カルテを閉店後に書かない。施術の直後に話したことからAIがカルテを下書き

この記事では、美容室の常連を増やす。カルテと再来店の案内をAIで続ける方法の「カルテは、施術のあとに話したことからAIが下書きする」を、仕組みとして作る方法を説明します。

一言でいうと、スタイリストが施術の直後に、使った薬剤と配合、仕上がりの長さ、お客様の好みや会話をスマホに話す。AIがそれを店のカルテの形に下書きし、話していない欄は空けておく。薬剤の名前は店の薬剤の一覧と照らし、スタイリストが確かめて保存するという形です。閉店後に書いていたカルテを、施術の直後に1分で終わらせ、中身も詳しくします。

美容室は増え続け、前回を覚えている店が選ばれる

厚生労働省の「令和6年度衛生行政報告例の概況」によると、美容所は27万7,752施設で、前の年度より3,682施設、1.3%増えました。その前の年度も、1.5%増えています（日本エステティック協会のニュースによる）。

店の数が増え続けるなかで、お客様にまた来てもらうことが、美容室の売上を支えます。「前回の色、よかったです」「結婚式はどうでしたか」と、前回のことを覚えていてくれる店は、また行きたくなる店です。そのもとになるのがカルテです。

今はカルテが、閉店後に思い出して短く書かれている

多くの小さな美容室では、カルテが次のように書かれています。

施術のあと、次のお客様を迎えるまでの短い時間か、閉店後にカルテを書く
忙しい日は「カット」「カラー」としか書けない
使った薬剤の配合を、思い出しながら書く
お客様が話していたこと（「来月結婚式に出る」「前髪は眉の上が好き」）は書き残されないことが多い

次に来たとき、前回の配合が分からなければ、同じ色を出すのに時間がかかります。担当のスタイリストが休んだり辞めたりすると、前回の様子が分からなくなります。

話し、AIが形にし、一覧と照らし、スタイリストが保存する

スタイリストが施術の直後に薬剤と配合、仕上がり、お客様の好みや会話をスマホに話し、AIが店のカルテの形に下書きする。話していない欄は空け、薬剤の名前は店の薬剤の一覧と照らし、スタイリストが確かめて保存する

仕組みは4つの段でできています。

1. 話す：施術の直後に、スマホに1分話す。 お客様をお見送りしたら、スタイリストがスマホに話します。

お客様の名前か、予約の番号
施術の内容（カット、カラー、パーマなど）
使った薬剤と配合、置いた時間（「〇〇の7番と8番を1対1、オキシ6％、20分」）
仕上がり（長さ、色の明るさ、前回との違い）
お客様の好みや会話（「前髪は眉の上が好き」「来月結婚式」「頭皮がしみやすい」）

2. 下書きする：AIが店のカルテの形に整える。 AIに、話したことの文字と、店のカルテの形を渡し、項目ごとに整えさせます。話していない欄は空けたままにし、「話していない」と印を付けさせます。

3. 照らす：薬剤の名前は、店の薬剤の一覧と照らす。 ここはAIの仕事ではありません。話した薬剤の名前が、店で使っている薬剤の一覧に載っているかを照らします。載っていない名前は、聞き間違いか言い間違いの可能性があるので、印を付けます。配合の比率と時間は、数字として取り出して、別の欄に入れます。

4. 確かめて保存する：スタイリストが確かめて、カルテにする。 スタイリストが下書きを読み、薬剤と配合が正しいかを確かめて直し、保存します。印の付いた欄は、必ず自分で直します。

カルテの形をスキルにし、薬剤の確かめはAIの外に置く

この仕組みが毎回同じ質で回るかどうかは、AIに渡す決まりと、AIの外の仕組みで決まります。作る側から見ると、ここが「AIを使う」と「使いこなす」の差です。

カルテの形と店の言葉を Skills にまとめる。 Skills（スキル）は、AIに渡す手順書・見本・道具を1つにまとめたものです。頼まれた内容に合うときにAIが自動で読み込むので、毎回同じ説明をしなくても、AIの働きが安定します。ここでは、次のものをスキルにします。

カルテの形：施術、薬剤と配合、仕上がり、好み、会話、次回にすすめること
言葉の対応：スタイリストがふだん言う呼び方と、カルテに書く名前の対応（薬剤、施術、髪の状態）
会話の書き方：お客様の言葉を短く残し、推測を足さない
書いてはいけないこと：話していない薬剤や配合、お客様の体や健康についての推測、ほかのお客様のこと

薬剤の確かめと数字の取り出しは、AIの外に置く。 AIそのもの以外の、指示・道具・点検の仕組みを設計することを、ハーネスエンジニアリングと呼ぶことがあります。ここでは、話していない欄を空けたままにさせること、薬剤の名前を店の一覧と照らすこと、配合の比率と時間を数字として別の欄に入れて、話した文字と食い違いがないかを照らすことが、それに当たります。配合を間違えたカルテから次の施術をすれば、お客様の髪と信頼の両方を損ねます。

好みと会話の記録が、次の来店と案内に生きる

施術の直後に話すと、お客様の好みや会話が記録に残りやすくなります。

次に来たとき、「前回、前髪は眉の上がお好きでしたね」と話せます
「来月結婚式」と残っていれば、結婚式のあとに「いかがでしたか」と声をかけられます
「頭皮がしみやすい」と残っていれば、次の施術で気をつけられます

前回の施術に触れた再来店の案内の作り方は、常連が次も来たくなる案内を、いつもの時期に。美容室の再来店をAIで続ける仕組みで説明しています。カルテが詳しくなれば、案内にも具体的なことを書けます。話したことを記録の下書きにする考え方は、整備工場の例ですが整備記録を夕方に書かない。整備士が話したメモからAIが記録の形に下書きも参考になります。

