年末調整の申告書を回収した日に点検。空欄と前年との違いは表、依頼文はAIで

この記事では、年末調整を11月に慌てない。178万円の壁の案内と書類の確認をAIで手伝うの「回収した申告書の内容を表に入れ、空欄と前年との違いに印を付ける」を、仕組みとして作る方法を説明します。

一言でいうと、回収した申告書の中身を表に入れる。空欄、前年の申告書との違い、社員の一覧との食い違いを、計算で印にする。印の付いた社員にだけ、AIが「どの欄を、なぜ確かめてほしいか」から出し直しのお願いを下書きし、担当者が確かめて送るという形です。家族の名前やマイナンバーなどの中身はAIに渡さず、欄の名前と理由だけを渡します。締め切りのあとに不備に気づく、をなくします。

今年は様式も基準も変わり、記入の間違いが増えやすい

令和8年度の税制改正で、給与の収入について所得税がかからない水準が160万円から178万円に引き上げられ、年末調整では改正後の基準で1年分の所得税を精算します（SmartHR Mag.とjinjerの解説による）。SmartHR Mag.によると、年末調整で使う書類の様式も変わる予定で、国税庁が事前に情報を出しています。同じ解説は、申告書の「給与所得」や「合計所得金額」の欄の記入にとくに注意を促すよう呼びかけています。

基準と様式が変わる年は、社員が去年の書き方のまま書いたり、新しい欄を書き漏らしたりしやすくなります。家族の収入の見込みで、配偶者や扶養の家族の欄の書き方が変わることもあります。

細かい基準と様式は、国税庁の最新の資料と顧問の税理士で確かめてください。2026年10月時点の情報です。

今は締め切りのあとに1枚ずつ見て、不備に気づく

多くの小さな会社では、申告書の点検が次のように行われています。

締め切りの日に、社員から申告書がまとめて集まる
担当者が、ほかの仕事の合間に1枚ずつ目で見る
不備に気づくのは、締め切りの数日後。社員に声をかけて出し直してもらう
出し直しが遅れ、給与ソフトへの入力が12月の給与の締めぎりぎりになる

前年と家族の状況が変わったのに書き忘れている、という間違いは、1枚だけ見ても気づきにくいものです。

表に入れ、計算で印を付け、AIが依頼文を書き、担当者が送る

回収した申告書の中身を表に入れ、空欄と前年との違いと社員の一覧との食い違いを計算で印にする。印の付いた社員にだけ、欄の名前と理由からAIが出し直しのお願いを下書きし、担当者が確かめて送る。家族の名前やマイナンバーはAIに渡さない

仕組みは4つの段でできています。

1. 入れる：回収した日に、申告書の中身を表に入れる。 申告書を受け取ったら、その日のうちに表に入れます。電子で申告してもらう仕組みなら、その出力を使います。前年の申告書の中身も、同じ形で表に残しておきます。

2. 照らす：空欄と前年との違いと食い違いを、計算で印にする。 ここはAIの仕事ではありません。

書くべき欄が空いているものに印を付ける
前年と比べて、扶養の家族の人数や続柄、配偶者の欄が変わっているものに印を付ける（変わったのが正しいか、変わっていないのが正しいかを確かめるため）
社員の一覧（住所、家族の届け出）と食い違うものに印を付ける
今年の様式で新しくなった欄が空いているものに印を付ける

3. 下書きする：印の付いた社員に、AIが出し直しのお願いを書く。 AIに、印の付いた欄の名前と、印の理由だけを渡し、その社員へのお願いを下書きさせます。

どの書類の、どの欄を確かめてほしいか
なぜ確かめてほしいか（空いている、前年と違う、届け出と違う）
いつまでに、どうやって出し直すか

家族の名前、収入の額、マイナンバーなど、欄の中身はAIに渡しません。

4. 確かめて送る：担当者が確かめて送り、出し直しを記録する。 担当者が、印と下書きを照らして確かめ、社員に送ります。出し直しが届いたら表を直し、印が消えたことを確かめます。印が消えない社員は一覧で残ります。

依頼文の型をスキルにし、点検と個人の情報はAIの外に置く

この仕組みが毎回同じ質で回るかどうかは、AIに渡す決まりと、AIの外の仕組みで決まります。作る側から見ると、ここが「AIを使う」と「使いこなす」の差です。

出し直しのお願いの型を Skills にまとめる。 Skills（スキル）は、AIに渡す手順書・見本・道具を1つにまとめたものです。頼まれた内容に合うときにAIが自動で読み込むので、毎回同じ説明をしなくても、AIの働きが安定します。ここでは、次のものをスキルにします。

お願いの型：確かめてほしい欄、理由、締め切りと出し直しの方法の並べ方
会社の言葉：書類の呼び方、担当者の名前、やわらかい言葉づかいの見本
書いてはいけないこと：正しい書き方の断定（「ここは〇〇と書いてください」）、税額や控除の判断、社員を責める言い方、欄の中身

点検と、個人の情報は、AIの外に置く。 AIそのもの以外の、指示・道具・点検の仕組みを設計することを、ハーネスエンジニアリングと呼ぶことがあります。ここでは、申告書の中身を社内の表で持つこと、空欄と前年との違いと食い違いを表の計算で出すこと、AIには欄の名前と理由だけを渡すこと、税額を給与ソフトで計算することがそれに当たります。個人の情報をAIに渡さずに、依頼文の手間だけをAIに任せられます。

前年との違いが、書き忘れを見つける

この仕組みでいちばん効くのは、前年の申告書と比べることです。

子どもが生まれた、家族が独立した、配偶者が働き始めた、といった変化は、本人が書き忘れやすいところです
前年と違うところに印が付けば、変わったのが正しいかを本人に確かめてもらえます
前年と同じところも、社員の一覧の届け出と食い違えば印が付きます

