受発注の切り替えは試しで確かめる。照らす項目は表、手順書はAIで

この記事では、電話回線の受発注を2027年までに切り替える。一覧は表、案内はAIでの「新しい方法での試しの受発注を、取引先と一緒に行ってから切り替える」を、取引先ごとに同じ手順で回せる仕組みとして作る方法を説明します。

一言でいうと、試しの期間は、今の方法と新しい方法の両方で同じ注文を受ける。届いた注文を表で1件ずつ突き合わせ、件数、品番、数量、金額、納期に差がないかを計算で見る。AIは、試しの手順書、差が出たときの取引先への問い合わせの文、切り替えを決めるための1枚を下書きする。切り替えるかどうかと、うまくいかなかったときに戻す手順は、社長とシステムの業者が決めるという形です。受発注を止めずに切り替えます。

補完策は2027年ごろまで。切り替えは避けて通れない

INSネットのディジタル通信モードは、2024年1月に段階的に終わり、今は補完策で動いています。補完策は2027年ごろまでをめどに提供されるとされています（INTERNET Watch、BUSINESS NETWORKの記事による）。BUSINESS NETWORKの記事によると、補完策はINSネットと同じ品質にはならず、遅れが出ることがあり、受発注のEDIや銀行の振込のしくみには、まだ多くの利用者が残っています。

親の記事で取引先ごとの切り替えの予定を集めたら、次は1社ずつ新しい方法に移します。受発注は売上に直結するので、切り替えた日に注文が届かない、数量が違って届く、といったことは避けなければなりません。そのために、本番の前に試しの期間を置きます。細かい時期と方法は、取引先とシステムの業者の案内で確かめてください。2026年10月時点の情報です。

今は、切り替えの日を決めて、その日から新しい方法にしている

多くの小さな会社では、受発注の切り替えは次のように進みます。

取引先から「来月から新しい方法で」と案内が来る
システムの業者が設定をして、決めた日から新しい方法に切り替える
切り替えた日に、注文の一部が届かない、品番の桁が違うといった不具合が見つかる
電話とファクスで注文を確かめ直し、出荷が遅れる

試しの期間を置き、届いた注文を1件ずつ照らせば、本番の前に不具合を見つけられます。

両方で受け、表で照らし、AIが手順書と問い合わせを書く

試しの期間は今の方法と新しい方法の両方で同じ注文を受け、届いた注文を表で1件ずつ突き合わせて差に印を付ける。AIが試しの手順書と差が出たときの問い合わせの文と切り替えを決める1枚を下書きし、社長と業者が切り替えと戻す手順を決める

仕組みは4つの段でできています。

1. 決める：試す取引先と期間を表に置く。 親の記事の切り替えの表から、試す取引先、試しの期間（たとえば2週間）、照らす項目、それぞれの担当を決めます。システムの業者と取引先には、試しの期間は両方の方法で注文を送ってもらえるかを確かめます。

2. 照らす：届いた注文を表で突き合わせる。 ここはAIの仕事ではありません。毎日、今の方法で届いた注文と、新しい方法で届いた注文を、注文番号で1つの表に並べます。次のものを計算で照らし、差があれば印を付けます。

その日の注文の件数
品番、数量、単価、金額
納期と納品先
届いた時刻（遅れがないか）

3. 下書きする：AIが手順書と問い合わせの文を書く。 AIに、試しの決めごとと、表で印が付いた行だけを渡し、次のものを下書きさせます。

試しの手順書：社内の担当者が毎日することの順番（2つの方法で受けた注文を表に入れる、照らす、差があれば連絡する）
差が出たときの問い合わせの文：取引先とシステムの業者に、どの注文の、どの項目が、どう違ったかを伝える文
切り替えを決めるための1枚：試しの期間の件数、差が出た件数と中身、直ったかどうかを、表の数字のまま並べた1枚

4. 決める：社長と業者が切り替えと戻す手順を決める。 社長とシステムの業者が、1枚をもとに、切り替えるか、試しを延ばすかを決めます。切り替える前に、うまくいかなかったときに今の方法に戻す手順と、戻すと決める人を決めておきます。

