打ち合わせのあとの確認メール｜話したメモをAIで整え、その日に送る

この記事では、スマホで話してAIに整えてもらう｜書くのが苦手な社長の始め方の「打ち合わせのメモは、終わった直後に1分で話す」を、取引先への確認のメールまで形にする方法を説明します。

一言でいうと、打ち合わせが終わった直後に、覚えていることをスマホに1分話す。AIが「決まったこと」「頼まれたこと」「こちらがすること」「次に会う日」の4つの欄のメモと、相手に送る確認のメールに整える。日にちと金額、相手の言葉を足していないかを確かめて、その日のうちに送る。約束の中身は社長が決めるという形です。

経営への効果は、言った言わないを防ぎ、次の仕事につなげること

打ち合わせで決まったことを、その日のうちに文章にして相手に送っておくと、あとで「言った」「聞いていない」の行き違いが起きにくくなります。相手にとっても、自分が頼んだことが伝わっているかを確かめられます。

その日のうちに確認のメールが届けば、相手は「話がきちんと伝わる会社だ」と感じます。小さな会社にとっては、こうした積み重ねが、次の仕事を任せてもらう理由になります。

今は、メモが手帳に残るだけで、相手に送っていない

打ち合わせのあと、手帳に走り書きをして終わることがよくあります。相手に確認のメールを送ろうと思っても、事務所に戻ってからパソコンで打つ時間がとれず、そのままになりがちです。

数日たってから送ろうとすると、細かいことを忘れています。相手と記憶が食い違っていても、気づくのは見積もりや納品のときです。そこで食い違いが見つかると、やり直しや値引きにつながります。

話し、AIが整え、確かめて、その日に送る

1 話す（社長）。 打ち合わせが終わった直後、車に戻ったときや次の予定までの間に、スマホの音声入力で覚えていることを話します。

2 整える（AI）。 話した文字をAIに渡し、4つの欄のメモと、相手に送る確認のメールに整えてもらいます。

3 確かめる（社長）。 日にちと金額、相手の言葉を勝手に足していないかを確かめます。

4 送る（社長）。 その日のうちに相手に送り、返事が来たらメモと一緒に残します。

話すときは、4つの欄の順に話す

GoogleのGboardのヘルプやAppleのiPhoneユーザガイドにあるとおり、スマホの音声入力は、メモやメールのアプリでマイクのマークを押して話せば使えます。「決まったことは」「頼まれたことは」と、欄の名前を言ってから話すと、AIが整えやすくなります。

数字と日にちは、ゆっくりはっきり話します。聞き間違いが一番起きやすい所です。

AIへの頼み方と、返ってくるメールはこうなる

AIに渡す指示（見本）：

下は、〇〇様との打ち合わせのあとに私がスマホに話した内容を文字にしたものです。まず、「決まったこと」「頼まれたこと」「こちらがすること」「次に会う日」の4つの欄でメモに整えてください。次に、このメモをもとに、〇〇様に送る確認のメールを下書きしてください。話した内容だけを使い、話していない約束や条件は書かないでください。日にちや金額で聞き取れていないと思う所は【要確認】と書いてください。メールの最後に「認識に違いがありましたらお知らせください」と添えてください。

返ってくるメール（見本。内容は架空です）：

〇〇様 本日はお打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。 本日の内容を、念のため以下のとおりまとめました。 ・工事は来月の第2週から始めること ・お見積もりを2通りご用意すること（来週木曜日までにお送りします） ・次回のお打ち合わせは、再来週の火曜日午後 認識に違いがありましたら、お知らせください。

確かめるのは、数字と、相手の言葉と、約束の範囲

AIが整えた文は、送る前に必ず読みます。特に次の3つを見ます。

• 日にちと金額。 「来週」「再来週」が、カレンダーの日付で合っているかを確かめます。金額の桁も見ます
• 相手の言葉を足していないか。 相手が言っていないことを、AIが気をきかせて書き足していないかを見ます。相手の発言として書くことは、特に慎重にします
• 約束の範囲。 こちらがすることとして書かれた内容が、自分が本当に約束したことと合っているかを見ます。約束の中身を決めるのは社長です

