フリーランスとの取引を台帳で毎月点検。期間と期日は表、連絡はAIで

この記事では、フリーランスへの発注を法律に合わせる。条件の明示はAI、期日は計算での「送った日を表に残す」を一歩進め、フリーランスとの取引を1つの台帳で持って毎月点検する仕組みを作る方法を説明します。

一言でいうと、フリーランスへの発注を1つの台帳に1行ずつ残す。取引先ごとの委託の期間、受け取った日、支払期日、支払った日を表で計算し、1か月以上・6か月以上になった取引先と、60日を超えそうな支払いに印を付ける。AIは、月の点検の結果から社長向けのまとめと、取引先への連絡を下書きするという形です。発注のときだけでなく、続けて頼むうちに増える義務にも気づけるようにします。

委託の期間が長くなると、会社の義務が増える

フリーランス法は2024年11月1日に施行され、個人で働くフリーランスに仕事を頼む会社に、取引条件の明示、受け取った日から原則60日以内の報酬の支払いなどを求めています（島根労働局、東京労働局の資料、鮎澤パートナーズの解説による）。

東京労働局の手引きと鮎澤パートナーズの解説によると、義務は委託の期間によって増えます。

委託の期間	加わる義務
すべての委託	取引条件の明示、受け取った日から60日以内の支払期日と期日内の支払い
1か月以上	受け取りの拒否、報酬の減額、買いたたきなど7つの禁止行為
6か月以上	育児や介護などとの両立への配慮（申し出に応じて）、途中でやめたり更新しなかったりするときの事前の予告

鮎澤パートナーズの解説は、対応の1つとして、6か月以上続く案件の管理台帳を作ることを挙げています。続けて頼んでいるうちに、気づかないまま6か月を超えていることがあるからです。公正取引委員会は、取引条件の明示と支払期日の違反で、大手企業にも勧告をしています（労働新聞による）。細かい中身は、公正取引委員会と厚生労働省の最新の資料で確かめてください。2026年10月時点の情報です。

今は、発注がチャットに散らばり、期間も期日も見えない

多くの小さな会社では、フリーランスとの取引は次のような状態です。

担当者ごとに、チャットやメールで発注している
同じ人に毎月のように頼んでいても、いつから続いているかを誰も数えていない
支払いは経理が社内の締め払いで処理し、受け取った日から何日かは見ていない
相手から「子どもの急な発熱で納期をずらしたい」と言われても、決まった返し方がない

これでは、6か月を超えたことにも、60日を超えそうな支払いにも気づけません。台帳にまとめ、毎月同じ形で点検します。

台帳に入れ、表で印を付け、AIが連絡を書く

フリーランスへの発注を台帳に1行ずつ入れ、取引先ごとの委託の期間と支払期日を表で計算して、1か月以上・6か月以上と60日を超えそうな支払いに印を付ける。AIが月の点検のまとめと取引先への連絡を下書きし、担当者が確かめて送る

仕組みは4つの段でできています。

1. 入れる：発注を台帳に1行ずつ残す。 発注のたびに、台帳に1行足します。列は次のとおりです。

取引先の番号、業務の内容、報酬の額
発注した日、受け取る予定の日、実際に受け取った日
支払期日、実際に支払った日
発注の条件を送った日（メールの送信日）

2. 選ぶ：表で計算して印を付ける。 ここはAIの仕事ではありません。表の計算で、次のものを出します。

取引先ごとの、委託が続いている期間（最初の発注から、または契約の期間から）
1か月以上、6か月以上になった取引先の印
受け取った日から支払期日までの日数と、60日を超えるか超えそうな支払いの印
条件を送った日の空欄（明示の漏れ）

3. 下書きする：AIがまとめと連絡を書く。 AIに、印の付いた結果だけを渡し、次のものを下書きさせます。

社長向けの月のまとめ：印の付いた取引先と支払い、すること、期限
条件の変更の連絡：納期や内容が変わったときの連絡
育児や介護の申し出への返事：申し出を受けて、納期や作業の仕方を調整する返事。調整できないときは、理由を説明する返事
委託を終えるときの予告の連絡：6か月以上の委託を終える、または更新しないときに、前もって伝える連絡