手順書の型をスキルにし、照らすことはAIの外に置く

この仕組みが同じ質で回るかどうかは、AIに渡す決まりと、AIの外の仕組みで決まります。作る側から見ると、ここが「AIを使う」と「使いこなす」の差です。

手順書の型を Skills にまとめる。 Skills（スキル）は、AIに渡す手順書・見本・道具を1つにまとめたものです。頼まれた内容に合うときにAIが自動で読み込むので、毎回同じ説明をしなくても、AIの働きが安定します。ここでは、次のものをスキルにします。

試しの手順書の型：毎日の作業の順番、担当、困ったときの連絡先
問い合わせの文の型：注文番号、項目、今の方法での値、新しい方法での値、お願いしたいこと
切り替えを決める1枚の型：件数、差の件数と中身、直ったか、残る心配ごと
書いてはいけないこと：表にない数字、原因の決めつけ（「取引先の設定の誤り」など）、システムの設定の操作手順

照らすことは、AIの外に置く。 AIそのもの以外の、指示・道具・点検の仕組みを設計することを、ハーネスエンジニアリングと呼ぶことがあります。ここでは、2つの方法で届いた注文を表で突き合わせること、差を計算で出すこと、切り替えるかどうかと戻す手順を人が決めることがそれに当たります。AIは数字を写し間違えることがあるので、照らすのは表の式に任せ、AIには印の付いた行だけを渡します。

照らす期間に、月末と締め日を入れる

この仕組みでいちばん効くのは、試しの期間の選び方です。

月末と締め日を入れる。 注文が多い日や、締めの処理がある日に、不具合が出やすくなります。試しの期間に、必ず月末を1回入れます
ふだん少ない注文も入れる。 返品、取り消し、数量の変更の注文は、件数が少ないぶん、試しで見落としやすくなります。取引先に頼んで、試しの期間に1件ずつ送ってもらいます
時刻も照らす。 新しい方法で届く時刻が遅いと、出荷の段取りが変わります。届いた時刻も表に入れます
戻す手順を一度試す。 切り替えたあとに戻すことになったとき、どの順番で何をするかを、試しの期間の最後に業者と一度なぞっておきます

担当者の仕事は、毎日照らし、差を伝えることになる

仕組みが入ると、切り替えは次のように変わります（想定です）。

	今まで	仕組みが入ったあと
切り替えの進め方	決めた日から新しい方法	試しの期間に両方で受ける
不具合の見つけ方	本番で見つかる	表の突き合わせで先に見つかる
取引先への伝え方	電話で口頭	注文番号と項目を書いた文
切り替えの決め方	日付が来たから	件数と差の数字を見て決める
うまくいかないとき	その場で考える	決めておいた戻す手順

経営への効果は、切り替えの日に売上を止めないこと

効果は、前提を置いて考えます。

試しで守れるもの＝切り替えの日に届かない注文 × 1件あたりの売上＋確かめ直しと出荷の遅れの手間

切り替えの日に注文が届かないと、その日の出荷が止まり、取引先の信頼も損ないます。試しの期間に不具合を見つけて直しておけば、切り替えの日を落ち着いて迎えられます。

社長の判断も変わります。「業者が大丈夫と言ったから」ではなく、試しの期間の件数と差の数字を見て、切り替えを決められます。

費用はほとんど要らず、AIの利用料は1社の切り替えで13円ほど

作る順番と、かかる日数

突き合わせの表を作る（会社：担当者、2時間。注文番号で2つの方法の注文を並べ、差に印が付く式を入れます）
試しの期間と照らす項目を、取引先と業者と決める（会社：社長と担当者、1時間）
型をスキルにする（作る人、0.5人日。会社で契約したAIのチャットに型を保存して使うなら不要）

