取引先の登録番号を毎月照らし合わせる。影響額は表、確認の文はAI

この記事では、免税の外注先との取引を見直す。影響額は表で、相談の文はAIでの「登録番号のない取引先を照らし出し、影響額を表で計算する」を、毎月回る仕組みとして作る方法を説明します。

一言でいうと、取引先の一覧に登録番号の欄を持ち、国税庁の公表サイトのデータと毎月照らし合わせる。登録の有無、失効や取消を表で出し、会計ソフトの支払額から取引先ごとの影響額を計算する。AIは、番号が分からない先への確認の文と、登録のない先への相談の文を下書きする。社長と税理士が確かめてから送るという形です。一度調べて終わりにせず、登録の取りやめや新しい取引先にも気づけるようにします。

控除の割合は2031年まで段階的に下がり続ける

令和8年度税制改正で、登録番号のない免税事業者からの仕入れで控除できる割合は、2026年10月1日から70%、2028年10月1日から50%、2030年10月1日から30%と下がることになりました（弥生、山田＆パートナーズの解説による）。割合が下がるたびに、同じ取引でも会社が納める消費税が増えます。

登録の有無は、国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトで確かめられます。国税庁の提供方針によると、公表サイトには、利用者のシステムから登録番号で情報を取りにいく「Web-API機能」と、前月末時点の公表情報を全件まとめて渡す「データダウンロード機能」があります。全件データには、登録の年月日のほか、失効や取消の年月日の履歴も入っています。マネーフォワードクラウドの解説も、全件データのダウンロードやWeb-API、会計ソフトの一括照会で、まとめて確かめる方法を紹介しています。

取引条件の見直しでは、一方的に消費税相当額を払わないと通告するなどの行為は、公正取引委員会のQ&Aや注意事例で、法律の上で問題になりうるとされています（BUSINESS LAWYERS の解説による）。細かい手続きと取引への当てはめは、国税庁と公正取引委員会の最新の資料で確かめ、税理士に見てもらってください。2026年10月時点の情報です。

今は、請求書が来るたびに一枚ずつ確かめている

多くの小さな会社では、登録番号を次のように確かめています。

請求書が届くと、経理の担当者が登録番号が書いてあるかを見る
気になったものだけ、公表サイトで1件ずつ検索する
番号が書いていない請求書は、そのまま処理してしまうこともある
取引先が登録を取りやめても、気づかない

これでは、どの取引先にいくら影響があるのかが、いつまでも分かりません。毎月同じ形で照らし合わせ、表に残しておくことにします。

集めて、表で照らし合わせ、AIが文を書き、人が送る

取引先の一覧に登録番号の欄を持ち、会計ソフトの支払額と一緒に集める。国税庁の公表サイトの全件データと毎月照らし合わせて登録の有無と失効や取消を表で出し、影響額を計算する。AIが番号の確認の文と相談の文を下書きし、社長と税理士が確かめて送る

仕組みは4つの段でできています。

1. 集める：取引先の一覧と支払額をそろえる。 取引先の一覧に、登録番号の欄を足します。番号は、届いた請求書から書き写します。会計ソフトから、取引先ごとの毎月の支払額（税込み）を出し、同じ表に並べます。

2. 照らし合わせる：公表サイトのデータと表で突き合わせる。 ここはAIの仕事ではありません。

毎月、公表サイトの全件データ（前月末時点）を取り込むか、会計ソフトの一括照会を使い、取引先の登録番号と突き合わせる
取引先ごとに「登録あり」「登録なし」「番号が分からない」「失効・取消」のどれかを表に出す
「登録なし」と「失効・取消」の取引先について、支払額のうちの消費税相当額と、控除できる割合ごとの差を計算する

3. 下書きする：AIが確認の文と相談の文を書く。 AIに、区分ごとの取引先の情報（名前は伏せ、取引の年数と区分だけ）を渡し、次の文を下書きさせます。

「番号が分からない」先へ：登録番号を教えてほしいというお願いの文
「登録なし」先へ：制度の変更を伝え、登録の予定を伺い、今後について話し合いたいという相談の文
「失効・取消」先へ：公表サイトで登録の状態が変わっていることを伝え、確かめてほしいというお願いの文

