デイサービスの連絡帳を毎日具体的に。介護記録からAIがご家族向けに下書き

この記事では、介護の人手不足をAIで補う方法。記録の時間を減らし、利用者と過ごす時間を増やすの「ご家族への連絡は、記録からAIが下書きする」を、デイサービスの連絡帳を例に、仕組みとして作る方法を説明します。

一言でいうと、夕方に、その日の介護記録と食事などの記録を集める。体調の変化やけががある利用者は、電話で伝える側に分け、AIの文にはしない。AIが、ふだんの様子をご家族向けのやわらかい文に下書きし、職員が事実を確かめて一言足して、連絡帳で渡すという形です。送迎の前に慌てて書いていた連絡帳を、確かめて一言足す仕事にします。

介護職員は足りず、職員の時間は利用者のために使いたい

親の記事で触れたとおり、厚生労働省が2024年7月に公表した推計では、2026年度に必要な介護職員の数は約240万人で、2022年度の約215万人から約25万人の増加が必要とされています。新しく採用するだけでこの人数を埋めるのは簡単ではありません。

人が足りないなかで、職員の時間は、できるだけ利用者と過ごすことに使いたいところです。ところが、デイサービスの1日の終わりには、利用者ごとの連絡帳を書く時間が要ります。

今は連絡帳が、送迎の前の慌ただしい時間に書かれている

多くの小さなデイサービスでは、連絡帳が次のように書かれています。

1. 午後のレクリエーションが終わると、送迎の準備が始まる
2. その合間に、職員が利用者ごとの連絡帳に、その日の様子を書く
3. 時間がないので、「元気に過ごされました」「お食事は完食です」のような決まり文句になる
4. ご家族は、毎日同じような文しか読めず、デイサービスでの様子が見えない

ご家族にとって、連絡帳はデイサービスでの様子を知るほとんど唯一の手がかりです。具体的な一言があるかどうかで、安心の度合いが変わります。

集め、大事なことを分け、AIが書き、職員が渡す

仕組みは4つの段でできています。

1. 集める：その日の介護記録と食事などの記録を集める。 午後の早い時間に、利用者ごとに次のものをまとめます。

• 介護記録（職員が話して残した記録でもかまいません）
• 体温や血圧などの記録、食事の量、入浴の有無
• レクリエーションでの様子の一言（「書道で『秋』を書いて、ほかの方に見せていた」）

2. 分ける：体調の変化やけがは、電話で伝える側に分ける。 ここは決まりの仕事です。

• 体温や血圧が事業所で決めた範囲を外れた、転んだ、けがをした、食事がいつもよりかなり少ない、といった記録には印をつけます
• 印のついた利用者のことは、AIの文にせず、生活相談員や看護職員が電話か直接でご家族に伝えます
• 利用者の名前は、AIに渡す前に番号に置き換えます

3. 下書きする：AIがふだんの様子をやわらかい文にする。 AIが、印のついていない記録から、ご家族向けの連絡帳の文を下書きします。その日の様子、楽しまれていたこと、食事と入浴のこと、の順番に書きます。記録にないことは書かせません。

4. 渡す：職員が事実を確かめ、一言足して渡す。 職員が下書きを読み、記録と合っているかを確かめます。自分が見た様子を一言足して、連絡帳に書き写すか、印刷して貼って渡します。

事業所の言葉をスキルにし、体調と判断はAIの外で持つ

この仕組みが毎日同じ質で回るかどうかは、AIに渡す決まりと、AIの外の仕組みで決まります。作る側から見ると、ここが「AIを使う」と「使いこなす」の差です。

事業所の言葉と連絡帳の型を Skills にまとめる。 Skills（スキル）は、AIに渡す手順書・見本・道具を1つにまとめたものです。頼まれた内容に合うときにAIが自動で読み込むので、毎回同じ説明をしなくても、AIの働きが安定します。ここでは、次のものをスキルにします。

• 連絡帳の型：様子、楽しまれていたこと、食事と入浴の順番と、3〜5行の長さ
• 事業所の言葉：ご家族への呼びかけ方、利用者の呼び方
• 書いてはいけないこと：記録にない様子、体調や病気の推測、ほかの利用者の名前、ケアの判断
• 印をつける決まり：体温や血圧の範囲、転倒やけがの言葉、食事の量の目安

体調の変化と、ケアの判断は、AIの外で持つ。 AIそのもの以外の、指示・道具・点検の仕組みを設計することを、ハーネスエンジニアリングと呼ぶことがあります。ここでは、体温や血圧を決めた範囲と照らして印をつけること、印のついた利用者をAIの文にしないこと、名前を番号に置き換えることがそれに当たります。ご家族に大事なことをどう伝えるかを、AIに決めさせることはしません。

職員の仕事は、記録を残し、一言足すことになる

仕組みが入ると、連絡帳は次のように変わります（想定です）。

	今まで	仕組みが入ったあと
書く時間	送迎の前の慌ただしい時間	下書きを確かめて一言足す
中身	決まり文句になりがち	記録にある具体的な様子が入る
体調の変化	連絡帳に書くか、電話かが人による	印がつき、電話で伝える側に分かれる
職員ごとの差	書き方がばらばら	事業所の言葉でそろう
ご家族	毎日同じような文を読む	その日の様子が分かる

経営への効果は、ご家族に安心して使い続けてもらうこと

効果は、前提を置いて計算します。仮に、1人分の連絡帳に5分かかっていたものが、下書きを確かめて一言足す2分になれば、1人3分が浮きます。利用者25人、月22日の営業なら月550件で約27時間、1時間あたりの人件費を仮に1,600円として月約4万4,000円分です。