確かめてもらうのは、どこが正しいかを会社が決めるためではなく、本人に見直してもらうためです。正しい書き方は、本人と担当者、迷うときは税理士で決めます。

担当者の仕事は、印を確かめ、送ることになる

仕組みが入ると、申告書の点検は次のように変わります（想定です）。

	今まで	仕組みが入ったあと
点検する時期	締め切りのあと	回収した日
点検の仕方	1枚ずつ目で見る	表の計算で印
前年との違い	気づきにくい	印が付く
出し直しのお願い	一人ずつ書く	欄の名前と理由から下書き
出し直しの追いかけ	担当者の記憶	印が消えない社員が一覧に残る

経営への効果は、期限内に正しく終えること

効果は、前提を置いて考えます。仮に社員が30人で、1人分の申告書を目で見る時間が10分、表の印を確かめる時間が3分になれば、30人で3時間半ほどが浮きます。出し直しのお願いを一人ずつ書く手間も減ります。年に一度の仕事なので、時間の効果は大きくありません。

大きいのは、期限内に正しく終えられることです。不備に早く気づけば、出し直しも早くなり、12月の給与での精算に間に合います。間違ったまま年末調整を終えると、あとから直すために、社員にも担当者にも手間がかかります。基準と様式が変わる今年は、その手間が増えやすい年です。

費用はほとんど要らず、AIの利用料は1人1円ほど

作る順番と、かかる日数

表の形と、印を付ける決まり（どの欄が空いていたら、何が前年と違ったら）を決める（会社：担当者、2時間。今年の様式は国税庁の資料で確かめる）
前年の申告書の中身を表に入れる（会社：担当者、社員の数による）
出し直しのお願いの型を決める（会社：担当者、30分）
印の計算を表に作り、頼み方をスキルにする（作る人、0.5人日。表計算で作れます）

作る費用

作る費用＝作る人の日数（人日）× 1日あたりの単価

作る側の目安は0.5人日です。会社で契約したAIのチャットに型を保存し、印の計算を表計算で行うなら、作る費用はかかりません。

毎月の費用

費用	中身	想定の会社での目安
AIの利用料	出し直しのお願い1人分の下書き	1人あたり約1円（下の計算）
表計算・給与ソフト	すでに使っているもの	追加0円の想定
保守	様式が変わったら表の形を直す	年1回

AIの利用料は、読ませた量と書かせた量で決まります。2026年10月7日時点のAnthropic社のClaude（Sonnet 5.5）の公式料金は、読ませる量100万トークン（AIが文字を数える単位）あたり2ドル、書かせる量100万トークンあたり10ドルです。欄の名前と理由とスキルで1,500トークンを読ませ、お願いの文で300トークンを書かせると見積もると、0.006ドル、1ドル150円で約0.9円です。

何か月で取り戻せるか

時間だけで取り戻すものではなく、費用もほとんどかかりません。かかるのは、最初に表の形と印の決まりを作る時間です。2年目からは、前年の表がそのまま比べる相手になります。

必要な人は2役で、正しい書き方を決めるのは本人と専門家

役	誰が	すること	時間
点検する人	総務や経理の担当者	回収した日に表に入れ、印を確かめ、お願いを送り、出し直しを追う	1人数分
作る人	担当者か、社内の詳しい人	表の形と印の計算を作り、頼み方をスキルにする	最初の0.5人日

迷う書き方は、本人と担当者で決めず、税理士に聞きます。

1年目で印の決まりがそろい、2年目から前年との比べが効く見込み

どこまでいけるかは、前年の表を残せるかで決まります。目安は次のとおりです。

時期	見込み
1年目	印の決まりを使いながら直す。前年分は紙から表に入れる
2年目	前年の表と自動で比べられ、書き忘れの印が効く
3年目	よくある印と出し直しの理由が分かり、案内の書き方を直せる

効果を確かめるには、次の3つを記録します。

回収から点検が終わるまでの日数：毎年記録します
出し直しの数と理由：翌年の案内とよくある質問を直す材料にします
締め切りまでに出し直しが終わらなかった数：仕組みの効き目を見ます

個人の情報をAIに渡すと失敗する

作る側から見て、よくある失敗は次の4つです。

申告書の中身をそのままAIに渡す。 欄の名前と理由だけを渡し、家族の名前、収入、マイナンバーは渡しません
AIに正しい書き方を決めさせる。 お願いは「確かめてほしい」までにし、書き方は本人と担当者、迷うときは税理士で決めます
締め切りの日にまとめて点検する。 回収した日に表に入れて印を見ます
前年の表を残さない。 翌年の比べる相手がなくなります

社員の家族の情報やマイナンバーは、とても大事な個人の情報です。社内の表の置き場所と見られる人を決め、AIに渡さない情報を社内ルールに書いておきます。決め方は社員が安心してAIを使える会社にする、A4で1枚の社内ルールにまとめています。

まとめ

回収した申告書の中身を、その日のうちに社内の表に入れ、前年の分も同じ形で残す
空欄、前年との違い、社員の一覧との食い違い、新しい欄の空きを、表の計算で印にする
印の付いた社員にだけ、欄の名前と理由からAIが出し直しのお願いを下書きする。欄の中身はAIに渡さない
担当者が確かめて送り、印が消えるまで追う。正しい書き方は本人と担当者、迷うときは税理士で決める
費用はほとんどかからず、AIの利用料は1人約1円。税額の計算は給与ソフトで行う