外注先への発注を取適法に合わせる。発注書と支払期日をAIと計算で点検する
この記事では、2026年1月に施行された取適法（中小受託取引適正化法。旧下請法）に、外注先へ仕事を頼む中小企業がどう合わせるかを、AIを使う前提で説明します。一言でいうと、電話や口頭で頼んで発注書を後回しにしていた発注を、「依頼のメモからAIが発注書を下書きし、支払期日は受け取った日から60日以内かを計算で確かめ、メールで送って記録を残す」形にするという話です。その結果、法律の決まりを守りやすくなり、外注先との信頼も保てます。
取適法に合わせる仕事は、法律の勉強ではありません。毎日の発注の書きものを、決まった形で、漏れなく、記録が残る形で続けることです。AIの価値は、その書きものの手間を小さくすることにあります。
経営への効果は、指導や勧告の心配を減らし、外注先の信頼を守ること
外注先への発注は、AIと計算を使うと次のように変わります。
| 今までの発注 | AIと計算で点検する発注 | |
|---|---|---|
| 頼み方 | 電話や口頭で頼み、発注書は後回し | 依頼のメモからAIが発注書を下書きし、その日のうちに送る |
| 書くこと | 担当者によってばらばら | 決まった形で、代金・納期・支払期日などが漏れない |
| 支払期日 | あとで決める。月末締めの都合で遅れることも | 受け取った日から60日以内かを計算で確かめる |
| 記録 | メールや紙に散らばる | 発注書と価格の相談の記録が1か所に残る |
手間は、前提を置いて計算します。仮に、月に100件の発注があり、今は発注書を1件10分かけて作っているとすると、月に約17時間です。AIが依頼のメモから下書きし、人が3分で確かめて送るとすると、月に5時間になります。
時間以上に大きいのは、支払いの遅れを防ぐことです。取適法では、支払期日までに払わなかった場合、年14.6%の遅延利息を払う義務があります。仮に100万円の支払いが30日遅れると、遅延利息だけで約1万2,000円です。さらに、違反があれば公正取引委員会による勧告や、公取委・中小企業庁・事業を担当する省庁による指導・助言の対象になります。
2026年1月から、下請法は取適法になり、守ることが増えた
まず、決まりを押さえておきます。経済産業省の説明資料や freee、TKC の解説によると、2026年1月1日から、下請法は改正されて取適法（中小受託取引適正化法）になりました。主な変更点は次のとおりです。
- 従業員の数でも対象が決まる。 これまでの資本金の基準に加え、常時使用する従業員の数の基準（取引の種類によって300人、100人）が加わりました。資本金だけを見て「うちは対象外」と思っていた会社も、確かめ直す必要があります
- 協議に応じない一方的な代金の決定が禁止。 外注先から代金について相談があったのに、協議に応じなかったり、必要な説明をしなかったりして代金を決めることが禁止されました
- 手形払いなどの禁止。 手形での支払いが禁止され、支払期日までに満額を受け取るのが難しい支払い方法も禁止されました
- 発注書は、相手の承諾がなくてもメールなどで送れる。 これまでは電子メールで送るには相手の承諾が必要でしたが、承諾の有無にかかわらず電磁的な方法で送れるようになりました
発注する側（委託事業者）には、次の4つの義務があります（経済産業省の説明資料）。
- 発注内容を明示する義務（発注書の交付）
- 支払期日を定める義務（受け取った日から60日以内）
- 取引に関する書類を作成・保存する義務（2年）
- 遅延利息を支払う義務（年14.6%）
freee の解説では、発注書には委託の内容、代金の額、納期、支払期日といった重要な事項を書くとされています。自社が対象になるか、発注書に何を書くかの詳しいことは、公正取引委員会の取適法の特設ページやパンフレットで確かめてください。
急ぎの電話の発注が多いと、発注書は後回しになる
多くの中小企業で、外注先への発注書が後回しになっているのには理由があります。