スタイリストの仕事は、話して確かめることになる

仕組みが入ると、カルテは次のように変わります（想定です）。

	今まで	仕組みが入ったあと
書く時期	閉店後か、施術の合間	施術の直後に1分話す
薬剤と配合	思い出しながら書く	施術の直後に話し、一覧と照らす
好みと会話	書き残されないことが多い	話したことがそのまま残る
担当が替わったとき	前回の様子が分からない	カルテで引き継げる
1人のカルテの時間	5分ほど	話して確かめる2分ほど

経営への効果は、また来たくなる店になり、閉店後の作業が減ること

効果は、前提を置いて計算します。仮に、1人のカルテに5分かかっていたものが、話して確かめる2分になれば、1人3分が浮きます。月400人のお客様がいる店なら月20時間、1時間あたりの人件費を仮に2,000円として月約4万円分です。

ただ、大きいのは時間だけではありません。カルテが詳しくなれば、前回のことに触れた会話ができ、お客様は「覚えていてくれる店」と感じます。担当が替わっても前回の施術を引き継げれば、担当の退職でお客様が離れることも減らせます。閉店後にカルテを書く時間が減れば、スタイリストが早く帰れ、辞めにくくなります。

費用は作る費用が中心で、AIの利用料は月660円ほど

作る順番と、かかる日数

カルテの形と、言葉の対応と、書いてはいけないことを決める（店：オーナーとスタイリスト、半日）。ここがいちばん大事です
店で使っている薬剤の一覧を作る（店：オーナー、半日）
話したことを受け取り、AIにカルテの形に下書きさせる仕組みを作る（作る人、1人日）
薬剤の一覧との照らし合わせと、配合の数字の取り出しを作る（作る人、0.5人日）
1か月、スタイリスト1人で試して直す（作る人、0.5人日）

作る費用

作る費用＝作る人の日数（人日）× 1日あたりの単価

上の手順3〜5で、作る側の目安は合計2人日です。

毎月の費用

費用	中身	想定の店での目安
AIの利用料	1人のカルテの下書きごとにかかる	月400人で660円ほど（下の計算）
スマホ・予約の管理	すでに使っているもの	追加0円の想定
保守	カルテの形と薬剤の一覧の更新	月1時間

AIの利用料は、読ませた量と書かせた量で決まります。2026年10月7日時点のAnthropic社のClaude（Sonnet 5.5）の公式料金は、読ませる量100万トークン（AIが文字を数える単位）あたり2ドル、書かせる量100万トークンあたり10ドルです。1人あたり話した文字とスキルで2,500トークンを読ませ、600トークンを書かせると見積もると、0.011ドル、1ドル150円で約1.7円です。月400人で660円ほどです。

何か月で取り戻せるか

取り戻すまでの月数＝作る費用 ÷（月に浮く金額 − 毎月の費用）

仮に作る費用が12万円、毎月の費用（利用料と保守の時間）を約2,700円とすると、月約4万円分が浮く店でおよそ3.2か月です。スタイリストが1〜2人の店なら、カルテの形をスキルにして、店で契約したAIのチャットに話した文字を貼って下書きさせるやり方で十分です。そのときも、薬剤と配合はスタイリストが確かめます。

必要な人は3役で、カルテに責任を持つのはスタイリスト

役	誰が	すること	時間
話して確かめる人	施術したスタイリスト	施術の直後に話し、下書きの薬剤と配合を確かめて保存する	1人2分
一覧を保つ人	オーナー	カルテの形と薬剤の一覧を保つ	月1時間
作る人	店の詳しい人か、外の作り手	受け取り、下書き、照らし合わせを作る	最初の2人日

いちばん大事なのは、施術の直後に話す習慣です。何人分かをまとめて話すと、閉店後に書くのと同じになります。

1か月で話す習慣がつき、半年で再来店の変化が分かる見込み

どこまでいけるかは、スタイリストが施術の直後に話す習慣がつくかで決まります。目安は次のとおりです。

時期	見込み
最初の1か月	スタイリスト1人で試す。言葉の対応に足りないものを足す
3か月	スタイリストの全員に広がる。カルテの中身がそろう
半年	再来店の割合と、スタイリストの閉店後の作業の時間を、仕組みの前と比べられる

効果を確かめるには、次の3つを記録します。

1人のカルテにかかった時間：スタイリストが数日分を記録します
お客様の再来店の割合：月ごとに比べます
閉店後の作業の時間：月ごとに比べます

話していない薬剤をAIに埋めさせると失敗する

作る側から見て、よくある失敗は次の4つです。

話していない薬剤や配合をAIが埋める。 空欄のままにさせ、スタイリストが埋めます
薬剤の名前を照らさずに保存する。 店の薬剤の一覧と照らし、載っていない名前に印を付けます
お客様の体や健康について推測を書く。 お客様が話したことだけを書きます
何人分かをまとめて話す。 1人ごとに、施術の直後に話します

お客様の名前や好み、体質の記録は、外に出してはいけない情報です。店で契約した、入力をAIの学習に使わないプランで扱い、見られる人を店の決まりに書いておきます。決め方は社員が安心してAIを使える会社にする、A4で1枚の社内ルールにまとめています。

まとめ

スタイリストが施術の直後に、薬剤と配合、置いた時間、仕上がり、お客様の好みや会話をスマホに1分話す
AIが店のカルテの形に下書きし、話していない欄は空けたままにする
薬剤の名前は店の薬剤の一覧と照らし、配合の数字は別の欄に取り出して食い違いを確かめる
スタイリストが薬剤と配合を確かめて保存する。好みと会話の記録は、次の来店と案内に使う
費用は作る費用が中心で、作る側の目安は2人日。AIの利用料は月660円ほど