清掃の見積を当日中に出す。金額は単価表で計算し、説明文はAIが下書き

この記事では、ビルメンテナンス・清掃の人手不足をAIで補う方法。報告書と欠員の連絡を速くするの「清掃の見積は、金額は計算で、説明文はAIで作る」を、仕組みとして作る方法を説明します。

一言でいうと、見積の依頼が来たら、現地で測った面積と床の種類、作業の種類と回数、写真を表に入れる。金額は決めた単価から表計算で出す。AIが、作業の範囲、回数、含まれないことを書いたお客様向けの説明文を下書きし、責任者が確かめて当日中に見積を出すという形です。現場から戻った夜に書いていた見積を、現地調査の日のうちに出せるようにします。

人が足りない会社ほど、見積が夜に回り、遅れる

親の記事で触れたとおり、帝国データバンクの2026年4月の調査では、「メンテナンス・警備・検査」の業種で正社員が足りないと答えた会社は65.9%で、51業種の中で6割を超えた7業種の1つでした（同社の発表）。

人が足りない清掃の会社では、営業と現場の責任者が同じ人であることが多くあります。日中は現場に入り、見積は夜に回ります。その結果、見積を出すまでに何日もかかり、その間にお客様がほかの会社に決めてしまうことがあります。

今は見積の説明文を、毎回ほぼ同じことで一から書いている

多くの小さな清掃の会社では、見積が次のように作られています。

1. 現地を見て、床の面積、床の種類、窓の数、トイレの数をメモする
2. 会社に戻り、単価表を見ながら電卓で金額を出す
3. 見積書に、作業の範囲、回数、含まれないことの説明を書く。毎回ほぼ同じことを一から書く
4. 責任者が現場から戻った夜に仕上げるので、出すのが翌日以降になる

説明文は大事です。「ワックスがけは含まれるのか」「窓の外側も拭くのか」があいまいだと、契約のあとに食い違いが起きます。それでも、毎回一から書くのは時間がかかります。

測り、表で計算し、AIが説明を書き、責任者が出す

仕組みは4つの段でできています。

1. 測る：現地で面積と作業を表に入れる。 現地調査のときに、スマートフォンで次のことを決まった表に入れます。

• 場所ごとの面積と床の種類（タイル、カーペット、フローリング）
• 作業の種類（日常清掃、定期清掃、ワックスがけ、窓、トイレ）と回数
• お客様の要望（「土曜は入れない」「エントランスは毎日」）
• 現地の写真（汚れの具合、入りにくい場所）

2. 計算する：決めた単価から金額を表計算で出す。 ここは計算の仕事です。

• 面積と作業の種類と回数から、会社で決めた単価で金額を出します
• 汚れがひどい場所や高い場所の割増も、決めた率で計算します
• 単価表にない作業には印をつけ、責任者が金額を決めます

3. 下書きする：AIが説明文を書く。 AIが、計算した明細と現地の情報から、お客様向けの説明文を下書きします。作業の範囲、回数と時間帯、含まれないこと、お客様にお願いすること（鍵の受け渡し、ゴミの置き場）の順番です。金額は表から決まった欄に差し込み、AIには書かせません。

4. 出す：責任者が確かめて、当日中に出す。 責任者が、明細と説明文が現地の状況と合っているかを確かめ、当日中に見積を出します。

会社の言葉と含まれないことをスキルにし、金額はAIの外で持つ

この仕組みが毎回同じ質で回るかどうかは、AIに渡す決まりと、AIの外の仕組みで決まります。作る側から見ると、ここが「AIを使う」と「使いこなす」の差です。

会社の言葉と説明の型を Skills にまとめる。 Skills（スキル）は、AIに渡す手順書・見本・道具を1つにまとめたものです。頼まれた内容に合うときにAIが自動で読み込むので、毎回同じ説明をしなくても、AIの働きが安定します。ここでは、次のものをスキルにします。

• 説明文の型：作業の範囲、回数と時間帯、含まれないこと、お願いすることの順番
• 含まれないことの一覧：作業ごとに、よく食い違いが起きること（窓の外側、高所、家具の移動、特殊な汚れ）
• 会社の言葉：作業の名前、お客様への言い回し、署名
• 書いてはいけないこと：金額、値引きの約束、できるか確かめていない作業、仕上がりの保証

金額は、AIの外で持つ。 AIそのもの以外の、指示・道具・点検の仕組みを設計することを、ハーネスエンジニアリングと呼ぶことがあります。ここでは、面積と単価から表計算で金額を出すこと、単価表にない作業に印をつけること、説明文の作業と明細の作業が合っているかを照らすことがそれに当たります。AIは計算を間違えることがあるので、金額をAIに出させることはしません。

責任者の仕事は、現地で入れて、確かめて出すことになる

仕組みが入ると、見積は次のように変わります（想定です）。

	今まで	仕組みが入ったあと
現地のメモ	紙に書き、会社で清書する	その場で表に入れる
金額	単価表を見て電卓で出す	表計算で出る
説明文	毎回一から書く	含まれないことまで下書きが出る
出す時期	翌日以降	現地調査の日のうちに
契約のあとの食い違い	説明の抜けから起きる	含まれないことが毎回書かれる

経営への効果は、他社より先に見積を出し、食い違いを減らすこと

効果は、前提を置いて計算します。仮に、1件の見積に2時間かかっていたものが、表に入れて下書きを確かめる45分になれば、1件75分が浮きます。月10件なら月約12時間、1時間あたりの人件費を仮に2,500円として月約3万1,000円分です。