- 急ぎの仕事が多い。 「明日までに頼む」という仕事は、電話で頼むのがいちばん早く、発注書はあとで、になります
- 長い付き合いの外注先には、書面がいらないと思っている。 何十年もの付き合いで、口頭で通じてしまいます
- 書くことが決まっていない。 担当者ごとに発注書の形が違い、代金や支払期日が抜けることがあります
- 支払期日を、自社の締めの都合で決めている。 月末締め翌々月払いなど、受け取った日から数えると60日を超えてしまう決め方が残っていることがあります
AIと計算は、このうち「書く手間」と「支払期日の確かめ」を受け持てます。担当者は、電話で頼んだあと、メモを入れるだけで発注書が下書きされ、確かめて送るだけになります。
AIは発注書を下書きし、計算は支払期日を確かめる
AIと計算に任せられることは、大きく3つです。
1. 依頼のメモから、発注書を下書きする。 AIに頼むこと：担当者が電話のあとに書いた依頼のメモ（外注先、品名や作業の内容、数量、単価、納期）を渡し、決まった形の発注書を下書きしてもらう。 返ってくるもの：委託の内容、代金の額、納期、受け取る場所、支払期日、支払いの方法の欄が埋まった発注書の下書きと、メモにない欄の一覧。 人がすること：メモにない欄を埋め、確かめてメールで送る。 何が変わるか：発注書が後回しにならず、その日のうちに送れます。
2. 支払期日を、計算で確かめる。 これはAIではなく計算でします。納品を受け取る予定の日と、自社の支払いの締めから、支払期日が受け取った日から60日以内に入っているかを表計算で確かめます。60日を超える発注書には印を付け、担当者と経理が支払日を前倒しするかを決めます。 何が変わるか：締めの都合で60日を超える支払いを、発注の時点で見つけられます。
3. 価格の相談の記録を残す。 AIに頼むこと：外注先から代金の相談があったときの打ち合わせのメモや録音を渡し、「誰が、いつ、何を求め、自社がどう答え、何を決めたか」を記録の形にまとめてもらう。 返ってくるもの：日付と出席者、相手の求め、自社の説明、決まったことを書いた1枚。 人がすること：内容を確かめ、発注書と同じ場所に保存する。 何が変わるか：協議に応じ、説明したことが記録として残ります。値上げを求める側に回ったときの考え方は、取引先に値上げを受け入れてもらう方法。根拠の資料をAIで作るで説明しています。
AIへの頼み方と、返ってくる発注書はこんな形になる
AIに渡す指示（見本。内容は架空です）：
下の「依頼のメモ」から、スキルの「発注書の形」に沿って発注書を下書きしてください。メモにない項目は空欄にして、最後に「メモにない項目」として一覧にしてください。金額は計算せず、メモに書かれた単価と数量をそのまま写してください。支払期日は【支払期日】と書いておいてください。
依頼のメモ（見本）：
〇〇精工さん（担当：山田さん）。部品Aの切削加工、200個。単価350円。材料はこちらから支給。10月25日納品、うちの工場に。
返ってくる下書き（見本の一部）：
発注書 発注先：株式会社〇〇精工 山田様 委託の内容：部品Aの切削加工（材料は当社支給） 数量：200個 単価：350円 代金の額：【計算で入れる】 納期：2026年10月25日 受け取る場所：当社工場 支払期日：【支払期日】 メモにない項目：支払いの方法、検査の方法と時期
代金の額は表計算で数量×単価から入れ、支払期日は受け取る日から60日以内に入る日を計算で入れます。
発注書の形をスキルにし、代金と支払期日はAIの外で確かめる
AIに頼むだけなら今日からでもできますが、担当者のみんなが毎日、同じ形で発注書を出し続けるには、もう一段の工夫が要ります。作る側から見ると、ここが「AIを使う」と「使いこなす」の差です。
発注書の形と言い回しを Skills にまとめる。 Skills（スキル）は、AIに渡す手順書・見本・道具を1つにまとめたものです。頼まれた内容に合うときにAIが自動で読み込むので、毎回同じ説明をしなくても、AIの働きが安定します。ここでは、「発注書の形と必ず書く項目」「外注先の正式な名前の一覧」「支払いの方法の決まった書き方（手形は使わない）」「価格の相談の記録の形」をスキルにします。法律の決まりが変わったら、スキルを直せば全員の発注書が変わります。