4. 送る：担当者が確かめて送る。 担当者が、まとめと連絡の中身が台帳と合っているかを確かめます。委託を終えるかどうか、申し出にどう応えるかは、社長と担当者が決めてから送ります。

連絡の型をスキルにし、期間と期日の計算はAIの外に置く

この仕組みが毎月同じ質で回るかどうかは、AIに渡す決まりと、AIの外の仕組みで決まります。作る側から見ると、ここが「AIを使う」と「使いこなす」の差です。

連絡の型を Skills にまとめる。 Skills（スキル）は、AIに渡す手順書・見本・道具を1つにまとめたものです。頼まれた内容に合うときにAIが自動で読み込むので、毎回同じ説明をしなくても、AIの働きが安定します。ここでは、次のものをスキルにします。

月のまとめの型：印の種類ごとの件数、取引先の番号、すること、期限
連絡の型：条件の変更、申し出への返事、予告の連絡の3つ
書いてはいけないこと：台帳にない金額や日付、報酬の減額や受け取りの拒否をにおわせる言い方、申し出を理由に不利に扱う言い方、法律の判断の断定

期間と期日の計算は、AIの外に置く。 AIそのもの以外の、指示・道具・点検の仕組みを設計することを、ハーネスエンジニアリングと呼ぶことがあります。ここでは、台帳に発注を入れること、委託の期間と支払期日までの日数を表で計算すること、担当者が連絡の中身を台帳と照らすことがそれに当たります。AIは日付の計算を間違えることがあるので、印は表で付けます。

6か月を超えた取引先に、先に気づける

この仕組みでいちばん効くのは、委託の期間を表で数え、6か月を超える前に気づけることです。

同じ人に毎月のように頼んでいると、6か月はすぐに過ぎます。表で、5か月を過ぎた取引先に「もうすぐ6か月」の印を付けておけば、配慮や予告の義務に前もって備えられます
6か月以上の委託では、育児や介護の申し出に応じた配慮が求められます。申し出への返事の型があれば、担当者が迷わずに応えられます
委託を終えるときは、前もって予告する必要があります。いつまでに伝えればよいかを、社会保険労務士や弁護士に確かめ、台帳に予告の期限を入れておきます

支払期日も同じです。受け取った日から60日を超えそうな支払いに、経理が締めの前に気づければ、支払いの日程を前に寄せられます。

担当者の仕事は、台帳に入れ、印を見て連絡することになる

仕組みが入ると、フリーランスとの取引の管理は次のように変わります（想定です）。

	今まで	仕組みが入ったあと
発注の記録	チャットに散らばる	台帳に1行ずつ
委託の期間	誰も数えていない	表で数え、6か月の前に印
支払期日	社内の締め払いのまま	受け取った日から日数を計算
申し出への返事	担当者がその場で考える	型から下書きして確かめる
社長への報告	ない	月に一度のまとめ

経営への効果は、うっかりの違反を防ぎ、長く頼める関係を守ること

効果は、前提を置いて考えます。

防げる損＝勧告と名前の公表による信頼の低下＋支払いの遅れで失う外部の人＋行き違いの手直しにかかる時間

違反の多くは、悪意ではなく、記録と計算がないことから起きます。台帳と表があれば、毎月の点検で気づけます。長く頼んでいるフリーランスほど、会社にとって代わりの利かない人です。申し出に丁寧に応え、支払いを早く確実にすることが、関係を守ります。

社長の時間も変わります。担当者ごとに聞いて回る代わりに、月に一度のまとめを読む10分になります。

費用はほとんど要らず、AIの利用料は月10円ほど

作る順番と、かかる日数

台帳の表を作り、この1年の発注を入れる（会社：担当者、1日）
期間と支払期日の日数を計算し、印を付ける表を作る（会社：担当者か作る人、半日。表計算で作れます）
連絡の型を決め、予告の期限などを専門家に確かめる（会社：社長と担当者、2時間）
型をスキルにする（作る人、0.5人日。会社で契約したAIのチャットに型を保存して使うなら不要）