ただ、この仕組みの価値は時間だけではありません。見積をほかの会社より先に出せれば、お客様と先に話を進められます。含まれないことが毎回書かれた見積は、契約のあとの「それもやってくれると思っていた」という食い違いを減らし、長く続く契約の土台になります。出した見積を追いかける仕組みは、出した見積を放っておかない。返事のない見積をAIで追いかけて受注を増やすで説明しています。

費用は作る費用が中心で、AIの利用料は月50円ほど

作る順番と、かかる日数

1. 単価表と割増の決まり、含まれないことの一覧を整える（会社：責任者と社長、半日〜1日）。契約のあとに食い違いが起きた例を書き出します。ここがいちばん大事です
2. 現地調査で入れる表の形を決める（会社：責任者、半日）
3. 表から金額を計算し、単価表にない作業に印をつける仕組みを作る（作る人、1人日）
4. AIの説明文の下書きと、見積書への差し込みを作る（作る人、1人日）
5. 1か月、定期清掃の見積だけで試して直す（作る人、0.5人日）

作る費用

作る費用 ＝ 作る人の日数（人日）× 1日あたりの単価

上の手順3〜5で、作る側の目安は合計2.5人日です。

毎月の費用

費用	中身	想定の会社での目安
AIの利用料	1件の見積の説明文ごとにかかる	月10件で50円ほど（下の計算）
表計算・スマートフォン	すでに使っているもの	追加0円の想定
保守	単価表と一覧の更新	月1時間

AIの利用料は、読ませた量と書かせた量で決まります。2026年10月7日時点のAnthropic社のClaude（Sonnet 5.5）の公式料金は、読ませる量100万トークン（AIが文字を数える単位）あたり2ドル、書かせる量100万トークンあたり10ドルです。写真は、Anthropic社の説明では、幅×高さ÷750がトークン数の目安で、幅1,000×高さ750の写真なら約1,000トークンです。1件あたり明細とスキルと写真3枚で7,000トークンを読ませ、1,500トークンを書かせると見積もると、0.029ドル、1ドル150円で約4.4円です。月10件で50円ほどです。

何か月で取り戻せるか

取り戻すまでの月数 ＝ 作る費用 ÷（月に浮く金額 − 毎月の費用）

仮に作る費用が15万円、毎月の費用（利用料と保守の時間）を2,600円とすると、月約3万1,000円分が浮く会社でおよそ5か月です。見積が月に数件の会社なら、単価表を表計算の式にし、含まれないことの一覧と明細を会社で契約したAIのチャットに貼って説明文を書かせるやり方で十分です。

必要な人は3役で、金額を決めるのは責任者

役	誰が	すること	時間
現地で入れる人	営業か責任者	面積、作業、要望、写真を表に入れる	現地調査の中で
確かめて出す人	責任者	明細と説明文を確かめ、単価表にない作業の金額を決めて出す	1件45分
作る人	社内の詳しい人か、外の作り手	計算、印、説明文の下書き、差し込みを作る	最初の2.5人日

いちばん大事なのは、含まれないことの一覧を育てることです。契約のあとに食い違いが起きたら、その中身を一覧に足します。

1か月で型がそろい、半年で受注の変化が分かる見込み

どこまでいけるかは、単価表と一覧がどれだけ整うかで決まります。目安は次のとおりです。

時期	見込み
最初の1か月	定期清掃の見積だけで試す。責任者が直したところを型と一覧に足す
3か月	日常清掃やスポットの清掃の見積にも広げる
半年	見積を出すまでの日数と、受注の割合と、契約のあとの食い違いを、仕組みの前と比べられる

効果を確かめるには、次の3つを導入の前と後で比べます。

• 見積を出すまでの日数：依頼の日と出した日を記録します
• 受注の割合：出した見積のうち、契約になった件数を数えます
• 契約のあとの食い違い：「含まれると思っていた」と言われた件数を数えます

金額や仕上がりの約束をAIに書かせると失敗する

作る側から見て、よくある失敗は次の4つです。

• 金額をAIに書かせる。 金額は単価表から計算します。AIは計算を間違えることがあります
• 仕上がりを約束する。 「新品同様に」「完全に落とします」のような言葉は書かせません
• 単価表にない作業をそのまま出す。 印のついた作業は、責任者が金額とできるかを確かめます
• 含まれないことの一覧を育てない。 食い違いが起きたら、一覧に足します

お客様の建物の情報は、外に出してはいけない情報です。会社で契約した、入力をAIの学習に使わないプランで扱い、社内の決まりに書いておきます。決め方は社員が安心してAIを使える会社にする、A4で1枚の社内ルールにまとめています。作業のあとの報告書の作り方は、清掃・点検の報告書を作業の日に届ける。点検表と写真からAIで下書きする仕組みで説明しています。

まとめ

• 現地調査で、面積と床の種類、作業の種類と回数、要望、写真を決まった表に入れる
• 金額は決めた単価から表計算で出し、単価表にない作業には印をつける
• AIが作業の範囲、回数、含まれないことを書いた説明文を下書きし、責任者が確かめて当日中に出す
• 費用は作る費用が中心で、作る側の目安は2.5人日。AIの利用料は月50円ほど。見積が少ない会社は式とチャットで十分
• 効果は、見積を出すまでの日数、受注の割合、契約のあとの食い違いで確かめる