4. 確かめて送る：社長と税理士が見る。 経理の担当者が、表の区分と文の中身が合っているかを確かめます。相談の文は、社長が相手との関係に合わせて直し、方針を税理士に確かめてから送ります。

区分ごとの文の型をスキルにし、照らし合わせはAIの外に置く

この仕組みが毎月同じ質で回るかどうかは、AIに渡す決まりと、AIの外の仕組みで決まります。作る側から見ると、ここが「AIを使う」と「使いこなす」の差です。

区分ごとの文の型を Skills にまとめる。 Skills（スキル）は、AIに渡す手順書・見本・道具を1つにまとめたものです。頼まれた内容に合うときにAIが自動で読み込むので、毎回同じ説明をしなくても、AIの働きが安定します。ここでは、次のものをスキルにします。

区分ごとの文の型：番号の確認、相談、状態の確認の3つ
社長向けの月のまとめの型：区分ごとの件数、影響額の合計、前の月から変わった取引先
書いてはいけないこと：一方的な値下げや支払いの打ち切りの通告、登録を強いる言い方、取引をやめることをにおわせる言い方、税額の断定、相手が登録していないと決めつける言い方（番号が分からないだけのこともあるため）

照らし合わせと計算は、AIの外に置く。 AIそのもの以外の、指示・道具・点検の仕組みを設計することを、ハーネスエンジニアリングと呼ぶことがあります。ここでは、公表サイトのデータや会計ソフトの一括照会で登録番号を突き合わせること、区分を表で出すこと、影響額を表で計算することがそれに当たります。AIは番号や日付を取り違えることがあるので、照合と計算はさせません。

毎月照らし合わせると、登録の取りやめにも気づける

この仕組みでいちばん効くのは、一度だけでなく、毎月照らし合わせることです。

全件データには、失効や取消の年月日が入っています。前の月に「登録あり」だった取引先が、登録をやめていれば、表で気づけます
新しい取引先が増えたときも、最初の支払いの前に区分を出せます
月ごとの影響額の合計を並べると、控除の割合が下がる時期の前に、どれだけ負担が増えるかが見えます

取引先の一覧の名前と、公表サイトの名前は、屋号と本名の違いなどで一致しないことがあるため、名前ではなく登録番号で突き合わせます。番号が分からない取引先は、まず番号を教えてもらうところから始めます。

経理の担当者の仕事は、区分を確かめて文を送ることになる

仕組みが入ると、登録番号の確かめ方は次のように変わります（想定です）。

	今まで	仕組みが入ったあと
確かめ方	請求書ごとに1件ずつ	毎月、表で一度に
区分	頭の中	4つの区分を表に
登録の取りやめ	気づかない	失効・取消の日付で気づく
影響額	分からない	取引先ごとに毎月計算
取引先への文	言いにくくて後回し	区分ごとに下書きして送る

経営への効果は、影響額が毎月見え、相談を早く始められること

効果は、前提を置いて考えます。

取引先ごとの影響額＝ 1年分の支払額（税込み）× 10 ÷ 110 ×（80% －その時期に控除できる割合）

仮に、登録番号のない外注先への支払いが年に税込み1,100万円なら、消費税相当額は100万円です。80%のときに比べて、70%の時期は年10万円、50%の時期は年30万円、30%の時期は年50万円、控除できる額が減ります（数字は説明のための想定で、税率は10%で計算しています）。この差が、取引先と話し合う材料になります。

経理の時間も変わります。請求書ごとに確かめていた手間が、月に一度の照らし合わせと、区分の確認にまとまります。

費用はほとんど要らず、AIの利用料は月30円ほど

作る順番と、かかる日数

取引先の一覧に登録番号と区分の欄を足す（会社：経理の担当者、2時間）
公表サイトのデータか会計ソフトの一括照会で突き合わせる表を作る（会社：経理の担当者か作る人、半日〜1日。会計ソフトに一括照会があればそれを使います）
影響額を計算する表を作る（会社：経理の担当者、1時間。表計算で作れます）
区分ごとの文の型をスキルにする（作る人、0.5人日。会社で契約したAIのチャットに型を保存して使うなら不要）

