AIに入れる前の情報の伏せ方｜名前と番号を置き換え、戻して確かめる

この記事では、生成AIの社内ルールの作り方｜A4で1枚、社員が安心して使える3つの決めごとで「伏せれば入れてよい」とした情報を、実際にどう伏せるかを説明します。

一言でいうと、顧客の名前、電話番号、住所、金額などを、置き換え表を使って「A社」「顧客1」のような記号に置き換えてからAIに頼む。AIは記号のまま文を整える。返ってきた下書きを置き換え表で元に戻し、名前と数字を元の資料と照らしてから送る。置き換え表そのものはAIに渡さないという形です。

経営への効果は、安心してAIに任せられる仕事を増やすこと

社内ルールで「顧客の情報は入れない」とだけ決めると、顧客へのメールや見積もりの文面など、AIが一番役に立つ仕事に使えなくなります。かといって、何でもそのまま入れてよいとすると、情報の扱いが心配です。

伏せ方を決めておけば、顧客に関わる文章の仕事でもAIを使えます。社員も「これは入れてよいのか」と迷わずに済み、AIで浮く時間が会社全体に広がります。

個人情報をAIに入れるときは、目的と学習の有無を確かめる

個人情報保護委員会は、2023年6月2日の「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」で、事業者が生成AIを使うときの注意点を示しています。

• 利用目的の範囲か：個人情報を含む指示を入力するときは、その個人情報の利用目的を達成するために必要な範囲内かを十分に確認する
• 学習に使われないか：本人の同意を得ずに個人データを含む指示を入力し、その個人データが答えを出す以外の目的で扱われると、個人情報保護法に違反する可能性がある。そのため、AIのサービスを提供する会社が、入力を機械学習に使わないことなどを十分に確認する

会社で契約した、入力をAIの学習に使わないプランで使うことが前提です。そのうえで、名前や番号を伏せれば、AIに渡す個人情報そのものを減らせます。法律の判断で迷うときは、専門家に確かめてください。2026年10月時点の情報です。

今は、伏せ方が社員ごとにばらばらになっている

「伏せれば可」とルールに書いても、伏せ方を決めていないと、社員ごとにやり方が違います。名前だけ消して電話番号が残っていたり、「〇〇様」と消したために、AIの返事のどこに誰の名前を戻せばよいか分からなくなったりします。

伏せたあとに元に戻す手間が大きいと、結局そのまま入れてしまう人も出てきます。伏せ方と戻し方を、簡単な手順として決めておくことが大事です。

伏せ、AIに頼み、戻して、確かめる

1 伏せる（社員）。 置き換え表を見ながら、元の文の名前や番号を記号に置き換えます。

2 頼む（AI）。 記号に置き換えた文をAIに渡し、文を整えたり下書きを作ったりしてもらいます。

3 戻す（社員）。 返ってきた下書きの記号を、置き換え表で元の名前や番号に戻します。

4 確かめる（社員）。 送る前に、名前と数字を元の資料と照らします。

何を、どんな記号に置き換えるかを決めておく

記号は、同じ人や会社には同じ記号を使います。「A社」を途中で「B社」と書いてしまうと、戻すときに取り違えます。口座番号のように、文を整えるのに要らないものは、記号にせず消します。

置き換え表は、紙か社内のファイルで持つ

置き換え表は、元の名前と記号の対応を書いた表です。

• AIに渡さない。 置き換え表をAIに貼ると、伏せた意味がなくなります
• 使い終わったら消すか、決まった場所に保管する。 その日だけの表なら、送ったあとに消します
• 置き換えは文書作成ソフトの「置換」で行う。 表計算や文書のソフトの置換の機能を使えば、手で書き換えるより漏れが減ります

伏せる作業そのものをAIに頼むと、元の名前をAIに渡すことになります。伏せるのは、AIに渡す前に人が行います。

AIへの頼み方と、返ってくる下書きはこうなる

AIに渡す指示（見本。内容は架空です）：

下は、取引先への納期の遅れのお詫びのメールの下書きです。名前や金額は【 】や記号で伏せてあります。記号はそのまま残して、丁寧で分かりやすい文に整えてください。記号を別の名前に書き換えたり、新しい記号を作ったりしないでください。

担当者X様、A社の件、【商品1】の納品が【日付1】から【日付2】に遅れます。申し訳ありません。

返ってくる下書き（見本）：

担当者X様 いつもお世話になっております。 A社様向けの【商品1】につきまして、納品日が当初の【日付1】から【日付2】に遅れることとなりました。ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