【要確認】の所は、自分の手帳や記憶と照らして直します。分からなければ、メールで相手に聞く形にします。

返事が来たら、メモと一緒に残す

確認のメールに相手から返事が来たら、そのやり取りをメモと一緒に残します。

• 取引先ごとにまとめる。 取引先ごとのフォルダやメモに、打ち合わせのメモと確認のメール、相手の返事を並べて残します
• 食い違いはその場で直す。 相手から「ここは違います」と返事が来たら、メモを直し、直した内容を短く返します
• 次の打ち合わせの前に読み返す。 前回のメモと返事を読み返してから次の打ち合わせに臨むと、話の続きから始められます

工事の現場での打ち合わせの記録を、追加工事の請求漏れの防止まで含めて残す方法は、議事録をAIで自動作成｜施主との「言った言わない」と追加工事の請求漏れを防ぐで説明しています。

社内の打ち合わせにも、同じ4つの欄を使う

取引先との打ち合わせだけでなく、社内の打ち合わせにも同じやり方が使えます。社長が社員と話したあと、決まったことが伝わっていないと、同じ話を何度もすることになります。

• 社員への確認の文にする。 「決まったこと」「お願いしたこと」「期限」「次に話す日」の4つの欄で、社員に送る文にします
• 頼んだ人と期限をはっきり書く。 「誰が」「いつまでに」が抜けると、仕事が止まります。話すときにも、名前と期限を必ず言います
• 社内のチャットに残す。 社員が後から見返せる場所に送っておくと、言った言わないが社内でも減ります

社内向けは言葉づかいを少しくだけたものにし、スキルには取引先向けと社内向けの2つの型を入れておきます。

型をスキルにし、約束の中身はAIの外に置く

型を Skills にまとめる。 Skills（スキル）は、AIに渡す手順書・見本・道具を1つにまとめたものです。頼まれた内容に合うときにAIが自動で読み込むので、毎回同じ説明をしなくても、AIの働きが安定します。ここでは、「4つの欄のメモの型」「確認のメールの型と結びの一文」「自社の言葉づかい」「書いてはいけないこと（話していない約束、相手の発言の推測、聞き取れていない数字）」をスキルにします。

約束の中身は、AIの外に置く。 AIそのもの以外の、指示・道具・点検の仕組みを設計することを、ハーネスエンジニアリングと呼ぶことがあります。ここでは、聞き取れない所を【要確認】と書かせること、送る前に社長が日にちと金額と約束の範囲を確かめること、約束の中身を社長が決めることがそれに当たります。

費用はAIの利用料が1回2円ほど

必要な人は社長1人で、慣れたら営業にも広げる

• 社長：打ち合わせの直後に話し、AIが整えた文を確かめて送る。約束の中身を決める
• 営業の担当者（慣れたら）：同じ型で、自分の打ち合わせの確認のメールを送る。社長が最初の数通を見て、言葉づかいをそろえる

1か月で習慣になり、言った言わないが減る見込み

1. 1週目：打ち合わせのたびに、直後に1分話すことを続ける
2. 2週目：AIに4つの欄のメモと確認のメールを整えさせ、その日のうちに送る
3. 3〜4週目：型をスキルにまとめ、話して貼るだけで整うようにする
4. 2か月目から：営業の担当者にも同じ型を配る

送るのが翌日以降になると失敗する

よくある失敗は次の3つです。

• 送るのが遅れる。 数日たつと、自分も相手も細かいことを忘れます。その日のうちに送ります
• AIの文をそのまま送る。 日にちや金額の聞き間違い、話していない約束の書き足しがあるかもしれません。必ず読んでから送ります
• 相手の発言を断定して書く。 「〇〇様は〜とおっしゃいました」と断定すると、相手が違うと感じたときに角が立ちます。「〜と理解しております」のように、こちらの理解として書きます

まとめ

• 打ち合わせの直後にスマホに1分話し、AIに4つの欄のメモと確認のメールに整えてもらう
• 4つの欄は、決まったこと、頼まれたこと、こちらがすること、次に会う日
• 送る前に、日にちと金額、相手の言葉を足していないか、約束の範囲を確かめる
• その日のうちに送り、相手の返事をメモと一緒に残す
• 費用はAIの利用料が1回2円ほどで、約束の中身は社長が決める