で終えるために、進め方を決めておきます。

• 最初の10分で一覧を上から見る。 推進役が一覧を画面に出すか紙で配り、業務ごとに一言ずつ説明してもらいます。全員が話す必要はありません
• 次の3分で、困ったことを1つ取り上げる。 「日付を間違えた」のような困りごとに、どう頼めば防げるかをその場で話します
• 最後の2分で、来週試す頼み方を決める。 候補から1つ選び、全員で1週間試します

うまくいかなかった例を出した人を責めないことは、最初の会で社長が伝えます。失敗の例こそ、ほかの人が同じ失敗をしないための材料です。会の中で出た困りごとと、その場で決めた防ぎ方も、見本の1枚に書き足しておきます。

見本の1枚には、確かめる所も一緒に足す

推進役が見本に足すときは、頼み方だけでなく、確かめる所も書きます。

• 頼み方の文をそのまま書く。 コピーして使えるようにします
• 確かめる所を書く。 「日付と金額は元のメールで確かめる」のように、人が見る所を添えます
• 誰の工夫かを書く。 見本のもとになった人の名前を添えると、次も出してもらいやすくなります

見本が業務ごとに増えてきたら、AIが自動で読み込む形にまとめます。

話が出なくなったら、業務を絞り直す

会を続けていると、メモが減り、話が出なくなる週が来ます。そのときは、やり方を少し変えます。

• その月の業務を1つに絞る。 「今月は見積もりの文面だけ」のように、全員が同じ業務で試すと、比べやすく、話が出やすくなります
• 推進役が先に1つ見せる。 メモが少ない週は、推進役が自分の例を先に見せて、話のきっかけを作ります
• 時間を短くする。 見せることがない週は、5分で終えてかまいません。会を開くこと自体を続けることが大事です

社長が自分の例を出し続けることも、会が続く理由になります。社長が使っていないと、社員は「本当に使ってよいのか」と迷います。

会に出られない人にも、一覧と見本を届ける

現場に出ている社員や、時間の合わないパートの人は、会に出られないことがあります。

• 一覧と見本をチャットで送る。 会のあとに、その週の一覧と、足した見本を社内のチャットに送ります
• メモはいつでも書けるようにする。 会に出られなくても、メモの場所に書けば一覧に入るようにします
• 聞きたいことの窓口を書く。 推進役の名前と、聞き方を一覧の最後に書いておきます

見本をスキルにし、確かめる所はAIの外に置く

見本を Skills にまとめる。 Skills（スキル）は、AIに渡す手順書・見本・道具を1つにまとめたものです。頼まれた内容に合うときにAIが自動で読み込むので、毎回同じ説明をしなくても、AIの働きが安定します。見せ合いで集まった頼み方と見本の文をスキルにすれば、新しく入った人も、初日から同じ質で使えます。

確かめる所は、AIの外に置く。 AIそのもの以外の、指示・道具・点検の仕組みを設計することを、ハーネスエンジニアリングと呼ぶことがあります。ここでは、見本に確かめる所を書き添えること、来週試す頼み方を推進役が決めること、外に出す文を人が確かめることがそれに当たります。

費用はAIの利用料が週に4円ほど

必要な人は3役で、続けると決めるのは社長

• 社員：うまくいったこと、うまくいかなかったことをメモし、会で見せ合う
• 推進役：一覧をまとめ、会を進め、見本に足して配る
• 社長：最初の会で「責めない」と伝え、自分も例を出し、会を続けると決める

1か月で習慣になり、3か月で見本が業務ごとにそろう見込み

1. 1週目：社長が最初の会で趣旨を伝え、自分の例を1つ見せる
2. 2〜4週目：毎週同じ曜日に会を開き、見本に足していく
3. 2か月目：業務ごとの見本が増え、スキルにまとめ始める
4. 3か月目：見本の数と、メモにある時間の変化を、推進役が月に1回社長に伝える

推進役と社長の月1回の打ち合わせの進め方は、AI推進の月1回の打ち合わせ｜1枚の報告で社長が30分で決めるで説明しています。

まとめ

• 社員の工夫を全員の使い方にするために、毎週15分の見せ合いの会を開く
• 社員はうまくいったこと、うまくいかなかったことを4つの欄で短くメモする
• AIが全員のメモを1枚の一覧にまとめ、会では上から見て、来週試す頼み方を1つ決める
• 推進役は、頼み方と確かめる所をその週のうちに見本に足して配る
• うまくいかなかった例も責めずに出してもらい、社長も自分の例を出す