社員は、置き換え表で「担当者X」「A社」「【商品1】」「【日付1】」「【日付2】」を元に戻してから送ります。

戻したあとは、名前と数字を1つずつ照らす

戻す作業で、取り違えや戻し忘れが起きることがあります。送る前に、次の3つを確かめます。

• 記号が残っていないか。 「【」や「A社」が残っていないかを、検索の機能で探します
• 名前の取り違えがないか。 戻した名前が、元の資料の名前と合っているかを照らします
• 数字が合っているか。 日付や金額が、元の資料と同じかを照らします

AIの答えの確かめ方は、生成AIの間違いの確認方法｜社員が見つけられる4つの確かめどころで説明しています。

伏せても意味が通るよう、要る情報は言葉で残す

伏せすぎると、AIが文の意味を取れず、よい下書きになりません。文を整えるのに要る情報は、名前を伏せたまま言葉で残します。

• 関係を残す。 「A社（長年の取引先）」「顧客1（初めての問い合わせ）」のように、相手との関係を一言添えます
• 数字は大きさだけ残す。 金額を伏せるときも、「約50万円の見積もり」のように大きさが要る文なら、丸めた数字で残します。正しい金額は戻すときに入れます
• 日付は順番が分かるようにする。 【日付1】【日付2】のように番号を付け、どちらが先かが分かるようにします

どこまで残してよいかに迷ったら、社内ルールの表を見て、社長か推進役に聞きます。迷った例は、表に足していきます。

写真や添付ファイルにも、伏せるものが写っていないか見る

AIには文章だけでなく、写真やPDFを渡すこともあります。文章を伏せても、添付の中に名前や番号が残っていることがあります。

• 写真の中の文字を見る。 名刺、伝票、画面の写真には、名前や電話番号が写っています
• PDFは要る所だけ切り出す。 契約書や請求書をまるごと渡さず、要る部分だけを文字で貼ります

伏せ方の決まりをスキルにし、置き換えはAIの外で行う

伏せ方の決まりを Skills にまとめる。 Skills（スキル）は、AIに渡す手順書・見本・道具を1つにまとめたものです。頼まれた内容に合うときにAIが自動で読み込むので、毎回同じ説明をしなくても、AIの働きが安定します。ここでは、「記号はそのまま残す」「新しい記号を作らない」「記号を別の名前に書き換えない」という決まりをスキルにしておくと、毎回の指示が短くなります。

置き換えは、AIの外で行う。 AIそのもの以外の、指示・道具・点検の仕組みを設計することを、ハーネスエンジニアリングと呼ぶことがあります。ここでは、伏せる作業と戻す作業を人がソフトの置換で行うこと、置き換え表をAIに渡さないこと、送る前に名前と数字を照らすことがそれに当たります。

費用は、法人向けプランの月数千円から始められる

伏せて頼むやり方は、会社で契約した法人向けのプランのチャットで、そのまま使えます。費用は1人あたり月数千円です。置き換えの作業は、ふだん使っている文書や表計算のソフトの置換の機能で行えます。法人向けプランで確かめることは、生成AIの法人契約で確かめる5つのこと｜会社の情報を学習に使わせないにまとめています。

必要な人は2役で、伏せる範囲を決めるのは社長

• 社長：何を伏せ、何を消すかを決め、社内ルールの表に書く
• 社員：置き換え表で伏せてAIに頼み、戻して確かめてから送る

1か月で手順が身につき、迷う社員が減る見込み

1. 1週目：社長が、伏せるものと記号の決め方を表にして配る
2. 2週目：社員が、お詫びや案内のメールで伏せて頼むやり方を試す
3. 3〜4週目：迷った場面を集め、表に例を足す
4. 2か月目から：よく使う頼み方と伏せ方をスキルにまとめる

伏せる作業をAIに頼むと失敗する

よくある失敗は次の3つです。

• 伏せる作業をAIに頼む。 元の名前をAIに渡すことになり、伏せた意味がなくなります
• 記号を使い回す。 別の会社に同じ「A社」を使うと、戻すときに取り違えます
• 戻したあと確かめない。 記号の残りや取り違えに気づかないまま送ってしまいます

まとめ

• 「伏せれば入れてよい」情報は、置き換え表で名前や番号を記号にしてからAIに頼む
• AIには記号をそのまま残させ、新しい記号を作らせない
• 伏せる作業と戻す作業は、人がソフトの置換で行い、置き換え表はAIに渡さない
• 送る前に、記号の残り、名前の取り違え、数字を元の資料と照らす
• 個人情報を入れるときは、利用目的の範囲かと、学習に使われないかを確かめる