作る費用

作る費用＝作る人の日数（人日）× 1日あたりの単価

突き合わせの表とスキルを作る側に頼む場合で、目安は1〜1.5人日です。

毎月の費用

費用	中身	想定の会社での目安
AIの利用料	取引先20件分の文と月のまとめ	月約30円（下の計算）
会計ソフト・表計算	すでに使っているもの	追加0円の想定
保守	割合が下がる時期に計算の表を直す	2年に1回ほど

AIの利用料は、読ませた量と書かせた量で決まります。2026年10月7日時点のAnthropic社のClaude（Sonnet 5.5）の公式料金は、読ませる量100万トークン（AIが文字を数える単位）あたり2ドル、書かせる量100万トークンあたり10ドルです。取引先1件の文に、区分の情報とスキルで2,000トークンを読ませ、500トークンを書かせると約1.4円、20件で約27円です。月のまとめに10,000トークンを読ませ、1,000トークンを書かせると約5円、合わせて月約32円です（1ドル150円で計算）。

何か月で取り戻せるか

AIの利用料はわずかです。かかるのは最初の表づくりの手間で、取引先が数社なら、公表サイトで1件ずつ確かめるだけで十分です。取引先が多く、免税の外注先への支払いが大きい会社ほど、毎月の照らし合わせで早く気づく価値が大きくなります。

必要な人は3役で、送る前に社長と税理士が見る

役	誰が	すること	時間
表を保つ人	経理の担当者	番号を書き写し、毎月突き合わせ、区分を確かめる	月1時間
決める人	社長	相談の順番と方針を決め、文を直して送る	月30分
確かめる人	税理士	影響額の計算と、取引条件の方針を確かめる	必要なとき

3か月で番号がそろい、割合が下がる前に話し合いが進む見込み

どこまでいけるかは、番号の分からない取引先を減らせるかで決まります。目安は次のとおりです。

時期	見込み
最初の1か月	取引先の区分が表に出て、影響額の大きい先が分かる
3か月後	「番号が分からない」取引先がほぼなくなる
2028年10月の前	影響の大きい取引先との話し合いが進んでいる

効果を確かめるには、次の3つを記録します。

区分ごとの取引先の数：毎月、「番号が分からない」がどれだけ減ったかを見ます
影響額の合計：毎月と、割合が下がる時期の前後で比べます
相談を始めた取引先の数と、話し合いの結果：登録した、価格を見直した、今のまま、などを残します

名前で照らし合わせると失敗する

作る側から見て、よくある失敗は次の4つです。

名前で突き合わせる。 同じ名前の事業者がいたり、屋号と本名が違ったりします。登録番号で突き合わせます
一度調べて終わりにする。 登録の取りやめや新しい取引先に気づけません。毎月照らし合わせます
AIに照合や計算をさせる。 番号や日付の取り違えが起きます。照合と計算は表で行います
「登録なし」と決めつけて通告する。 番号が分からないだけのこともあります。まず確かめ、相談は話し合いの形にします

取引先の名前や支払額は、大事な取引の情報です。AIに渡すときは名前を伏せ、会社で契約した、入力をAIの学習に使わないプランで扱います。決め方は社員が安心してAIを使える会社にする、A4で1枚の社内ルールにまとめています。

まとめ

取引先の一覧に登録番号の欄を持ち、会計ソフトの支払額と並べる
国税庁の公表サイトの全件データ（前月末時点）や会計ソフトの一括照会で、毎月、登録番号で突き合わせ、区分を表で出す
「登録なし」と「失効・取消」の取引先は、控除できる割合ごとの影響額を表で計算する
AIは、区分ごとに確認の文と相談の文を下書きする。照合と計算はさせない
社長と税理士が確かめてから送り、取引条件は一方的に決めずに話し合う