卸の営業の訪問記録を車の中で終える。話したメモからAIが記録と提案の候補を下書き

この記事では、小さな卸売会社の事務をAIで減らす。受注の入力と値上げの案内から始めるの「営業の訪問記録は、話したメモからAIが下書きする」を、仕組みとして作る方法を説明します。

一言でいうと、営業が取引先を回ったあと、車の中でスマホに話したメモを残す。取引先の名前、過去の注文、新しい品目は台帳から入れる。AIが訪問記録と、次に提案できそうな品目の候補を下書きし、営業が確かめて直して台帳に残すという形です。夕方に会社へ戻ってから書いていた訪問記録を、移動の合間に終わらせます。

卸売会社の利益は、取引先ごとの細かな提案で守られる

親の記事で触れたとおり、経済産業省が2026年3月に行った調査では、中小企業の受注側で、価格交渉が行われた割合は90.7%でしたが、コスト上昇分のうち価格に乗せられた割合は54.2%でした（企業実務サポートの解説でも同じ数字が示されています）。上がった分の半分ほどしか価格に乗せられていません。

値上げだけで利益を守るのが難しいなかで、卸売会社にできることの1つは、取引先の困りごとや変化をつかみ、扱う品目を広げてもらうことです。そのもとになるのが、営業が取引先で聞いた話の記録です。

今は訪問記録が、夕方に思い出して書くか、書かずに終わっている

多くの小さな卸売会社では、営業の訪問記録が次のように書かれています。

営業が1日に何軒も取引先を回る
夕方に会社に戻り、その日の訪問を思い出しながら日報を書く
疲れている日は「訪問、特になし」と短く書くか、書かずに終わる
取引先が話していたこと（新しいメニュー、在庫の心配、店主の交代）が記録に残らない

記録が残らないと、営業が休んだり辞めたりしたときに、取引先との経緯が引き継げません。取引先が話していた困りごとが、提案につながらないまま忘れられます。

話し、台帳から入れ、AIが書き、営業が残す

営業が取引先を回ったあと、車の中でスマホに話したメモを残し、取引先の名前と過去の注文と新しい品目は台帳から入れる。AIが訪問記録と、次に提案できそうな品目の候補を下書きし、営業が確かめて直して台帳に残す

仕組みは4つの段でできています。

1. 話す：訪問のあと、車の中でスマホに話す。 取引先を出たら、次の訪問先へ向かう前に、車を止めてスマホに1分ほど話します。

どの取引先の、誰と話したか
話したこと（「来月から新メニューで〇〇を使う」「〇〇の在庫が切れないか気にしていた」）
頼まれたこと、約束したこと（「来週サンプルを持っていく」）

2. 確かめる：取引先の名前と過去の注文と新しい品目は台帳から入れる。 ここは台帳と表の仕事です。

取引先の正しい名前と担当者は、台帳から入れます
その取引先の過去の注文（よく買う品目、最近増えた品目、止まった品目）を、受注の記録から表にします
会社で新しく扱い始めた品目の一覧を、台帳から入れます

3. 下書きする：AIが訪問記録と提案の候補を書く。 AIが、話したメモと表から、決まった形の訪問記録を下書きします。あわせて、話の中身と過去の注文と新しい品目の一覧を照らして、次に提案できそうな品目の候補を挙げます。

4. 残す：営業が確かめて直し、台帳に残す。 営業が下書きを読み、話した内容と合っているかを確かめて直します。約束したことは、期限と一緒に表に入れます。提案の候補は、営業が使えると思ったものだけを次の訪問の準備に回します。

記録の型と品目の一覧をスキルにし、値段と約束はAIの外で持つ

この仕組みが毎回同じ質で回るかどうかは、AIに渡す決まりと、AIの外の仕組みで決まります。作る側から見ると、ここが「AIを使う」と「使いこなす」の差です。

記録の型と品目の知識を Skills にまとめる。 Skills（スキル）は、AIに渡す手順書・見本・道具を1つにまとめたものです。頼まれた内容に合うときにAIが自動で読み込むので、毎回同じ説明をしなくても、AIの働きが安定します。ここでは、次のものをスキルにします。

訪問記録の型：取引先、話した相手、話したこと、困りごと、頼まれたこと、次にすること
品目の知識：品目ごとの使い道、よく一緒に買われる品目、季節の品目
会社の言葉：品目の呼び方、取引先の業態の分け方
書いてはいけないこと：値段や値引きの約束、メモにない約束、取引先の内情の推測

値段と約束は、AIの外で持つ。 AIそのもの以外の、指示・道具・点検の仕組みを設計することを、ハーネスエンジニアリングと呼ぶことがあります。ここでは、取引先の名前と過去の注文を台帳から入れること、約束を期限と一緒に表に入れること、値段の話を記録に書かせないことがそれに当たります。値段は営業と上司が決め、見積は単価の表から作ります。

提案の候補は、営業が判断する材料にとどめる

AIが挙げる提案の候補は、あくまで材料です。

「新メニューで〇〇を使う」という話から、〇〇に合う調味料や包材を挙げる
「在庫が切れないか気にしていた」という話から、発注の頻度を増やす提案や、代わりの品目を挙げる
過去に買っていて最近止まった品目に気づかせる

どれを提案するかは、取引先の様子を知っている営業が決めます。営業が使わなかった候補と、その理由を記録すれば、品目の知識が育ちます。欠品のときの連絡の作り方は、欠品が分かったその日に取引先へ知らせる。在庫と受注からAIで連絡を下書きで説明しています。