作る費用

作る費用＝作る人の日数（人日）× 1日あたりの単価

計算の表とスキルを作る側に頼む場合で、目安は1人日です。

毎月の費用

費用	中身	想定の会社での目安
AIの利用料	月のまとめと、連絡4件	月約11円（下の計算）
表計算	すでに使っているもの	追加0円の想定
保守	法律や指針の見直しに合わせて型を直す	年に1回

AIの利用料は、読ませた量と書かせた量で決まります。2026年10月7日時点のAnthropic社のClaude（Sonnet 5.5）の公式料金は、読ませる量100万トークン（AIが文字を数える単位）あたり2ドル、書かせる量100万トークンあたり10ドルです。月のまとめに、印の付いた結果とスキルで10,000トークンを読ませ、1,200トークンを書かせると約5円、連絡1件に2,500トークンを読ませ、600トークンを書かせると約1.7円、4件で約7円、合わせて月約11円です（1ドル150円で計算）。

何か月で取り戻せるか

AIの利用料はわずかです。かかるのは最初の台帳づくりの手間です。フリーランスへの発注が年に数件の会社なら、台帳の表だけで十分で、AIは要りません。毎月のように何人ものフリーランスに頼む会社ほど、台帳と印の価値が大きくなります。

必要な人は3役で、決めるのは社長と担当者

役	誰が	すること	時間
台帳を保つ人	発注の担当者	発注のたびに1行足し、受け取った日を入れる	1件1分
支払いを見る人	経理の担当者	支払期日の印を見て、支払いの日程を調整する	月30分
決める人	社長	月のまとめを読み、申し出への応え方や委託を終えるかを決める	月10分

1か月で台帳が回り、半年で6か月の印が役に立つ見込み

どこまでいけるかは、発注のたびに台帳に入れられるかで決まります。目安は次のとおりです。

時期	見込み
最初の1か月	この1年の発注が台帳に入り、1か月以上・6か月以上の取引先が分かる
3か月後	発注のたびに台帳に入り、月のまとめが回る
半年後	6か月の前に印が付き、配慮や予告に前もって備えられる

効果を確かめるには、次の3つを記録します。

条件を送った日が空欄の発注の数：ゼロを目指します
60日を超えた支払いの数：ゼロを目指します
申し出の数と、応えた内容：返事の型を直す材料にします

担当者ごとに別の表で持つと失敗する

作る側から見て、よくある失敗は次の4つです。

担当者ごとに別の表で持つ。 同じ取引先への発注が分かれ、期間が数えられません。会社で1つの台帳にします
受け取った日を入れない。 支払期日の日数が計算できません。受け取ったらすぐ入れます
AIに期間や期日を計算させる。 日付の計算を間違えることがあります。印は表で付けます
申し出への返事をAIの下書きのまま送る。 応え方は社長と担当者が決め、相手の事情に合わせて直します

取引先の名前や報酬の額、育児や介護の事情は、大事な情報です。AIには取引先の番号と印の結果だけを渡し、申し出の事情は詳しく渡しません。決め方は社員が安心してAIを使える会社にする、A4で1枚の社内ルールにまとめています。

まとめ

フリーランスへの発注を、会社で1つの台帳に1行ずつ残す
委託の期間と支払期日までの日数を表で計算し、1か月以上・6か月以上の取引先と、60日を超えそうな支払いに印を付ける
AIは、印の付いた結果から、社長向けの月のまとめと、条件の変更、申し出への返事、委託を終えるときの予告の連絡を下書きする
期間と期日の計算はAIにさせず、担当者が台帳と照らして確かめて送る
6か月の前に気づければ、配慮や予告に前もって備えられ、長く頼める関係を守れる