シフトの変更が外国人の社員に毎日伝わる。やさしい日本語と母国語でAIが連絡

この記事では、外国人の社員が早く一人で動ける会社に。手順と連絡をやさしい日本語でAIが書くの「毎日の連絡も同じ仕組みで出す」を、仕組みとして作る方法を説明します。

一言でいうと、担当者がシフトや作業の変更を一言で入れる。会社の言葉の対訳表と、確かめた安全の注意の言い方を、表から差し込む。AIがやさしい日本語と母国語の2つの連絡を下書きし、担当者が確かめて送る。社員は読んだら印を付け、分からないことはその場で聞けるという形です。口で伝えて、伝わったかどうか分からないまま進む毎日の連絡を、読み返せて、伝わったかが分かる連絡にします。

外国人の社員は増え、毎日の連絡の行き違いが手戻りになる

厚生労働省の「外国人雇用状況」の届出のまとめによると、2025年10月末の外国人労働者数は2,571,037人、外国人を雇う事業所は371,215か所で、どちらも届出が義務になった2007年以降で最も多い数でした（かいけつ！人事労務の解説でも同じ数字が紹介されています）。

手順書がそろっても、毎日の仕事は変わります。今日はラインを替える、明日は始まりが30分早い、この機械は点検中で使わない。こうした毎日の変更は、朝礼や口頭で伝えることが多く、日本語を勉強中の社員には聞き取れないことがあります。聞き取れなかった社員は、いつもどおりに動き、あとで直すことになります。

出入国在留管理庁と文化庁の「在留支援のためのやさしい日本語ガイドライン」は、文を短くして1つの文で言いたいことを1つにする、二重否定を使わない、敬語は丁寧語だけにする、漢字にふりがなをつける、といった書き方を示しています。毎日の連絡は短いので、この書き方がよく合います。

今は朝礼で口頭で伝え、伝わったかが分からない

多くの会社では、外国人の社員への毎日の連絡が次のように行われています。

朝礼で、責任者が日本語で今日の変更を話す
分かったかを聞くと「はい」と返ってくるが、本当に分かったかは分からない
日本語が分かる同じ国の社員に、通訳を頼むことがある。その社員の仕事が止まる
夕方に、伝わっていなかったことに気づき、直す

連絡アプリで文章を送っている会社でも、日本人向けの文章のままだと、翻訳アプリにかけても意味がずれることがあります。会社だけで使う言葉や略語は、翻訳アプリでは正しく訳せません。

入れ、表から言葉を差し込み、AIが2つで書き、担当者が送る

担当者がシフトや作業の変更を一言で入れ、会社の言葉の対訳表と確かめた安全の注意の言い方を表から差し込む。AIがやさしい日本語と母国語の連絡を下書きし、担当者が確かめて送り、社員は読んだ印を付けて分からないことを聞く

仕組みは4つの段でできています。

1. 入れる：担当者が変更を一言で入れる。 担当者が、連絡アプリや表に、変更を一言で入れます（「明日 Aライン 8時30分開始。2号機点検中」）。誰に送るかも選びます。

2. 差し込む：対訳表と安全の言い方を、表から差し込む。 ここはAIの仕事ではありません。

一言に出てきた会社の言葉（「Aライン」「2号機」「点検中」）を、会社の言葉の対訳表から探して、やさしい日本語と母国語の言い方を添える
「点検中」「使わない」のような安全にかかわる言葉が入っていれば、確かめた安全の注意の文（「2号機を使いません。電源を入れません」）とその訳を、表からそのまま差し込む
送る相手の母国語を、社員の一覧から拾う

3. 下書きする：AIがやさしい日本語と母国語の連絡を書く。 AIに、一言と、差し込んだ言葉と安全の注意を渡し、2つの連絡を下書きさせます。

やさしい日本語の連絡：1つの文で言うことは1つ。日時は「明日（10月18日）」のように両方書く。漢字にはふりがな
母国語の連絡：やさしい日本語の連絡と同じ中身
安全の注意は、表の文をそのまま使い、AIに書き直させない