営業の仕事は、話して、確かめることになる

仕組みが入ると、訪問記録は次のように変わります（想定です）。

	今まで	仕組みが入ったあと
書く時間	夕方に会社で思い出して書く	車の中で1分話す
中身	「特になし」で終わることがある	話したことと困りごとが残る
取引先の名前と注文	書き写すか書かない	台帳から入る
約束	手帳に書いたまま忘れることがある	期限と一緒に表に入る
引き継ぎ	営業の頭の中だけ	記録で引き継げる

経営への効果は、取引先の変化を提案につなげること

効果は、前提を置いて計算します。仮に、1件の訪問記録を書くのに10分かかっていたものが、話して下書きを確かめる2分になれば、1件8分が浮きます。営業3人で月200件なら月約27時間、1時間あたりの人件費を仮に2,500円として月約6万7,000円分です。

ただ、この仕組みの価値は時間だけではありません。取引先が話していた困りごとが記録に残れば、次の訪問で提案につなげられます。値上げだけで利益を守りにくい卸売会社にとって、扱う品目を広げてもらうことは、利益を守るもう1つの方法です。営業が休んだり辞めたりしても、取引先との経緯が記録で引き継げます。訪問のあとのお礼の作り方は、訪問のお礼をその日に送る。担当者の一言からAIが下書きする仕組みで説明しています。

費用は作る費用が中心で、AIの利用料は月360円ほど

作る順番と、かかる日数

訪問記録の型と、書いてはいけないことを決める（会社：社長と営業の上司、半日）。ここがいちばん大事です
取引先の台帳と、品目の一覧と、受注の記録を書き出せるようにする（会社：事務、半日〜1日）
話したメモを受け取り、台帳から名前と過去の注文を入れる仕組みを作る（作る人、1人日）
AIの訪問記録と提案の候補の下書き、営業への届け方を作る（作る人、1人日）
1か月、営業1人で試して直す（作る人、0.5人日）

作る費用

作る費用＝作る人の日数（人日）× 1日あたりの単価

上の手順3〜5で、作る側の目安は合計2.5人日です。

毎月の費用

費用	中身	想定の会社での目安
AIの利用料	1件の訪問記録の下書きごとにかかる	月200件で360円ほど（下の計算）
スマホ・台帳	すでに使っているもの	追加0円の想定
保守	型と品目の知識の更新	月1時間

AIの利用料は、読ませた量と書かせた量で決まります。2026年10月7日時点のAnthropic社のClaude（Sonnet 5.5）の公式料金は、読ませる量100万トークン（AIが文字を数える単位）あたり2ドル、書かせる量100万トークンあたり10ドルです。1件あたりメモと表とスキルで3,000トークンを読ませ、600トークンを書かせると見積もると、0.012ドル、1ドル150円で約1.8円です。月200件で360円ほどです。

何か月で取り戻せるか

取り戻すまでの月数＝作る費用 ÷（月に浮く金額 − 毎月の費用）

仮に作る費用が15万円、毎月の費用（利用料と保守の時間）を2,900円とすると、月約6万7,000円分が浮く会社でおよそ2.4か月です。営業が1〜2人の会社なら、記録の型だけ作り、営業が会社で契約したAIのチャットに話したメモを貼って下書きさせるやり方で十分です。

必要な人は3役で、提案を決めるのは営業

役	誰が	すること	時間
話して確かめる人	営業	訪問のあとに話し、下書きを確かめて直す	1件2分
見る人	営業の上司か社長	記録と約束の表を週に一度見る	週30分
作る人	社内の詳しい人か、外の作り手	台帳からの差し込み、下書き、届け方を作る	最初の2.5人日

いちばん大事なのは、訪問のたびに車を止めて話す習慣です。あとでまとめて話すと、夕方に書くのと同じになります。

1か月で型がそろい、半年で提案の変化が分かる見込み

どこまでいけるかは、メモがどれだけ残るかと、品目の知識がどれだけ育つかで決まります。目安は次のとおりです。

時期	見込み
最初の1か月	営業1人で試す。直したところを型に足す
3か月	営業の全員に広がる。約束の表が回り始める
半年	記録の件数と、提案から注文につながった品目の数を、仕組みの前と比べられる

効果を確かめるには、次の3つを導入の前と後で比べます。

訪問記録にかかる時間：営業の時間を記録します
記録の中身：「特になし」の記録が減ったかを見ます
提案から注文につながった品目の数：取引先ごとに数えます

値段や約束をAIに書かせると失敗する

作る側から見て、よくある失敗は次の4つです。

値段や値引きの話を記録に書かせる。 値段は営業と上司が決め、見積は単価の表から作ります
メモにない約束をAIが書く。 約束はメモにあるものだけにし、営業が確かめます
提案の候補をそのまま使う。 取引先の様子を知っている営業が選びます
取引先の名前をメモの書き方のまま残す。 台帳の名前と照らします

取引先の情報は、外に出してはいけない情報です。会社で契約した、入力をAIの学習に使わないプランで扱い、社内の決まりに書いておきます。決め方は社員が安心してAIを使える会社にする、A4で1枚の社内ルールにまとめています。

まとめ

営業が取引先を回ったあと、車の中でスマホに1分話して残す
取引先の名前、過去の注文、新しい品目は台帳から入れ、約束は期限と一緒に表に入れる
AIが訪問記録と、次に提案できそうな品目の候補を下書きし、営業が確かめて直して残す。提案を決めるのは営業
値段や値引きの話はAIに書かせない
費用は作る費用が中心で、作る側の目安は2.5人日。AIの利用料は月360円ほど。営業が少ない会社は型とチャットで十分