ただ、この仕組みの価値は時間だけではありません。ご家族が毎日の様子を具体的に知れれば、安心して利用を続けてもらえます。ご家族の安心は、ケアマネジャーやほかの家族への紹介にもつながります。浮いた時間は、送迎の前に利用者と話す時間や、職員が定時に帰る時間に戻せます。介護記録を話して残す仕組みは、介護記録を話すだけで下書きにする。職員の残業を減らすAIの仕組みで説明しています。この記事の仕組みは、その記録を使います。

費用は作る費用が中心で、AIの利用料は月740円ほど

作る順番と、かかる日数

1. 連絡帳の型と、書いてはいけないこと、印をつける決まりを決める（事業所：管理者と生活相談員、看護職員、半日）。ご家族に喜ばれた連絡帳を見本に集めます。ここがいちばん大事です
2. 介護記録と食事などの記録の形をそろえる（事業所：管理者、半日）
3. 記録を集め、印をつけ、名前を置き換える仕組みを作る（作る人、1人日）
4. AIの下書きと、職員への届け方を作る（作る人、1人日）
5. 1か月、利用者数人で試して直す（作る人、0.5人日）

作る費用

作る費用 ＝ 作る人の日数（人日）× 1日あたりの単価

上の手順3〜5で、作る側の目安は合計2.5人日です。

毎月の費用

費用	中身	想定の事業所での目安
AIの利用料	1人分の連絡帳の下書きごとにかかる	月550件で740円ほど（下の計算）
記録のソフト・表計算	すでに使っているもの	追加0円の想定
保守	型と印をつける決まりの更新	月1時間

AIの利用料は、読ませた量と書かせた量で決まります。2026年10月7日時点のAnthropic社のClaude（Sonnet 5.5）の公式料金は、読ませる量100万トークン（AIが文字を数える単位）あたり2ドル、書かせる量100万トークンあたり10ドルです。1件あたり記録とスキルで2,500トークンを読ませ、400トークンを書かせると見積もると、0.009ドル、1ドル150円で約1.4円です。月550件で740円ほどです。

何か月で取り戻せるか

取り戻すまでの月数 ＝ 作る費用 ÷（月に浮く金額 − 毎月の費用）

仮に作る費用が15万円、毎月の費用（利用料と保守の時間）を2,400円とすると、月約4万4,000円分が浮く事業所でおよそ4か月です。利用者が10人ほどの事業所なら、連絡帳の型と印をつける決まりだけ作り、管理者が事業所で契約したAIのチャットに、名前を番号に置き換えた記録を貼って下書きするやり方で十分です。

必要な人は3役で、大事なことを伝えるのは相談員と看護職員

役	誰が	すること	時間
記録を残す人	介護職員	その日の様子を記録に残す。下書きを確かめて一言足す	1人2分
大事なことを伝える人	生活相談員か看護職員	印のついた利用者のご家族に電話で伝える	必要なとき
作る人	事業所の詳しい人か、外の作り手	集める、印、下書き、届け方を作る	最初の2.5人日

いちばん大事なのは、印をつける決まりを看護職員と一緒に決めることです。どんなときに電話で伝えるかは、事業所の判断です。

1か月で型がそろい、半年でご家族の声の変化が分かる見込み

どこまでいけるかは、記録がどれだけ具体的に残るかと、型がどれだけ育つかで決まります。目安は次のとおりです。

時期	見込み
最初の1か月	利用者数人で試す。職員が直したところを型と見本に足す
3か月	すべての利用者に広がる。連絡帳の書き方がそろう
半年	連絡帳にかかる時間と、ご家族からの声や問い合わせを、仕組みの前と比べられる

効果を確かめるには、次の3つを導入の前と後で比べます。

• 連絡帳にかかる時間：職員の時間を記録します
• ご家族からの声：連絡帳への返事や、送迎のときの声を記録します
• 利用を続けてくれた方の割合：やめた方の数と理由を記録します

体調の変化をAIの文で伝えると失敗する

作る側から見て、よくある失敗は次の4つです。

• 体調の変化やけがを、AIの文で伝える。 大事なことは、電話か直接で伝えます。印のついた利用者はAIの文にしません
• 記録にない様子をAIが書く。 「楽しそうに過ごされました」のような、記録にない様子を足すことがあります。記録と照らして直します
• 職員が一言足さずに渡す。 下書きのままだと、どの利用者も似た文になります。職員が見た様子を一言足します
• 利用者の名前をそのままAIに渡す。 番号に置き換えてから渡します

利用者とご家族の情報は、とても大事な個人の情報です。事業所で契約した、入力をAIの学習に使わないプランで扱い、事業所の決まりに書いておきます。決め方は社員が安心してAIを使える会社にする、A4で1枚の社内ルールにまとめています。

まとめ

• 夕方に、その日の介護記録と食事などの記録を利用者ごとに集める
• 体調の変化やけががある利用者は、印をつけて電話で伝える側に分け、AIの文にしない
• AIがふだんの様子をご家族向けのやわらかい文に下書きし、職員が事実を確かめて一言足して渡す
• 費用は作る費用が中心で、作る側の目安は2.5人日。AIの利用料は月740円ほど。小さな事業所は型とチャットで十分
• 効果は、連絡帳にかかる時間、ご家族からの声、利用を続けてくれた方の割合で確かめる