4. 確かめて送る：担当者が確かめて送り、読んだ印と質問を受ける。 担当者が、下書きの日時と中身を一言と照らして送ります。社員は読んだら「分かりました」の印を付け、分からないことはその場で質問します。夕方までに印がない社員には、担当者が直接声をかけます。

連絡の型をスキルにし、言葉と安全の注意はAIの外で持つ

この仕組みが毎回同じ質で回るかどうかは、AIに渡す決まりと、AIの外の仕組みで決まります。作る側から見ると、ここが「AIを使う」と「使いこなす」の差です。

連絡の書き方を Skills にまとめる。 Skills（スキル）は、AIに渡す手順書・見本・道具を1つにまとめたものです。頼まれた内容に合うときにAIが自動で読み込むので、毎回同じ説明をしなくても、AIの働きが安定します。ここでは、次のものをスキルにします。

やさしい日本語の決まり：ガイドラインに沿った書き方（短い文、二重否定なし、丁寧語だけ、ふりがな）
連絡の型：いつ、どこで、何が変わるか、何をしてほしいか、の並べ方
会社で確かめた良い見本：シフトの変更、作業の変更、持ち物、休みの連絡、の見本を1つずつ
書いてはいけないこと：一言にない変更、給料や契約についての説明、安全の注意の書き換え

会社の言葉の対訳表と、安全の注意の文は、AIの外で持つ。 AIそのもの以外の、指示・道具・点検の仕組みを設計することを、ハーネスエンジニアリングと呼ぶことがあります。ここでは、対訳表から言い方を差し込むこと、安全の注意の文を表からそのまま差し込むこと、下書きに表にない会社の言葉が出てきたら印を付けること、読んだ印のない社員を夕方に一覧にすることが、それに当たります。

読んだ印と質問が、伝わったかを見える形にする

この仕組みでいちばん効くのは、読んだ印と、その場の質問です。

読んだ印があれば、少なくとも連絡が届いたことが分かります
印のない社員が夕方に一覧になるので、担当者は直接声をかけられます
社員の質問は、どの言葉が分からなかったかの手がかりになります。分からなかった言葉は、対訳表と型に足します

質問が多い言葉は、手順書のほうも見直します。手順書の作り方は、外国人の社員が早く一人で動ける会社に。手順と連絡をやさしい日本語でAIが書くで、農業の例は農作業の手順をやさしい日本語と母国語で渡す。代表の話からAIが手順書を下書きで説明しています。

担当者の仕事は、一言を入れて確かめ、声をかけることになる

仕組みが入ると、毎日の連絡は次のように変わります（想定です）。

	今まで	仕組みが入ったあと
伝え方	朝礼で口頭	やさしい日本語と母国語の文で届く
会社の言葉	人によって言い方が違う	対訳表の言い方にそろう
安全の注意	毎回言い方が変わる	確かめた文がそのまま入る
通訳	日本語の分かる社員に頼む	頼まなくて済むことが増える
伝わったか	分からない	読んだ印と質問で分かる

経営への効果は、手戻りを減らし、通訳役の社員の時間を返すこと

効果は、前提を置いて計算します。仮に、外国人の社員への連絡が1日3件あり、1件あたり、伝えて、分かったかを確かめて、通訳を頼むのに10分かかっていたものが、一言を入れて下書きを確かめて送る2分になれば、1件8分が浮きます。月22日で約8.8時間、1時間あたりの人件費を仮に2,000円として月約1万7,600円分です。

ただ、大きいのは時間ではありません。伝わっていなかったことによる作業のやり直しや、点検中の機械を使ってしまうような危ない行き違いが減ります。通訳を頼まれていた日本語の分かる社員は、自分の仕事に戻れます。毎日の連絡が自分の言葉で届くことは、外国人の社員が職場で安心して働けることにもつながります。

費用は作る費用が中心で、AIの利用料は月80円ほど

作る順番と、かかる日数

会社の言葉の対訳表を作る（会社：担当者と、日本語の分かる外国人の社員、半日）。ここがいちばん大事です
安全の注意の文と、その訳を決めて確かめる（会社：責任者と、訳の分かる人、2時間）
一言の入れ方と、対訳表と安全の注意の差し込みを作る（作る人、0.5人日）
AIの下書きと、読んだ印と、印のない社員の一覧を作る（作る人、0.5人日）
1か月、実際の連絡で試して直す（作る人、0.5人日）