作る費用

作る費用＝作る人の日数（人日）× 1日あたりの単価

スキルにする場合で、作る側の目安は0.5人日です。システムの業者の作業は、業者との契約によります。

毎月の費用

費用	中身	想定の会社での目安
AIの利用料	試しの手順書、問い合わせの文、切り替えを決める1枚	1社の切り替えで約13円（下の計算）
表計算	すでに使っているもの	追加0円の想定
システムの業者	設定と、試しの立ち会い	業者との契約による

AIの利用料は、読ませた量と書かせた量で決まります。2026年10月7日時点のAnthropic社のClaude（Sonnet 5.5）の公式料金は、読ませる量100万トークン（AIが文字を数える単位）あたり2ドル、書かせる量100万トークンあたり10ドルです。試しの手順書に3,000トークンを読ませ、1,500トークンを書かせると約3円、問い合わせの文1回に1,500トークンを読ませ、500トークンを書かせると約1円で5回で約6円、切り替えを決める1枚に4,000トークンを読ませ、1,500トークンを書かせると約3円、1社であわせて約13円です（1ドル150円で計算）。

何か月で取り戻せるか

AIの利用料はわずかです。かかるのは、試しの期間に担当者が毎日照らす時間です。取引先が数社の会社は、スキルにする手間をかけず、会社で契約したAIのチャットに型と表の行を貼って頼むだけで十分です。大事なのは、AIではなく、本番の前に両方で受けて照らすことです。

必要な人は3役で、切り替えを決めるのは社長

役	誰が	すること	時間
照らす人	受注の担当者	2つの方法の注文を表に入れて照らし、差を伝える	試しの期間に毎日15分
設定する人	システムの業者	新しい方法の設定と、差の原因の確認、戻す手順の用意	業者との契約による
決める人	社長	1枚を見て、切り替えるか、試しを延ばすかを決める	1社30分

1社目は1か月、2社目からは2週間で切り替えられる見込み

どこまでいけるかは、試しの期間に照らし続けられるかで決まります。目安は次のとおりです（想定です）。

時期	見込み
1社目	月末を含む1か月の試しで、手順書と表を直しながら切り替える
2社目から	2週間の試しで、同じ手順書と表を使って切り替える
補完策が終わる前	主な取引先の切り替えを終え、表で残りを確かめる

効果を確かめるには、次の3つを記録します。

試しの期間に見つかった差の件数と中身：取引先ごとに残します
切り替えの日以降に見つかった不具合の件数：取引先ごとに残します
切り替えが終わった取引先の数：親の記事の表で見ます

本番の日に初めて照らすと失敗する

作る側から見て、よくある失敗は次の4つです。

試しを置かない。 切り替えの日に初めて新しい方法で受けると、不具合が売上に響きます
件数だけを照らす。 件数が合っていても、品番の桁や単価が違うことがあります。項目ごとに照らします
戻す手順を決めない。 うまくいかないときに、誰が何を決めて今の方法に戻すかを、前もって決めておきます
AIに原因を決めさせる。 差が出た原因は、取引先とシステムの業者が確かめます。AIは、差を伝える文までです

注文の中身は、大事な取引の情報です。AIに渡すのは、差が出た行の項目と値だけにし、会社で契約した、入力をAIの学習に使わないプランで扱います。決め方は社員が安心してAIを使える会社にする、A4で1枚の社内ルールにまとめています。取引先の切り替え予定の集め方は、取引先の切り替え予定を表に集める。確認の文と返事の整理はAIでで説明しています。

まとめ

INSネットの補完策は2027年ごろまでをめどに提供される。受発注のEDIは、取引先ごとに新しい方法へ切り替える必要がある
試しの期間は今の方法と新しい方法の両方で同じ注文を受け、届いた注文を表で1件ずつ突き合わせる
件数、品番、数量、金額、納期、届いた時刻を計算で照らし、差に印を付ける。試しの期間に月末を入れる
AIは、試しの手順書、差が出たときの問い合わせの文、切り替えを決める1枚を下書きする
切り替えるかどうかと、うまくいかないときに戻す手順は、社長とシステムの業者が決める