代金と支払期日は、AIの外で確かめる。 AIそのもの以外の、指示・道具・点検の仕組みを設計することを、ハーネスエンジニアリングと呼ぶことがあります。ここでは、代金の額を数量×単価で計算して入れること、支払期日が受け取る日から60日以内かを計算で確かめること、支払いの方法に手形が入っていないかを確かめること、送った発注書を2年間残る場所に保存することがそれに当たります。お金と日付の決まりは、AIの「たぶん大丈夫」では守れません。
送る前の書類を点検する仕組みは、見積書と請求書を送る前に自動で点検する。AIと計算で確かめる仕組みで説明しています。発注書にも同じ考え方が使えます。
明日からは、今週の発注を5件、AIで発注書にしてみる
- 今週、外注先に電話や口頭で頼んだ発注を5件選ぶ
- それぞれ、依頼のメモ（外注先、内容、数量、単価、納期）を書き出す
- 会社で契約した、入力をAIの学習に使わないプランに、上の見本の指示で発注書を下書きさせる
- 代金を計算し、支払期日が受け取る日から60日以内かを確かめて、メールで送る
- 自社の支払いの締めで、60日を超える発注がないかを、今の取引先すべてについて一度確かめる
1時間あれば試せます。5件のうち、支払期日を決めていなかった発注や、60日を超える発注が見つかれば、それが最初の成果です。
本格的にやるなら、依頼を入れると点検まで自動で回る形にする
発注の多い会社なら、担当者が依頼のメモを決まったフォームに入れると、発注書の下書きが作られ、代金と支払期日が計算で入り、60日を超えるものや手形払いの指定には印が付いて届く形にできます。担当者は確かめて送るだけで、送った発注書は自動で決まった場所に保存されます。
支払いの側では、受け取った日と支払期日を一覧にし、期日が近いものを経理に知らせる形にすれば、支払いの遅れも防げます。資金繰りと合わせて見る方法は、お金が足りなくなる月を先に知る。資金繰り表をAIで毎週更新する方法で説明しています。
仕組みにするときの費用の考え方は、AI導入にいくらかかる？月数千円から試せて、元が取れるかも先に分かるにまとめています。
対象かどうかと書くことは公取委の資料で確かめ、AIに判断させない
- 自社が対象かどうかを、AIに判断させない。 取適法の対象は、取引の種類と、両社の資本金と従業員の数で決まります。判断は公正取引委員会の資料で確かめ、迷うときは専門家に聞きます
- 発注書に書くことは、公取委の資料と照らす。 この記事の見本は形の例です。必ず書く項目は、公正取引委員会の取適法の特設ページやパンフレットで確かめてから、スキルに入れます
- 価格の相談を断る道具にしない。 記録を残すのは、協議に応じたことを示すためです。記録があるからといって、相談を形だけで済ませてよいわけではありません
- 外注先の情報の扱いを決める。 発注書には取引先の名前や単価が入ります。会社で契約した、入力をAIの学習に使わないプランで扱い、社内ルールに書いておきます。決め方は社員が安心してAIを使える会社にする、A4で1枚の社内ルールにまとめています
まとめ
- 外注先への発注は、依頼のメモからAIが発注書を下書きし、支払期日は計算で確かめ、メールで送って記録を残す形にすると、取適法を守りやすくなる。仮に月100件なら、発注書の時間は月17時間から5時間に
- 2026年1月から下請法は取適法になり、従業員の数の基準が加わり、協議に応じない一方的な代金の決定と手形払いなどが禁止された。発注書は相手の承諾がなくてもメールで送れる
- 発注する側には、発注内容の明示、受け取った日から60日以内の支払期日、書類の2年保存、年14.6%の遅延利息の4つの義務がある
- 発注書の形はスキルにまとめ、代金・支払期日・支払いの方法はAIの外で計算して確かめる。対象かどうかの判断はAIに任せない
- まずは、今週の発注を5件、AIで発注書にし、60日を超える支払いがないかを確かめる