作る費用

作る費用＝作る人の日数（人日）× 1日あたりの単価

上の手順3〜5で、作る側の目安は合計1.5人日です。

毎月の費用

費用	中身	想定の会社での目安
AIの利用料	1件の連絡の下書きごとにかかる	1日3件、月22日で80円ほど（下の計算）
連絡アプリ・表計算	すでに使っているもの	追加0円の想定
保守	対訳表と型の更新	月1時間

AIの利用料は、読ませた量と書かせた量で決まります。2026年10月7日時点のAnthropic社のClaude（Sonnet 5.5）の公式料金は、読ませる量100万トークン（AIが文字を数える単位）あたり2ドル、書かせる量100万トークンあたり10ドルです。1件あたり一言と差し込んだ言葉とスキルで2,000トークンを読ませ、2つの連絡で400トークンを書かせると見積もると、0.008ドル、1ドル150円で1.2円です。1日3件、月22日の66件で約80円です。

何か月で取り戻せるか

取り戻すまでの月数＝作る費用 ÷（月に浮く金額 − 毎月の費用）

仮に作る費用が9万円、毎月の費用（利用料と保守の時間）を約2,100円とすると、月約1万7,600円分が浮く会社でおよそ5.8か月です。外国人の社員が少ない会社なら、対訳表と安全の注意の文と型だけを作り、会社で契約したAIのチャットに一言と表を貼って下書きさせるやり方で十分です。

必要な人は3役で、安全の注意を決めるのは責任者

役	誰が	すること	時間
入れて送る人	現場の担当者	一言を入れ、下書きを確かめて送り、印のない社員に声をかける	1件2分
決まりを保つ人	現場の責任者	安全の注意の文を決め、対訳表と型を保つ	週15分
訳を確かめる人	日本語の分かる外国人の社員か、外の分かる人	対訳表と安全の注意の訳を確かめる	最初の半日と、言葉が増えたとき

いちばん大事なのは、安全の注意の文を、AIに毎回訳させずに、確かめた文をそのまま使うことです。

1か月で対訳表が育ち、半年で手戻りの変化が分かる見込み

どこまでいけるかは、対訳表がどれだけ育つかで決まります。目安は次のとおりです。

時期	見込み
最初の1か月	実際の連絡で試す。質問が出た言葉と、表にない言葉を対訳表に足す
3か月	毎日の連絡の言葉がほぼ表でそろい、通訳を頼む回数が減る
半年	伝わっていなかったことによるやり直しの数を、仕組みの前と比べられる

効果を確かめるには、次の3つを記録します。

読んだ印が付くまでの時間と、印のない社員の数：週ごとにまとめます
社員からの質問の数と中身：対訳表と型を見直す材料にします
伝わっていなかったことによるやり直しの数：月ごとに数えます

安全の注意をAIの訳に任せると失敗する

作る側から見て、よくある失敗は次の4つです。

安全の注意をAIが毎回訳す。 確かめた文を表で持ち、そのまま差し込みます
会社の言葉をAIが勝手に言い換える。 対訳表の言い方だけを使わせ、表にない言葉には印を付けます
給料や契約の説明を連絡でAIに書かせる。 スキルの「書いてはいけないこと」に入れ、原文と専門家で確かめて、担当者が直接説明します
送ったら終わりにする。 読んだ印のない社員を夕方に一覧にし、声をかけます

社員の名前や国籍は、大事な個人の情報です。会社で契約した、入力をAIの学習に使わないプランで扱い、AIに渡さない情報を社内ルールに書いておきます。決め方は社員が安心してAIを使える会社にする、A4で1枚の社内ルールにまとめています。

まとめ

担当者がシフトや作業の変更を一言で入れ、送る相手を選ぶ
会社の言葉の対訳表と、確かめた安全の注意の文を、表から差し込む
AIがやさしい日本語と母国語の2つの連絡を下書きし、安全の注意は書き換えさせない
担当者が確かめて送り、読んだ印と質問を受け、印のない社員に夕方に声をかける
費用は作る費用が中心で、作る側の目安は1.5人日。AIの利用料は月80円ほど